Статьи Как команде строитьсяРаботодатели вживляют чипы сотрудникамAgile в личной жизниСети набираются опта «Магнит» хочет стать крупным дистрибутором Задачи тревел-менеджера… под силу роботу?8 основных маркетинговых трендов, которые будут главенствовать в 2017 годуСтатья является переводом одноименной статьи, написанной автором Дипом Пателем для известного англоязычного журнала «Entrepreneur» Нужно стараться делать шедеврыО том, почему для девелопера жилец первичен, а дом вторичен Интервью Лента новостей Более 60 женщин планируют подать в суд на Google из-за завышенных зарплат у мужчинМировой финал Global Management Challenge 2019 пройдет в России«Мегафон» станет единственным владельцем «Евросети»Магазин игрушек Disney появится в России осенью 2017 годаВ Castorama придумали интерактивные обои, рассказывающие детям сказки |
|||||||
Методы уничтожения и восстановления бумажных документовН.А. Храмцовская Источник: Объединённая редакция деловых журналов добавлено: 11-12-2006
просмотров: 35070 Одним из этапов жизненного цикла большинства документов является их уничтожение. Причины бывают разные:
В этой связи специалистам службы ДОУ и «родственных» профессий (таких, как архивное и библиотечное дело) приходится решать две противоположные задачи:
Первая из перечисленных задач связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью. Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. Желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления. Подобная работа, которую следует проводить в рамках программ защиты важнейших документов организации и обеспечения непрерывности деловой деятельности, значительно повышает шансы на успешное восстановление, если несчастье все-таки случится. Когда уничтоженные документы остаются в живыхС древнейших времен известно, что самый надежный способ избавиться от информации — это уничтожить ее вместе с носителем. Когда носитель дешевый, то так обычно и поступают, но не так-то просто решиться на уничтожение дорогостоящего пергамента (или жесткого компьютерного диска), который можно использовать еще раз. «Делопроизводители» прошлых веков и тысячелетий для записи новой информации нередко повторно использовали носители информации, просто стирая то, что было написано ранее. Особенно постарались средневековые писцы, часто использовавшие «очищенные» древние рукописи. Казалось бы, античные тексты были потеряны навсегда. Однако «хитрые» потомки, используя новейшие достижения технического прогресса, нашли-таки способы восстановить некоторые из этих материалов.
Мораль этой истории проста: если носитель не уничтожить, рано или поздно найдется способ извлечь ранее записанную информацию. Уничтожение бумажных документовДля бумажных документов основными методами уничтожения на сегодняшний день являются:
Каждый из перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики делопроизводства, от законодательства и от возможностей конкретной организации. СжиганиеСжигание на протяжении многих лет было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода — он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования. Есть у него, однако, и серьезные недостатки:
Химическая обработкаХимическая обработка приводит к размягчению бумаги и превращению ее в бумажную массу. Это надежный, но недешевый метод, и в настоящее время его используют в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении секретных документов шредированием. У метода тоже есть свои недостатки:
ЗакапываниеОдно время этот метод был очень популярен в США. Вместе с другим мусором документы вывозились на свалку и закапывались. Подобная практика резко сократилась после того, как в ходе нескольких судебных разбирательств суд заставил их участников за свой счет выкопать, перебрать и представить относящиеся к делу документы. Дело в том, что, в соответствии с законами США, если документы, относящиеся к разбираемому судом вопросу, физически существуют и их можно извлечь, стороны и суд вправе требовать их предоставления, даже если соответствующие сроки хранения истекли. Как показал опыт, закопанные документы в большинстве случаев хорошо сохраняются. Недостатки данного метода:
ШредированиеШредирование — наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна (и даже возможность заработать, сдавая бумажную обрезь в макулатуру), «экологичность», достаточная надежность. Организации или самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов. И у того, и у другого вариантов есть свои плюсы и минусы. Вариант 1: Самостоятельное уничтожение документов в шредере. Главное достоинство — документы можно уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности. Недостатки метода:
Вариант 2: Услуги специализированных фирм. При платном обслуживании после упаковки дел в короба фирма часто берет всю дальнейшую работу на себя; документы могут регулярно вывозиться в уже опечатанных коробах, и фирма гарантирует конфиденциальность их уничтожения. Минусы:
Ряд фирм, занимающихся переработкой вторсырья, предоставляет бесплатные услуги, в состав которых чаще всего входят:
Уничтожается сразу весь массив подготовленных документов (хотя это может занять и целый день), и следующий визит можно будет планировать через год. Прибыль эти фирмы получают, сдавая бумажную массу на переработку и получая деньги от Вторсырья. Минусы:
Восстановление бумажных документовНасколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно. Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново. Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации. Восстановление шредированных документовНеумышленное шредирование хотя и встречается, но редко. Основная масса материалов уничтожается осознанно, в интересах обеспечения информационной безопасности, и, прежде всего, безопасности собственника документов. Восстановлением информации занимаются другие заинтересованные органы и лица. Опыт показал, что восстановить шредированные документы возможно, и в этой области идет своя, незаметная для широкой публики, «гонка вооружений». С одной стороны, «реставраторы» активно применяют современную технику и программное обеспечение, с другой — для уничтожения применяются шредеры, режущие бумагу на все более мелкие кусочки, а для большей надежности бумажная «соломка» перемешивается и обрабатывается химическими составами.
