Документирование деятельности кадровых служб. Изменение в системе работы с кадровой документацией. Классификация кадровых документов. Локальные нормативные акты.

• исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);
• увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;
• ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;
• наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы

• локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями
• документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи" с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Специалистам кадровых служб следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации.

Следующим этапом построения "идеальной" системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

• определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
• заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ);
• работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
• очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

• об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);
• об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);
• о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

• локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);
• штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
• другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России, а состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (см. постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и письмо Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД). К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.