Об информационной прозрачности, документообороте, о раскрытии информации и ее представлении по требованию акционеров

Многократно усложнившиеся требования регулирующих органов (сначала Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг, теперь Федеральной службы по финансовым рынкам) к раскрытию акционерными обществами информации, многочисленные корпоративные конфликты, зачастую базирующиеся на подтасовке документов акционерного общества, повышающийся интерес внешних инвесторов к промышленным предприятиям России, и, в связи с этим, потребность в организации полноценного документооборота и документохранения в обществе — все говорит о необходимости более внимательно подходить к вопросу раскрытия информации и роли документов в жизнедеятельности общества.

Зачем нужно раскрывать информацию?

Раскрытие информации на рынке ценных бумаг служит информированию участников рынка о действиях друг друга, помогает принимать решения, основываясь на своих оценках реальных фактов, а не опираясь на догадки, слухи и домыслы. Полное раскрытие информации жизненно важно как для оживления внутреннего инвестиционного климата, так и для повышения привлекательности российского рынка ценных бумаг для иностранных инвестиций.

В частности, обязательное раскрытие стандартизированной информации обо всех эмитентах, особенно тех, ценные бумаги которых обращаются на рынке, выполняет следующие функции:

• предоставляет инвесторам информацию, необходимую для принятия взвешенного решения, что способствует росту эффективности рынка и увеличению объемов инвестиций;
• снижает затраты на получение необходимой информации об эмитенте, что также способствует росту эффективности рынка;
• позволяет осуществлять инвестиции тем российским и зарубежным инвесторам, у которых существуют строгие стандарты инвестирования, запрещающие инвестировать в компанию, если она не раскрывает информацию о себе на регулярной основе;
• защищает инвесторов от мошенничества, препятствует случаям использования конфиденциальной информации инсайдерами и разрешает проблему конфликта интересов, обеспечивая общественный контроль над действиями руководства предприятия;
• стимулирует конкуренцию между предприятиями, так как раскрытие информации о предприятиях и оценка их достижений тем самым способствует укреплению эффективности рынка;
• защищает клиентов и кредиторов тех компаний, которые должны раскрывать финансовую информацию, предоставляя этим лицам информацию, позволяющую им принять решение о том, стоит ли им иметь дело с данными предприятиями;

• повышает добросовестность и ответственность руководства предприятий;
• позволяет осуществлять контроль над деятельностью предприятий со стороны государственных органов.

Учитывая все это, акционерному обществу следовало бы, на мой взгляд, максимально детализовать порядок предоставления информации по конкретным запросам, проработав все мелочи и не оставив ничего на волю случая либо усмотрение сторон.

Ответственность за нарушение требований законодательства по раскрытию информации

Федеральный закон «О рынке ценных бумаг» в статье 30 вводит понятие раскрытия информации: «Под раскрытием информации понимается обеспечение ее доступности всем заинтересованным в этом лицам независимо от целей получения данной информации по процедуре, гарантирующей ее нахождение и получение. Раскрытой информацией на рынке ценных бумаг признается информация, в отношении которой проведены действия по ее раскрытию. Общедоступной информацией на рынке ценных бумаг признается информация, не требующая привилегий для доступа к ней или подлежащая раскрытию в соответствии с законом».

Введя термин «раскрытия информации», законодатель, естественно, не забыл про ответственность за непредставление информации.

В статье 15.19. Кодекса об административных правонарушениях, определяющей ответственность за нарушение эмитентом требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на рынке ценных бумаг, установлено:

1) непредставление эмитентом или профессиональным участником рынка ценных бумаг инвестору по его требованию предусмотренной законодательством информации либо представление недостоверной информации влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда;
• на юридических лиц от двухсот до трехсот минимальных размеров оплаты труда;

2) нарушение эмитентом, профессиональным участником рынка ценных бумаг или лицом, оказывающим услуги по публичному представлению раскрываемой информации, порядка раскрытия информации на рынке ценных бумаг, обязанность по раскрытию которой предусмотрена законодательством, влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда;
• на юридических лиц от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда.

Кроме того, в статье 185.1. Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ), определяющей уголовную ответственность за злостное уклонение от предоставления инвестору или контролирующему органу информации, определенной законодательством Российской Федерации о ценных бумагах, установлены следующие виды ответственности. За злостное уклонение от предоставления информации, содержащей данные об эмитенте, о его финансово-хозяйственной деятельности и ценных бумагах, сделках и иных операциях с ценными бумагами, лица, обязанного обеспечить указанной информацией инвестора или контролирующий орган, либо предоставление заведомо неполной или ложной информации, если эти деяния причинили крупный ущерб гражданам, организациям или государству (крупным ущербом в этой статье УК РФ признается ущерб, в две тысячи раз превышающий минимальный размер оплаты труда, установленный законодательством Российской Федерации на момент совершения преступления) может последовать наказание в виде штрафа в размере от пятисот до семисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от пяти до семи месяцев. Виновный также может быть наказан обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет.