Наиболее амбициозным проектом по восстановлению уничтоженных бумажных документов является работа по восстановлению документов из архивов службы госбезопасности ГДР, известной как «Штази».
Немецкий опыт показывает, что, с одной стороны, шредирование является одним из надежных способов обеспечение информационной безопасности организации. Сотрудникам Штази удалось выиграть самое главное — время. С другой стороны, была подтверждена практическая возможность восстановления шредированных документов по цене примерно 20 — 100 долларов за лист, и продемонстрирована эффективность современных технологий. Восстановить документы в больших масштабах также возможно, но на это требуются весьма значительные средства и время, а «процент успеха» вряд ли будет очень высок. По американским данным, даже при идеальных условиях вероятность восстановления документа, пропущенного через шредер того типа, что использовались в «Штази», составляет 90%. Если же используются современные шредеры для секретных документов, то вероятность успеха при применении имеющихся сегодня средств не превышает 10%. Восстановление, даже в небольших объемах, обходится заказчику в кругленькую сумму, и прибегают к нему только в исключительных случаях.
Восстановление намокших документовВода — враг документов, и именно она чаще всего становится причиной головной боли для их собственников. К природным стихийным бедствиям — наводнениям, потопам, ливням, цунами — нужно добавить и техногенные катастрофы, такие, как прорывы канализации и отопления.
Вода не сразу разрушает документы и содержащуюся в них информацию. Основным фактором, от которого часто зависит успех спасательных работ, является время. Как правило, все решают первые 48 часов, а некоторые документы надо спасать немедленно. При больших масштабах бедствия появляется опасность повреждения документов плесенью, активно разрушающей влажную бумагу. Для намокших бумажных документов главным методом восстановления является сушка. Если ее невозможно провести быстро, намокшие документы необходимо в течение 48 часов законсервировать, а именно, заморозить. Замораживание сейчас регулярно применяется при различного рода чрезвычайных происшествиях. Немецкие архивы применяли этот метод консервации при наводнениях 2002 и 2003 года; после наводнения в Праге были заморожены ценнейшие средневековые манускрипты. Можно использовать даже бытовые морозильные камеры — при затоплении библиотеки в одном из австралийских университетов в дело пошли даже охлаждаемые прилавки для продажи мороженого. Для больших объемов поврежденных документов используют рефрижераторы или арендуют морозильные камеры на промышленных предприятиях и продуктовых складах.
