18 сентября 2014 г. Четверг | Время МСК: 22:17:01
Карта сайта
 
Дружба, основанная на бизнесе, лучше, чем бизнес, основанный на дружбе.

Рокфеллер Джон Девисон

Статус профессии секретаря сегодня



Андреева Валентина Ивановна

Андреева Валентина Ивановна
Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

добавлено: 2004-08-03
просмотров: 55390
Предлагаем вашему вниманию интервью с экспертом Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров, профессором кафедры трудового права Российской академии правосудия, известнейшим специалистом в области документоведения Андреевой Валентиной Ивановной.

Каков статус профессии секретаря сегодня?

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.

С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Профессия ли это на сегодняшний момент, ведь многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах?

Позиционирование работы секретаря как особого вида профессиональной деятельности сомнений не вызывает. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей, безусловно, должны найти свое отражение и закрепление в на-именованиях должностей и их квалификационных характеристиках. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.

Правильно ли относить должность секретаряреферента к техническим служащим?

Долгие годы должность секретаря (в т. ч. в Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей. Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Хотелось бы обратить внимание представителей соответствующих ведомств на острую практическую потребность решения этой проблемы. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь “параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера и т. п.

Нужно ли секретарю профессионально знать делопроизводство? Какие проблемы в области делопроизводства испытывают секретари в данный момент?

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Нельзя ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата. Секретарь обязательно должен быть компетентен в таких делопроизводственных проблемах, как:

  • разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов,
  • составление и оформление документов,
  • придание документам юридической силы,
  • организация обработки документов и их последующего хранения,
  • рациональное распределение документопотоков,
  • информационно-справочное обслуживание работников организации и т. п.
Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы, пожалуй, в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время.

С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве.

Секретарей волнуют прежде всего следующие проблемы. Каким обязательным требованиям должны отвечать служебные документы, чтобы у организации не возникало проблем с партнерами по бизнесу? Как организовать документооборот и правильно учитывать его объем? Как сократить затраты рабочего времени при регистрации многочисленных документов? Как разработать номенклатуру дел и определить сроки хранения документов в современных негосударственных организациях, где немало разновидностей документов, не являющихся типовыми и не входящими в соответствующий Перечень управленческих документов с указанием сроков хранения?

Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

Насколько отличается профессиональный уровень секретарей, работающих в регионах, и их коллег в Москве?

Секретари крупных и средних московских компаний отличаются высоким профессионализмом – большинство сотрудников с высшим образованием, серьезным опытом работы, со знанием иностранного языка, высоким интеллектуальным уровнем. Большинство секретарей преданы своей профессии, любят свою работу, не собираются менять ее на другую, стремятся к профессиональному совершенству. Однако все вышесказанное относится не только к московским секретарям. Высококлассные специалисты, творчески решающие повседневные задачи документационного обеспечения, есть не только в крупных городах, но и во многих отдаленных от центра регионах.

При этом нельзя не отметить, что многим из них (как в центре, так и на периферии) не хватало профессиональных знаний, особенно в начале трудовой деятельности. Курсы для секретарей есть во всех, даже небольших, городах, однако уровень обучения на них (это относится и к Москве) часто оставляет желать лучшего. Стоимость обучения достаточно высокая, приемлемая не для всех желающих, а состав изучаемых дисциплин, количество учебных часов и уровень преподавания далеки от совершенства. И если в крупных городах можно найти учебные центры для секретарей, дающие по-настоящему хорошую подготовку, то в районных центрах и поселках это возможно далеко не всегда.

Каковы сейчас перспективы развития нормативно­методической базы делопроизводства и архивного дела? Что вы можете сказать по поводу рекомендательного характера нового ГОСТа?

В настоящий момент нормативно-методическое обеспечение делопроизводства и архивного дела требует существенной дополнительной проработки.

Прежде всего необходимо наличие типовой инструкции по организации работы с документами в современных управленческих структурах, в т. ч. негосударственных. Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:

  • предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий,
  • организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов,
  • оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях.
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.

Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п.

Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.

Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:

  • пояснение их юридического значения,
  • порядок утверждения и согласования документов,
  • использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков на документах,
  • применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего руководителя подписью другого должностного лица,
  • требования к текстам документов,
  • использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов и т. д.
Очень полезно было бы дополнить нормативно-методическую базу новым альбомом унифицированных форм организационно-распорядительных документов (по примеру других унифицированных систем документации). Большую помощь практикам оказали бы методические рекомендации по составлению и оформлению отдельных видов ОРД с приложенными к ним примерами (для писем, приказов, протоколов, актов и др.). Серьезная методическая помощь требуется практикам по вопросам, связанным с проблемой языка и стиля служебных документов. Вопросы организации оперативного и архивного хранения документов также, к сожалению, решают далеко не все действующие в этой области “Основные правила работы архивов организаций”.

Хотелось бы подчеркнуть, что специалисты в сфере делопроизводства и архивного дела могли бы при разработке новых нормативных актов и методических материалов использовать страницы журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера” для публикации обсуждаемых проектов различных нормативных и методических документов, привлекая тем самым к их обсуждению самую широкую профессиональную аудиторию, а также сотрудничать с высококвалифицированным авторским коллективом этого признанного практиками издания.