Огромное внимание вопросам контроля за раскрытием информации эмитентами уделяет ФКЦБ. Федеральная служба считает создание цивилизованного информационного поля самым приоритетным направлением своей деятельности, средством защиты прав акционеров и инвесторов, непременным условием развития российского фондового рынка.

Предоставление информации акционерам

Кроме публичного раскрытия информации нормы корпоративного законодательства предусматривают также обязанность акционерного общества предоставлять информацию и документы:

А) при реализации корпоративных процедур (подготовка и проведение собрания, реализация акционерами преимущественного права участия в подписке на акции нового выпуска и т.д.);

Б) по требованию акционеров согласно статьям 89 — 91 ФЗ «Об АО».

Согласно нормам ФЗ «Об АО» акционерное общество обязано хранить следующие документы:

• договор о создании общества;
• устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества;
• положение о филиале или представительстве общества;
• годовые отчеты;
• документы бухгалтерского учета;
• документы бухгалтерской отчетности;
• протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
• бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
• отчеты независимых оценщиков;
• списки аффилированных лиц общества;
• списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона «Об акционерных обществах»;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах» и иными федеральными законами;
• иные документы, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах», уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Требования к организации хранения документов

Документы должны храниться по месту нахождения исполнительного органа акционерного общества в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Общество обязано обеспечить всем заинтересованным акционерам доступ к вышеуказанным документам. К документам бухгалтерского учета и протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа имеют право доступа акционеры (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций общества.

Кроме того, полный доступ к документам общества имеет, в случае использования в отношении открытого общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования в управлении указанным обществом («золотая акция»), представитель Российской Федерации, субъект Российской Федерации или муниципальное образование.

Документы должны быть предоставлены обществом в течение семи дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предоставить им копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление данных копий, не может превышать затраты на их изготовление.

Какую информацию акционер может получить у регистратора?

Акционеры вправе получить довольно обширный объем информации у регистратора.

Что это за информация?

Во-первых, сведения о регистраторе общества, включая адрес, режим работы, прейскурант цен на его услуги, правила ведения реестра и т.д.

Во-вторых, личная информация, то есть сведения о записях на лицевом счете акционера:

• выписка из реестра акционеров, которая является официальным документом, подтверждающим право собственности акционера на акции акционерного общества на день выдачи такой выписки;
• справка об операциях по лицевому счету акционера за любой указанный период времени, содержащая сведения обо всех операциях с ценными бумагами, произведенных акционером в указанный период;
• справка о наличии на счете акционера запрашиваемого количества ценных бумаг определенного вида, категории, типа.

Наконец, сведения об эмитенте: информация об эмитенте имеется у регистратора в ограниченном количестве и предоставляется очень редко. Так, до сих пор ведутся споры о том, может ли регистратор предоставить заинтересованным лицам учредительные документы и протоколы общих собраний своего клиента. С большой долей вероятности можно утверждать, что в вопросе предоставления информации об эмитенте регистратор будет всячески оберегать интересы эмитента.

Кроме того, акционер, владеющий одним процентом и более голосующих акций общества, вправе запросить у регистратора список акционеров, который будет содержать только наименования (имена) акционеров, количество, категорию (тип) и номинальную стоимость принадлежащих им акций. А акционер, владеющий 10% голосующих акций общества, может запросить список к инициированному им с соблюдением определенных процедур общему собранию акционеров.

О сроках хранения документов

Перечень документов многогранен, и без организованного хранения документов говорить о грамотно организованной информационной службе не приходится.

Законодатель в лице ФКЦБ России позаботился об акционерных обществах и издал Постановление от 16 июля 2003 № 03­33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее — Положение), которое призвано расширить нормы 89 статьи закона «Об АО» в части порядка хранения документов.

Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Теперь все они постоянно, то есть без ограничения сроков, должны хранить:

• учредительные документы, изменения и дополнения к ним;
• документы по ценным бумагам акционерного общества: решения о выпуске, проспекты эмиссии, отчеты об итогах их размещения;
• положения о филиалах и представительствах;
• материалы, представляемые акционерам к годовому собранию: годовые отчеты, балансы, заключения ревизионной комиссии и проч.;
• разного рода протоколы: общих собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, совета директоров, правления;
• бюллетени для голосования и доверенности, выданные акционерами своим представителям на участие в общем собрании акционеров;
• разного рода списки: аффилированных лиц, лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, на получение дивидендов и иные (например, лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, имеющих приоритетное право участвовать в подписке и др.);
• ежеквартальные отчеты эмитента за первый квартал каждого года;
• описи документов, передаваемых в архив и акты о выделении документов к уничтожению.

