Статьи Как команде строитьсяРаботодатели вживляют чипы сотрудникамAgile в личной жизниСети набираются опта «Магнит» хочет стать крупным дистрибутором Задачи тревел-менеджера… под силу роботу?8 основных маркетинговых трендов, которые будут главенствовать в 2017 годуСтатья является переводом одноименной статьи, написанной автором Дипом Пателем для известного англоязычного журнала «Entrepreneur» Нужно стараться делать шедеврыО том, почему для девелопера жилец первичен, а дом вторичен Интервью Лента новостей Более 60 женщин планируют подать в суд на Google из-за завышенных зарплат у мужчинМировой финал Global Management Challenge 2019 пройдет в России«Мегафон» станет единственным владельцем «Евросети»Магазин игрушек Disney появится в России осенью 2017 годаВ Castorama придумали интерактивные обои, рассказывающие детям сказки |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ГОСТ Р 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям?С.А. Румянцева, старший преподаватель Центра компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э. Баумана Источник: Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" добавлено: 14-09-2004
просмотров: 102739 Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения.
Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”. Что делать в этой ситуации секретарю? Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах. Необходимость проставления реквизитов – иллюзия или реальность?Допустим, ваша организация получила такое письмо. Примет ли руководитель организации это предложение? Вероятнее всего, сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:
Итак, можно с уверенностью заключить, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет. Немаловажно и другое: сколько времени займет у секретаря организации-получателя выяснение этих вопросов? Организация-отправитель, вероятнее всего, не сможет ответить ни на один из поставленных вопросов, поскольку об этом документе нет никаких записей (письмо не было зарегистрировано), следовательно – он не существует. Сравним с другим письмом. Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:
Кроме того, известно, на чье имя писать ответ». Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма) подробнее (см. таблицу). Целесообразность применения реквизитов документа
Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения. Расположение реквизитов на бланкеОднако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД)
ЗОНА ДОКУМЕНТА – то часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
Вы уже знаете, насколько целесообразно применять в документах реквизиты. Представленное в последнем примере письмо, казалось бы, содержит все необходимые реквизиты. Но можем ли мы быстро и правильно извлечь из него информацию? Проанализируем расположение реквизитов в этом письме и ответим себе на вопрос: насколько необходимо располагать каждый реквизит документа в отведенной для него зоне? Итак, возможно, что этот документ позволяет установить наименование, адрес и телефон офиса организации-автора, уровень полномочий лица, принявшего решение, фамилию исполнителя документа, средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма и т. д. Однако можно ли с уверенностью утверждать, что:
Вероятно, ответ будет отрицательным. Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию (обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. д.), будет затрачено в два раза больше времени, чем на аналогичные действия, осуществляемые при обработке предыдущего письма, все реквизиты которого расположены в соответствии с рекомендациями ГОСТа. Очевидно, что подобным образом можно проанализировать состав и оформление и других реквизитов ОРД: грифов утверждения и согласования, виз согласования, отметки о заверении копии, отметки об исполнении документа и направлении его в дело, отметки о поступлении документа в организацию и т. д.
Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения. У нас в стране существует многолетняя традиция применения стандартов на ОРД, закрепившая основные правила оформления документов, – первые стандарты на ОРД были введены еще в 1972 г. Поэтому правила оформления документов могут рассматриваться как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством. Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает локальный (собственный) нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов. Целесообразно включить в организационный документ формуляры или унифицированные формы документов, образцы, примеры и т. д.
В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов. Популярные статьи по теме:
↑ Наверх |
Контакты
ЧОУ "Институт проблем предпринимательства"
190005, Санкт-Петербург,
ул. Егорова, д. 23а Поиск
|