Каковы, по вашему мнению, дальнейшие пути развития профессии?

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций (секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др.) следует отметить:

  • главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом;
  • в стране создана и продолжает развиваться система подготовки высококвалифицированных секретарей, в т. ч. с возможностью получения высшего профессионального образования в сфере документоведения и документационного обеспечения управления;
  • основу развития профессии секретаря составляют прикладные научные исследования в области документоведения и архивного дела, которые успешно проводятся в системе Росархива, в ряде вузов и других научных и учебных центрах;
  • службы документационного обеспечения управления в некоторых крупных государственных учреждениях и акционерных обществах возглавляют специалисты секретарского дела высшей профессиональной квалификации, имеющие ученые степени кандидатов наук;
  • не только в крупном и среднем, но и в малом бизнесе растет престиж и повышается статус профессии секретаря, и как следствие растет уровень заработной платы этой категории специалистов;
  • улучшаются условия труда секретарей, создаются автоматизированные рабочие места, постоянно совершенствуются и внедряются современные информационные технологии на базе новейшей компьютерной техники и спутниковых систем связи;
  • работа секретаря становится все более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам по обработке документов приходят творческие процессы в области управления документацией, участия в выработке управленческих решений, самостоятельного принятия решений в рамках своей компетенции в условиях характерной для рыночной экономики системы делегирования полномочий;
  • высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда, у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица;
  • в стране издается многочисленная специальная книжная и периодическая литература для секретарей, что еще раз подтверждает значимость этой профессии для государства и ее привлекательность среди молодежи при выборе профессии.
Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.

Что вы думаете о развитии секретарского дела на региональном уровне и объединяющей роли в этом процессе “Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис­менеджеров”?

Говоря о состоянии развития секретарского дела в Центре и регионах, приходится с сожалением отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства.

В то же время в Санкт-Петербурге, в крупных поволжских, уральских и сибирских городах (в Нижнем Новгороде, Самаре, Ярославле, Екатеринбурге, Перми, Красноярске, Новосибирске и др.) во многих местных государственных, муниципальных и коммерческих структурах можно найти интересный и ценный для изучения опыт организации документационного обеспечения управления, который может быть успешно применен не только в других регионах страны, но и в столице.

Таким образом, взаимодействие Центра с регионами по проблемам развития секретарского дела должно идти в двух основных направлениях: оказание необходимой помощи (прежде всего в обучении, в методическом обеспечении работы с документами и т. п.) и освоение и распространение накопленного в регионах опыта работы, его широкое освещение в периодической печати и на научно-практических конференциях и семинарах.

Для осуществления и успешного развития такого взаимодействия необходимы соответствующие организационные формы, и они уже созданы: это ставший популярным у многих секретарей-практиков нашей страны журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” и начавшая свою деятельность в 2003 году не имеющая аналогов в истории России “Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров”.

Чем реально может помочь Ассоциация нашим коллегам в регионах, что даст сотрудничество с ней? Деятельность Ассоциации направлена прежде всего на выявление и изучение насущных проблем секретарей и офис-менеджеров, в т. ч. с учетом региональной специфики условий их труда. Главной же своей задачей Ассоциация считает поиск путей решения этих проблем, в том числе за счет привлечения внимания к этим проблемам специалистов федеральных органов исполнительной власти, а также ведущих научных и учебных центров нашей страны: Министерства экономического развития и торговли РФ, Министерства труда и социального развития РФ, Министерства образования РФ, Федеральной архивной службы России, ВНИИДАД, Государственного университета управления и многих других.

Благодаря активной организационной, просветительской и научной деятельности Ассоциации секретари и офис-менеджеры в регионах постоянно будут иметь информационную поддержку по всем вопросам передового отечественного и зарубежного опыта в области делопроизводства и архивного дела, смогут систематически повышать свою квалификацию без отрыва от работы, получат возможность через периодический печатный орган Ассоциации – журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – участвовать в решении насущных вопросов своей практической деятельности, а также в формировании профессионального стандарта секретаря и офис-менеджера.

Для самой же Ассоциации тесная связь с регионами – абсолютно обязательное условие ее существования и дальнейшего развития деятельности. Только изучая и распространяя положительный опыт регионов, объединяя усилия всех государственных структур в деле совершенствования документационного обеспечения управления, неуклонно повышая статус профессий секретаря и офис-менеджера в современном обществе, Ассоциация действительно сможет стать по-настоящему национальной общественной организацией, приносящей реальную пользу широкому кругу специалистов и практиков.

Повышение квалификации ДипИФР
Поиск
НОУ "Институт проблем предпринимательства"
191119, Санкт-Петербург,
ул. Марата, д. 92
тел.: (812) 703-30-09,
тел./факс: (812) 703-40-88(89)
эл. почта: info@ippnou.ru
Сайт: http://www.ippnou.ru

Благотворительный фонд. Лучик детства

Карта сайта | Контакты | Календарный план | Обратная связь
© 2001-2014, НОУ "ИПП" - курсы МСФО, семинары, мастер-классы
При цитировании ссылка на сайт НОУ "ИПП" обязательна.
Идея и содержание сайта С.А. Соколов
Страница сгенерирована за: 0.244 сек.
Яндекс.Метрика