Таким образом, состав документов, подлежащих вечному хранению, достаточно обширен и, на мой взгляд, несколько избыточен.

В частности, неясно, зачем требуется так долго хранить бюллетени и доверенности, а также разного рода списки. Сроки исковой давности по обжалованию решений собрания, иных действий акционерного общества в отношении своих ценных бумаг или акционеров находятся в интервале от 6 месяцев до 3 лет. Ни для чего иного эти документы не нужны.

Неясно также, зачем «вечно» хранить положения о ликвидированных филиалах и представительствах.

Равно, с позиций требований бухгалтерского учета, излишне постоянное хранение годового баланса.

Ежеквартальные отчеты эмитента и списки аффилированных лиц публично раскрываются в Интернете. Именно архивное хранение этой информации в документарной форме представляется излишним.

Однако каким бы ни было мнение автора статьи в отношении обоснованности норм отдельных нормативных актов, требования законодательства необходимо исполнять.

Не менее года хранятся иные документы, подлежащие опубликованию или раскрытию. К таким иным документам следует отнести информационные сообщения эмитента о реорганизации и ликвидации, о смене регистратора общества, сведения о приобретении акционерным обществом более 20% акций иного акционерного общества, уведомления об общих собраниях акционеров и др.

Особые сроки хранения применяются к внутренним документам общества, к которым можно отнести разного рода положения, а именно:

• положение об общем собрании;
• положение о совете директоров общества;
• положение о генеральном директоре;
• положение о ревизионной комиссии;
• положение о счетной комиссии;
• положение об информационной политике;
• положение о корпоративном секретаре;
• кодекс корпоративного поведения;
• положение о дивидендной политике;
• об управлении рисками;
• о стимулировании менеджеров.

К внутренним также относятся документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе. К документам, подтверждающим права общества на имущество, находящееся на его балансе, можно отнести (в скобках указывается срок хранения):

• протокол торгов (аукциона, конкурса) по купле­продаже земельных участков, зданий (постоянно до ликвидации);
• договоры о купле­продаже земельных участков, зданий (постоянно);
• документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации (постоянно);
• паспорта зданий, сооружений (5 лет);
• документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом).

Рассматриваемое Положение определяет, что сроки хранения вышеперечисленных внутренних документов общества, а также иных документов, предусмотренных законом, уставом, решениями собрания, совета директоров, правления и проч. — определяются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 10 июня 2000 г. Это довольно обширная таблица, в которой перечислены более 500 типов документов, возникающих в процессе жизнедеятельности общества, и по каждому типу перечислены наименования документов, срок хранения и примечания.

Из этой таблицы, например, можно узнать, что тексты федеральных законов и постановлений правительства общество должно хранить «до минования надобности в этих документах».

А если серьезно, то из этого списка можно выделить следующее:

• приказы и распоряжения генерального директора по основной деятельности хранятся постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет;
• собственные правила, инструкции, регламенты, методические указания хранятся постоянно или до замены новыми;
• постоянному хранению подлежат лицензии, документы о приватизации, контракты с генеральным директором (а с членами правления — только 5 лет), реестры акционеров, передаточные распоряжения и журналы реестров, акты проверок ФСФР (как и иных организаций), документы, подтверждающие права собственности на имущество и землю, товарные и фирменные знаки; списки избранных советов директоров;
• 5 лет хранятся копии документов, предоставляемых в правоохранительные и судебные органы, журналы учета выданных доверенностей;
• 3 года хранятся документы, подтверждающие факт рассылки, например, уведомлений о предстоящем общем собрании;
• книги, журналы, карточки учета ценных бумаг (очень похоже на некий регистрационный журнал в терминах 27 Постановления) хранятся постоянно;
• лицевые счета акционеров хранятся 5 лет;
• журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров хранятся постоянно;
• документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации хранятся постоянно.

Как хранить документы

Как правильно рассчитать срок хранения документов? Естественно, речь идет о тех из них, которые хранятся временно. В общем случае отсчет срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа.

Утвержденное ФКЦБ РФ Положение определяет также и порядок хранения документов. В частности, ответственность за организацию хранения документов несет генеральный директор акционерного общества. Хранению подлежат подлинники документов, и только в случае их утраты — хранится должным образом заверенная копия с приложением к ней акта об утрате документа. Положение содержит требования к такому акту.