Опишем применяемые методы сушки документов.Диффузионная сушка. Поврежденные водой документы прокладывают через каждые 10 — 15 листов бумагой с высокой впитывающей способностью. Для этой цели можно использовать фильтровальную или газетную бумагу, и даже салфетки и бумажные полотенца. Менять впитывающую бумагу нужно как можно чаще, не реже, чем через 5–6 часов. Метод не требует специального оборудования и может применяться «в полевых условиях». Он наиболее эффективен при небольшом количестве поврежденных материалов. Недостатки:
Конвективная сушка (воздушная) — наиболее распространенный метод сушки книг и документов путем обдува их нагретым воздухом. Для усиления циркуляции воздуха можно использовать бытовые вентиляторы. Метод наиболее эффективен в тех случаях, когда повреждено небольшое количество документов, и степень их намокания не слишком велика. Конвективную сушку обычно сочетают с диффузионной. Метод недорогой, т.к. не требует специального дорогостоящего оборудования. Недостатки:
Вакуумная сушка — высокопроизводительный способ, создающий «мягкие» условия сушки для бумаги, кожи и других материалов. Мокрые книги высушиваются в вакуумной камере при относительно небольшом вакууме (3 — 4 мм рт. ст.) и подогреве до 60 — 80 °С. Для сушки можно использовать промышленные камеры, которые есть на многих больших производствах. На первом этапе сушки материал прогревают до заданной температуры, затем давление снижают и удаляют пары воды через вакуумную систему. При необходимости цикл повторяют. Промышленные камеры могут вместить до 2 — 2,5 т документов. Длительность сушки зависит от количества материалов и степени их намокания и составляет в среднем от 8 часов до 1 — 2 суток. Качество сушки при соблюдении технологических режимов — хорошее. Недостатки:
Сублимационная сушка (сушка вымораживанием). Вакуумная сублимационная сушка признана в мировой практике консервации наилучшим на сегодняшний день способом восстановительной сушки. Замороженный до –30 °С материал высушивают при глубоком вакууме, в результате лед превращается непосредственно в пар. Это дает возможность эффективно восстанавливать даже документы, написанные нестойкими чернилами. Способ дорогостоящий, но дает блестящие результаты — коробление высушенной бумаги минимальное. За рубежом метод широко распространен, имеются мобильные и стационарные установки.
За рубежом существует достаточно много частных фирм, предоставляющих подобные услуги. Они полностью берут на себя заботу о поврежденных документах: от эвакуации с места ЧП до полного восстановления и размещения на прежнем месте. Если собственник документов не хочет даже на время с ними расставаться (например, из соображений безопасности), фирмы имеют в своем расположении мобильные морозильные и сушильные камеры, с использованием которых можно производить восстановительные работы на месте. В нашей стране, к сожалению, пока таких фирм нет. Восстановление бумажных документов, поврежденных огнемДо конца сжечь плотно стоящие на полках или лежащие в связках или делах документы довольно сложно. Это объясняется тем, что кислорода в данном случае недостаточно для полного сгорания бумаги. После воздействия огня документы чаще всего обуглены по краям, сильно закопчены и задымлены. Кроме того, при тушении пожара очаг возгорания обильно заливается водой, и многие документы при этом намокают — известно, что при пожарах гораздо больше документов гибнет от воды, чем от огня. Основным методом восстановления поврежденных огнем документов является обрезка всех обгоревших частей документа и укрепление основы документа специальной синтетической пленкой. Квалифицированно такую работу может провести только специалист-реставратор. Что делать, если пострадали документыВ случае чрезвычайного происшествия необходимо, в первую очередь, документально зафиксировать масштабы бедствия. Годятся любые доступные способы: составление актов, получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по его восстановлению. Кроме того, они помогут получить страховку и объясниться с налоговыми и другими контрольными органами по поводу отсутствующих документов. При оценке ущерба стоит сразу рассмотреть возможность получения дубликатов документов из других организаций, из банков, в которых находятся расчетные счета, от партнеров и контрагентов по бизнесу, и даже из налоговой инспекции. Вероятно, часть документов проще и дешевле будет восстановить в виде дубликатов, чем предпринимать дорогостоящие операции по реставрации пострадавших бумаг. Организация должна самостоятельно решить эти вопросы, ориентируясь, прежде всего, на свои финансовые и технические возможности. Стоит также помнить, что налоговые органы чаще всего не удовлетворяются получением справки о чрезвычайной ситуации и хотят видеть результаты работы по восстановлению утраченных документов. Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне — Федеральная служба по финансовым рынкам), вообще включила в свое «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» требование о восстановлении любого утраченного подлинника документа общества. Фрагмент документа Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03–33/пс) 3.4. … В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. В данной статье мы затронули вопрос уничтожения только бумажных документов. Организация сохранения и надежного уничтожения электронных документов — задача еще более сложная и многогранная. К ее рассмотрению мы приступим уже в следующем году. Популярные статьи по теме:
↑ Наверх |
Контакты
ЧОУ "Институт проблем предпринимательства"
190005, Санкт-Петербург,
ул. Егорова, д. 23а Поиск
|