Типичные и наиболее интересные ошибки при оформлении писем

Бланк

К сожалению, далеко не всегда необходимые требования соблюдаются авторами писем, в частности, не учитываются:

• поля;
• границы зон расположения реквизитов.

Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм левое;
• 10 мм правое;
• 20 мм верхнее;
• 20 мм нижнее.

Их соблюдение позволит получателю поставить на документе отметки о поступлении документа в организацию, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, резолюции, визы, а также разместить комментарии, уточнения, ссылки на тематически связанные с данным письмом документы и иные пометки, необходимые для удобства в работе.

Широкое левое поле позволит подшить письмо в папку-скоросшиватель, не повредив текст. Поэтому, если вы распечатываете документ на обеих сторонах бланка, то на обороте листа широким следует сделать правое поле.

Помните, что реквизит «адресат» размещают в правой части листа на одном уровне с наименованием организации-отправителя. Бывает, что наименование адресата располагается значительно выше, почти на верхнем поле документа, или «накладывается» на соседние реквизиты и тем самым затрудняет их прочтение. Во избежание подобных случаев при распечатке письма следует аккуратно подогнать реквизиты под разметку бланка (на бланке еще при его изготовлении в типографии могут быть отмечены границы расположения адресата, заголовка к тексту, текста документа).

Отдельно следует затронуть вопрос использования различных шрифтов в оформлении письма. Нередко реквизит «адресат» выделяют курсивом, крупным или фигурным шрифтом. Между тем в дополнительном акцентировании здесь нет необходимости. Ведь адресат традиционно располагают обособлено от остальных реквизитов.

Отметки

Нередко авторы письма используют различные отметки, которые, так или иначе, ограничивают доступ к документу, например:

• «для служебного пользования»;
• «конфиденциально»;
• «лично».

Последнюю надпись традиционно используют в случаях, когда направляются:

• документы личного характера (например, партнер присылает сотруднику организации фотографии, сделанные во время деловой встречи, семинара);
• служебные документы (например, корреспондент направляет уточненные сведения или страницы для замены в ранее присланном документе непосредственному исполнителю в организации-получателе.).

Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:

• она ставится не на конверте, а на самом документе, что делает ее бесполезной. Подчеркнем, что отметку «лично» надо делать на конверте письма, содержащего конфиденциальную информацию, при этом указав:
• точное наименование подразделения, где работает адресат,
• его инициалы и фамилию.

В таком случае конверт передадут адресату не вскрывая;

• в конверте с надписью «лично» направляют служебные документы, подлежащие учету.

Пример 6

Финансовый отдел регионального представительства крупной компании направляет в центральный офис свое штатное расписание. К документу составляют сопроводительное письмо, оформленное на бланке с соблюдением всех правил, в том числе с присвоением регистрационного номера. Исполнитель знает, кто в центральном офисе занимается вопросами штатного расписания, и потому запечатывает документ в конверт с отметкой «А.Б. Иванову лично» и передает в экспедицию для отправки. В центральном офисе конверт передают адресату — А.Б. Иванову через журнал нерегистрируемой корреспонденции. А.Б. Иванов вскрывает конверт, обнаруживает в нем служебный документ и возвращает его в службу ДОУ для регистрации.

Получается, что письмо было учтено дважды и на его обработку было затрачено больше времени, чем если бы отметка «лично» на нем отсутствовала. Более того, в региональном представительстве не осталось подтверждения об отправке штатного расписания, так как в описи экспедиции обозначен конверт, предназначающийся А.Б. Иванову «лично».

В описываемом случае не было необходимости в оформлении конверта с надписью «лично». Достаточно было указать фамилию сотрудника на сопроводительном письме в реквизите «адресат», чтобы документ передали ему напрямую.

Иногда отметки используют для привлечения внимания к вопросу, затронутому в письме, желая показать его значимость для отправителя. И здесь важно быть абсолютно уверенным в том, что получатель вас правильно поймет.

Может случиться так, что добавленная «для солидности» отметка окажется, например, реквизитом секретного делопроизводства. Отправитель рассчитывал на скорое рассмотрение письма, а достиг прямо противоположного результата — оно «застряло» на этапе первичной обработки до выяснения значения отметки и правомерности ее использования.

Кроме того, ненормативная отметка может стать причиной отказа в приеме письма получателем.

На ошибках учатся!

