Хороший секретарь в понимании работодателя – это своеобразный «человек-оркестр»

— Все течет, все изменяется. Мы хотели бы поговорить с вами как с руководителем фирмы, которая профессионально занимается подбором персонала, о том, как изменились за последние годы профессиональные и этические требования к персоналу.

— Несмотря на сохраняющийся на рынке дефицит квалифицированных кадров, профессиональные и этические требования к персоналу, в частности административному, продолжают расти. Безусловно, в большей степени эти требования касаются персональных ассистентов руководителей, нежели секретарей на ресепшн. Так, многие компании готовы платить зарплаты, которые гораздо выше среднерыночных, для того чтобы получить высокопрофессионального и социально зрелого личного помощника, который способен по-настоящему стать «правой рукой» руководителя. При этом требования к внешности личного помощника тоже ужесточаются.

— Секретарь, персональный помощник руководителя - это лицо фирмы. Говорят, что оно должно быть «чистым и умытым». Что вкладывают в это понятие?

— Теперь просто быть «чистым и умытым» недостаточно. Личный ассистент - это модератор и представитель первого лица компании, как внутри, так и вне ее, поэтому девушка (чаще всего это все-таки девушка) должна быть ухоженной и обладать хорошим чувством стиля, чтобы на должном уровне выполнять эти функции. К тому же позиция личного ассистента сегодня предполагает знание одного, а то и нескольких иностранных языков. Этот фактор, который при прочих равных (уровне профессионализма) сразу поднимает на несколько порядков уровень заработной платы кандидата. Поэтому хочется посоветовать молодым специалистам, выбравшим административную стезю, инвестировать в изучение иностранных языков - это, совершенно точно, окупится.

— Как следует строить отношения с руководителем? Что делать, если руководитель груб и это, как говорят французы, надолго? А что делать, если его настроение вообще непредсказуемо?

— В отношении построения отношений с руководителем. Такие отношения в первую очередь должны строиться на профессионализме и взаимном уважении. Но, к сожалению, в российской действительности это не всегда удается. Именно поэтому наша задача, как кадрового агентства, заключается в том, чтобы личностные характеристики потенциального личного помощника максимально соответствовали корпоративной культуре компании и личностным особенностям самого руководителя. Иногда сделать это бывает очень сложно, потому как часто решение о приеме на работу принимается на интуитивном уровне «наш человек - не наш человек», «сработаемся - не сработаемся». Безусловно, терпеть откровенную грубость начальника не стоит. Но, с другой стороны, персональный ассистент - своего рода дипломат и хороший психолог, который способен разрядить любую неоднозначную ситуацию.

— Какие технические средства используют успешные секретари для планирования рабочего времени и приема посетителей?

— Особых технических оснащений у секретаря нет, но практически всегда в личное пользование предоставляют мобильный телефон. Также в некоторых компаниях предоставляют ноутбук или КПК, для того чтобы секретарь всегда мог корректировать изменения в планах руководителя, даже отсутствуя на рабочем месте.

— А что такое хороший секретарь в понимании работодателя?

— Хороший секретарь в понимании работодателя - это своеобразный «человек-оркестр», или «мастер на все руки». Помимо общепринятых, стандартных требований от такого человека ожидают способности решить любую ситуацию, как организационную, так и личную. Например, уладить конфликт с недовольными клиентами, а также вовремя организовать химчистку ковра в Stirka Kovra и помочь найти гувернантку для детей. Это должен быть человек, на которого полностью можно положиться, поэтому при подборе на место личного помощника мы обращаем особое внимание на такие качества, как ответственность, стрессоустойчивость, умение быстро находить оптимальный выход из любой нестандартной ситуации - ну и, конечно, гибкость.

— Расскажите, на какие качества вы обращаете внимание прежде всего при подборе на место секретаря и помощника руководителя?

— На рынке административного персонала нельзя отметить хороших или плохих кандидатов. Есть кандидаты, подходящие или не подходящие к конкретной позиции. Соответственно, у каждого работодателя свои приоритеты в поиске секретарей. Многие работодатели выделят такие качества секретарей, как усидчивость, исполнительность, активность и стрессоустойчивость.

— Какие зарплаты получают секретари в небольших фирмах, больших и фирмах «с жирком»?

— Стандартная заработная плата секретаря, не владеющего языками, в компании средних размеров составляет около 1000 долларов, в крупных компаниях зарплата личного помощника может достигать 2500-3000 долларов и включать соцпакет (медстраховку, оплату мобильного телефона, клубную фитнес-карту и т. д.).

— А существуют ли особые требования к секретарю в фирмах с западным капиталом?

— Особых требований компании не выдвигают, но хорошее знание английского языка является обязательным требованием на подобные позиции.

— Как часто и за что увольняют секретарей современные руководители успешных компаний?

— Секретари в основном меняют работу из-за желания карьерного роста, которое редко происходит на данных позициях. А если говорить об увольнениях, то в основном они происходят из-за непрофессионализма кандидатов и личностных качеств, которые не подходят работодателю.

— И все же, какие профессии вы рекомендовали бы осваивать нашим читателям для дальнейшей карьеры?

— При желании карьерного роста не стоит идти на позиции личных ассистентов, так как на подобных позициях редко происходит должностное повышение. Если кандидат рассчитывает на карьерное развитие, то стоит идти на начальные позиции международных компаний, такие как ассистент отдела или администратор отдела.

— Вы можете озвучить идеальное резюме и рекомендации для написания резюме для тех, кто хочет получить работу?

— Как я уже отметила, нет идеальных кандидатов или идеальных резюме. Есть подходящие или не подходящие под конкретную вакансию. При подготовке резюме необходимо заполнить: личные данные, образование, предыдущий опыт работы, навыки. И, конечно, не забыть указать позицию, которую кандидат рассматривает.

— Как следует одеваться, идя на собеседование?

— Одеваясь на собеседование, стоит прежде всего учитывать специализацию и направление компании. Но в любом случае это не должны быть джинсы и футболка. Естественно, в банки и финансовые компании уместнее будет надеть костюм, но если это рекламное агентство или компания, специализирующаяся на спортивных товарах, то уместнее будет надеть брюки и рубашку.

— Как вести себя при «стрессовом» интервью? И как распознать - вас провоцируют или хамство и есть норма этой фирмы?

— Отправляясь на собеседование, всегда стоит учитывать возможность проведения стресс-интервью. Зачастую от вашей реакции будет зависеть результат прохождения интервью. Если вы продемонстрируете индифферентность во время неприятной беседы, то, вероятнее всего, стресс-интервью не будет затягиваться надолго. А распознать, хамство это или нет, несложно, главное - оценивайте, насколько вам комфортно в данной ситуации. Если нет, то зачем вам работа в компании с повышенным уровнем стресса?

— Какие книги вы бы порекомендовали нашим читателям для профессионального роста?

— Прежде всего рекомендую читать книги по направлению бизнеса компании, в которой вы работаете, вы будете лучше ориентироваться в бизнесе, зная специфику работы.

Журнал "Управление компанией" №4 2007 год