Передача документов, подлежащих длительному хранению, из одного подразделения в другое, а также в архив общества фиксируется в соответствующем журнале.

Разработку проекта номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, проведение экспертизы ценности документов, а также отбор дел с истекшим сроком хранения для последующего уничтожения документов должна осуществлять создаваемая в обществе экспертная комиссия.

Особо жесткие требования предъявляются к хранению документов с грифом «коммерческая тайна» и бюллетеням для голосования: первые должны храниться в сейфах, вторые — в запирающемся ящике или шкафе. Вскрытие пакетов с бюллетенями всегда должно фиксироваться актом.

На каждый выданный из архива документ заводится карта с указанием информации о том, кто получил, когда, какой документ и когда должен вернуть. Карта должна содержать графы для расписок в получении и приеме документов.

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив.

Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Постановление содержит довольно спорную процедуру предоставления документов для ознакомления акционерам по их требованию. Суть процедуры сводится к следующему. Общество должно назначить уполномоченное лицо (находящееся с обществом в трудовых или гражданско­правовых отношениях), которое и должно будет в дальнейшем ознакомлять акционеров с документами. Хотя логичнее было бы определить, что это функция секретаря совета директоров или корпоративного секретаря акционерного общества. По требованию акционеров последними для ознакомления предъявляются подлинники документов. В условиях корпоративных конфликтов исполнение данного требования создает риск утраты подлинника документа.

При необходимости выполнить требование акционера о предоставлении ему для ознакомления того или иного документа документ выдается вышеупомянутому уполномоченному лицу под расписку. Причем только при наличии разрешения генерального директора или иного уполномоченного лица. Неясно, как быть с установленными законом сроками, если генеральный директор находится, скажем, в отпуске или просто отказывается выдать разрешение.

Так или иначе, на сегодняшний день порядок хранения акционерным обществом своих документов, а также их предъявления по требованию акционеров достаточно однозначно регламентирован и при нормальном положении дел в обществе проблем не вызывает.

Запрос информации «недобросовестными лицами». Защита от корпоративного шантажа

Наиболее простой и часто используемой схемой корпоративного шантажа является невысказанная угроза. Акционер, пользуясь 91 статьей ФЗ «Об АО», начинает бомбардировать акционерное общество запросами на предоставление информации: требует предоставить копии учредительных документов, протоколы заседаний советов директоров, документы, подтверждающие права общества на имущество, бухгалтерскую документацию. Зачастую общество пугается и отказывается предоставлять документы без обоснованных объяснений.

Пугается правильно: если такой шантажист выявит какие­либо нарушения, то обязательно ими воспользуется, обратившись в суд или в ФСФР.

А вот реакция: «Не предоставлять!» — на мой взгляд, не правильна. От «обиженного» акционера идет жалоба в ФСФР, следом штраф (согласно Кодексу об административных правонарушениях) и предписание ФСФР об обязательном предоставлении информации.

Предоставлять надо, однако строго по правилам:

• внимательно читать запрос;
• точно определять период, за который предоставляете информацию;
• проверять полномочия лица, запрашивающего информацию;
• соблюдать требования закона о сроках предоставления: в течение 7 дней, в отдельном помещении, без возможности сделать несанкционированные копии, под надзором уполномоченного обществом лица;
• установить внутренними документами определенный, не слишком короткий, срок для изготовления и предоставления копий документов по запросам акционера.

Законодательство об акционерных обществах сегодня неоправданно расширяет объем документов и информации об обществе, которые может получить миноритарный акционер. В целях исключения возможности злоупотребления со стороны миноритарных акционеров правами на получение информации об акционерном обществе, на мой взгляд, необходимо в законе «Об АО» дифференцировать состав и виды информации, предоставляемой акционерам, в зависимости от размера их доли в уставном капитале акционерного общества. Необходимо также установить период времени, за который акционер вправе требовать документы акционерного общества. В законе «Об АО» следует зафиксировать порядок и процедуру передачи документов акционерного общества при смене органов управления данного общества, а также порядок назначения и имущественную ответственность лиц, в обязанности которых входит хранение документов акционерного общества и их предоставление по требованию акционеров.

Одним из основных механизмов снятия многих вопросов по порядку раскрытия информации, хранения документов и их предоставления по требованию акционеров является разработка и утверждение решением совета директоров акционерного общества положения об информационной политике — документа, позволяющего отразить состав информации, раскрываемой как в силу требований законодательства, так и в инициативном порядке, способы и процедуры такого раскрытия, объем и порядок предоставления документов и информации акционерам. При этом такое положение позволяет прописать все спорные моменты «на берегу».