В первой части статьи (опубликованной в № 11 за 2005 г.) мы подробно рассмотрели типичные ошибки в оформлении отдельных реквизитов письма. Но зачастую в одном документе можно найти не одно, не два, а целый букет серьезных нарушений, которые способны существенно повлиять на прохождение письма в организации-получателе, значительно задержать решение вопроса. Давайте рассмотрим и проанализируем допущенные ошибки на примере конкретного письма:

Проанализируем оформление данного шедевра:

1. Первое, на что обращаешь внимание, — цитата из Уголовного кодекса в правом верхнем углу документа. Грозность этой фразы смягчает ошибка в слове «информацию». Стоит отметить, что на бланке письма не должно быть каких-либо неустановленных отметок, отвлекающих внимание от самого документа.

2. Указан неполный адрес в реквизите «справочные данные об организации»: только фактическое местонахождение офиса организации. Это вызывает удивление автора статьи — грозные адвокаты должны знать, что суды всю свою корреспонденцию направляют простой или заказной почтой даже в государственные организации. А разыскивать офис негосударственной фирмы они точно не станут. Поэтому здесь должен быть указан полный почтовый адрес с индексом, по которому организация зарегистрирована в почтовом отделении.

3. Указан вид документа — адвокатский запрос. Как мы уже знаем, вид документа на письме не указывают. А может быть, это заголовок? Но в таком случае этот реквизит следует разместить слева над текстом письма. При этом заголовок должен передавать основную мысль текста.

4. Адресат указан в довольно непривычном месте — под заголовком. Ведь на его традиционном месте исполнитель поместил грозную цитату из Уголовного кодекса и для важного реквизита — адресата — просто не осталось места!

5. Дата документа указана дважды. Второй раз — ниже текста, на месте указания должности лица, подписавшего документ.

6. Оформление реквизита «подпись» вообще не подчиняется никаким требованиям. Наименование должности подписавшего указано вместе с фамилией.

7. Печать должна захватывать реквизит «подпись». В ГОСТе об этом не сказано. Но кроме ГОСТа существует здравый смысл. Такой оттиск легко скопировать и поместить на макет другого документа. А потом отправить по факсу или передать отсканированное и отредактированное изображение по электронной почте, выдавая за подлинный документ. Никаких специальных программ по обработке изображений или особых навыков для этого не требуется.

8. И самое главное. Посмотрите на документ и скажите — кто автор? Среди претендентов три организации, расположенные в разных городах, и даже в разных регионах:

• РОО «Объединение частнопрактикующих адвокатов», город Москва, согласно реквизиту «наименование организации»;
• Ростовская областная палата адвокатов, согласно реквизиту «подпись»;
• Адвокатское бюро № 1 город Волгодонск, согласно оттиску печати.

Более того, ответ просят выдать на руки физическому лицу, о котором известны лишь его фамилия, имя и отчество. Получателю необходимо знать, является ли Валентина Васильевна Мылкова сотрудником «Объединения частнопрактикующих адвокатов» или их официальным представителем. В этих случаях необходимо указать номер ее служебного удостоверения или учетные данные доверенности. В противном случае В.В. Мылкова не сможет забрать ответ, так как это будет неправомерно. Ведь нет достоверного подтверждения того, что она является законным представителем автора запроса. В связи с вышеизложенным, остается неясным, кому именно должностные лица организации-получателя обязаны предоставить информацию?

Учитывая наличие вышеозначенных ошибок, получатель такого письма вправе оставить его без внимания.

А теперь приведем образец правильного оформления проанализированного нами письма.

Мы удалим все лишние элементы:

• цитату в правом верхнем углу листа,
• наименование вида документа и
• дату документа, продублированную под текстом.

Оттиск печати в данном случае также не является обязательным — письмо оформлено на бланке и не затрагивает вопросы, для которых требуется дополнительное утверждение полномочий должностного лица.

Объем текста не превышает один абзац, а значит, нет необходимости в составлении заголовка.

Так как документ оформлен на бланке, в реквизите «подпись» должность подписавшего укажем кратко.

Теперь, посмотрев на документ, получатель сразу поймет, кто его автор и куда следует направить ответ. О его передаче представителю организации-автора запроса допускается договориться с исполнителем в организации-получателе устно, по телефону. Если представитель организации приезжает за запросом, то он должен иметь при себе доверенность, в которой будут указаны его паспортные данные, и документ, удостоверяющий личность.