Статьи Как команде строитьсяРаботодатели вживляют чипы сотрудникамAgile в личной жизниСети набираются опта «Магнит» хочет стать крупным дистрибутором Задачи тревел-менеджера… под силу роботу?8 основных маркетинговых трендов, которые будут главенствовать в 2017 годуСтатья является переводом одноименной статьи, написанной автором Дипом Пателем для известного англоязычного журнала «Entrepreneur» Нужно стараться делать шедеврыО том, почему для девелопера жилец первичен, а дом вторичен Интервью Лента новостей Более 60 женщин планируют подать в суд на Google из-за завышенных зарплат у мужчинМировой финал Global Management Challenge 2019 пройдет в России«Мегафон» станет единственным владельцем «Евросети»Магазин игрушек Disney появится в России осенью 2017 годаВ Castorama придумали интерактивные обои, рассказывающие детям сказки |
|||||||
Типичные и наиболее интересные ошибки при оформлении писемО.В. Крестникова Источник: Объединённая редакция деловых журналов добавлено: 26-01-2006
просмотров: 34330 БланкК сожалению, далеко не всегда необходимые требования соблюдаются авторами писем, в частности, не учитываются:
Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
Их соблюдение позволит получателю поставить на документе отметки о поступлении документа в организацию, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, резолюции, визы, а также разместить комментарии, уточнения, ссылки на тематически связанные с данным письмом документы и иные пометки, необходимые для удобства в работе. Широкое левое поле позволит подшить письмо в папку-скоросшиватель, не повредив текст. Поэтому, если вы распечатываете документ на обеих сторонах бланка, то на обороте листа широким следует сделать правое поле. Помните, что реквизит «адресат» размещают в правой части листа на одном уровне с наименованием организации-отправителя. Бывает, что наименование адресата располагается значительно выше, почти на верхнем поле документа, или «накладывается» на соседние реквизиты и тем самым затрудняет их прочтение. Во избежание подобных случаев при распечатке письма следует аккуратно подогнать реквизиты под разметку бланка (на бланке еще при его изготовлении в типографии могут быть отмечены границы расположения адресата, заголовка к тексту, текста документа). Отдельно следует затронуть вопрос использования различных шрифтов в оформлении письма. Нередко реквизит «адресат» выделяют курсивом, крупным или фигурным шрифтом. Между тем в дополнительном акцентировании здесь нет необходимости. Ведь адресат традиционно располагают обособлено от остальных реквизитов. ОтметкиНередко авторы письма используют различные отметки, которые, так или иначе, ограничивают доступ к документу, например:
Последнюю надпись традиционно используют в случаях, когда направляются:
Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:
В таком случае конверт передадут адресату не вскрывая;
Иногда отметки используют для привлечения внимания к вопросу, затронутому в письме, желая показать его значимость для отправителя. И здесь важно быть абсолютно уверенным в том, что получатель вас правильно поймет. Может случиться так, что добавленная «для солидности» отметка окажется, например, реквизитом секретного делопроизводства. Отправитель рассчитывал на скорое рассмотрение письма, а достиг прямо противоположного результата — оно «застряло» на этапе первичной обработки до выяснения значения отметки и правомерности ее использования. Кроме того, ненормативная отметка может стать причиной отказа в приеме письма получателем. На ошибках учатся!В первой части статьи (опубликованной в № 11 за 2005 г.) мы подробно рассмотрели типичные ошибки в оформлении отдельных реквизитов письма. Но зачастую в одном документе можно найти не одно, не два, а целый букет серьезных нарушений, которые способны существенно повлиять на прохождение письма в организации-получателе, значительно задержать решение вопроса. Давайте рассмотрим и проанализируем допущенные ошибки на примере конкретного письма: Проанализируем оформление данного шедевра: 1. Первое, на что обращаешь внимание, — цитата из Уголовного кодекса в правом верхнем углу документа. Грозность этой фразы смягчает ошибка в слове «информацию». Стоит отметить, что на бланке письма не должно быть каких-либо неустановленных отметок, отвлекающих внимание от самого документа. 2. Указан неполный адрес в реквизите «справочные данные об организации»: только фактическое местонахождение офиса организации. Это вызывает удивление автора статьи — грозные адвокаты должны знать, что суды всю свою корреспонденцию направляют простой или заказной почтой даже в государственные организации. А разыскивать офис негосударственной фирмы они точно не станут. Поэтому здесь должен быть указан полный почтовый адрес с индексом, по которому организация зарегистрирована в почтовом отделении. 3. Указан вид документа — адвокатский запрос. Как мы уже знаем, вид документа на письме не указывают. А может быть, это заголовок? Но в таком случае этот реквизит следует разместить слева над текстом письма. При этом заголовок должен передавать основную мысль текста. 4. Адресат указан в довольно непривычном месте — под заголовком. Ведь на его традиционном месте исполнитель поместил грозную цитату из Уголовного кодекса и для важного реквизита — адресата — просто не осталось места! 5. Дата документа указана дважды. Второй раз — ниже текста, на месте указания должности лица, подписавшего документ. 6. Оформление реквизита «подпись» вообще не подчиняется никаким требованиям. Наименование должности подписавшего указано вместе с фамилией. 7. Печать должна захватывать реквизит «подпись». В ГОСТе об этом не сказано. Но кроме ГОСТа существует здравый смысл. Такой оттиск легко скопировать и поместить на макет другого документа. А потом отправить по факсу или передать отсканированное и отредактированное изображение по электронной почте, выдавая за подлинный документ. Никаких специальных программ по обработке изображений или особых навыков для этого не требуется. 8. И самое главное. Посмотрите на документ и скажите — кто автор? Среди претендентов три организации, расположенные в разных городах, и даже в разных регионах:
Более того, ответ просят выдать на руки физическому лицу, о котором известны лишь его фамилия, имя и отчество. Получателю необходимо знать, является ли Валентина Васильевна Мылкова сотрудником «Объединения частнопрактикующих адвокатов» или их официальным представителем. В этих случаях необходимо указать номер ее служебного удостоверения или учетные данные доверенности. В противном случае В.В. Мылкова не сможет забрать ответ, так как это будет неправомерно. Ведь нет достоверного подтверждения того, что она является законным представителем автора запроса. В связи с вышеизложенным, остается неясным, кому именно должностные лица организации-получателя обязаны предоставить информацию? Учитывая наличие вышеозначенных ошибок, получатель такого письма вправе оставить его без внимания. А теперь приведем образец правильного оформления проанализированного нами письма. Мы удалим все лишние элементы:
Оттиск печати в данном случае также не является обязательным — письмо оформлено на бланке и не затрагивает вопросы, для которых требуется дополнительное утверждение полномочий должностного лица. Объем текста не превышает один абзац, а значит, нет необходимости в составлении заголовка. Так как документ оформлен на бланке, в реквизите «подпись» должность подписавшего укажем кратко. Теперь, посмотрев на документ, получатель сразу поймет, кто его автор и куда следует направить ответ. О его передаче представителю организации-автора запроса допускается договориться с исполнителем в организации-получателе устно, по телефону. Если представитель организации приезжает за запросом, то он должен иметь при себе доверенность, в которой будут указаны его паспортные данные, и документ, удостоверяющий личность. Популярные статьи по теме:
↑ Наверх |
Контакты
ЧОУ "Институт проблем предпринимательства"
190005, Санкт-Петербург,
ул. Егорова, д. 23а Поиск
|