Передача иным лицам полномочий руководителя по подписанию кадровой документации

Очень распространена ситуация, когда работник приносит в отдел кадров заявление с просьбой предоставить ему на следующий день отпуск без сохранения заработной платы. Потребность в таком отпуске чаще всего возникает внезапно, поэтому работник не может написать заявление заблаговременно с тем расчетом, что потребуется несколько дней на рассмотрение его просьбы. Однако пока у руководителя дойдет очередь до данного документа, работник уже успеет вернуться на работу. А что если руководитель вынесет отрицательное решение по данному заявлению?

Поскольку оформление трудовых отношений осуществляется путем составления документации по личному составу, автор предлагает рассмотреть более подробно возможность передачи полномочий по подписанию кадровой документации и принятию других управленческих решений, касающихся работников, от руководителя организации специалистам кадровой службы.

Право единоличного исполнительного органа юридического лица (далее - руководителя) решать вопросы трудовых отношений и подписывать документацию по личному составу установлено законодательством Российской Федерации: например, для акционерных обществ - п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»; для ООО - п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», для государственных и муниципальных унитарных предприятий - п. 1 ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».

Вместе с тем законодательством обрисован лишь примерный круг полномочий руководителя в области принятия управленческих решений в сфере трудовых отношений: руководитель осуществляет прием на работу работников предприятия, заключает, изменяет и прекращает трудовые договоры, применяет к работникам меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания, утверждает структуру и штат, издает приказы. К слову, указанные полномочия руководитель вправе делегировать иным лицам. Предполагается, что более подробно и полно компетенция руководителя должна быть установлена уставом организации, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Наиболее сложным представляется решение вопросов, когда руководитель в силу закона лишен возможности реализовывать свои полномочия.

Судом кассационной инстанции было отменено решение Архаринского районного суда, которым иск Л. к ООО «ПМК-15» о признании увольнения незаконным, восстановлении в прежней должности и индексации суммы задолженности был удовлетворен. Причиной отмены решения явился неверный вывод суда первой инстанции о наличии между Л. и ООО «ПМК-15» трудовых отношений. Истица работала на предприятии, признанном в установленном порядке банкротом, в отношении которого было введено конкурсное производство и назначен конкурсный управляющий. Но суд не выяснил вопрос о том, был ли между ООО «ПМК-15» и Л. заключен трудовой договор и не дал правовую оценку приказу о приеме истицы на работу, подписанному конкурсным управляющим. Между тем конкурсный управляющий, назначенный арбитражным судом для проведения процедуры банкротства, не вправе заключать от имени организации, в отношении которой открыто конкурсное производство, трудовые договоры с новыми работниками. Конкурсный управляющий не заменяет собой работодателя (ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Решением по другому делу тот же суд отказал истцу в удовлетворении требований о признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда также в связи с отсутствием трудовых отношений между сторонами. Судебная коллегия указала, что арбитражный управляющий имеет право привлекать на договорной основе других лиц, при этом ему предоставлено право выбора правоотношений: трудовые или гражданско-правовые. Заключая трудовой договор, арбитражный управляющий действует от себя лично как от работодателя - индивидуального предпринимателя. Арбитражный управляющий не вправе заключать трудовые договоры с лицами, действуя от имени должника, признанного арбитражным судом несостоятельным (банкротом), в отношении которого открыто конкурсное производство. Исходя из этого, судебная коллегия признала недопустимыми доказательствами приказ о приеме истицы на работу, выполненный на фирменном бланке ответчика, приказ о ее увольнении, справку о размере заработка, так как они были подписаны лицом, не обладающим права приема на работу в период, когда в отношении организации открыто конкурсное производство. При таких обстоятельствах судебная коллегия согласилась с выводом суда первой инстанции о том, что истицей не представлено доказательств, что она состояла в трудовых отношениях с ответчиком.

Следует отметить, что в законодательстве РФ перечислены полномочия руководителя в части подписания документации по личному составу и не названы права руководителя в части принятия других управленческих решений в области работы с персоналом. Между тем руководитель помимо названных выше занимается решением и других вопросов: направляет сотрудников в служебные командировки, утверждает систему оплаты труда, мотивации и стимулирования персонала и т. д. То есть руководитель полномочен решать любой вопрос трудовых отношений с работниками.

Руководитель не лишается права делегировать решение всех или части вопросов трудовых отношений с работниками другим лицам, что установлено трудовым законодательством РФ. Так, ч. 6 ст. 20 ТК РФ определяет, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются не только органами управления юридического лица (организации), но и уполномоченными ими лицами. Порядок передачи полномочий устанавливается законодательством РФ, учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами. Таким образом, лицо, получившее полномочия в области трудовых отношений, будет действовать не от себя, а от имени работодателя, т. е. представлять его интересы.

Кроме того, Госкомстат России Постановлением от 05.01.2004 № 1, утвердившим унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, также подтверждает, что унифицированные формы могут подписываться (утверждаться) не только руководителем организации, но и уполномоченным им на это лицом.

Н. работал в качестве руководителя Госторгинспекции по Москве и был уволен с занимаемой должности с формулировкой «за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей». Н. обратился в суд с иском об отмене незаконного приказа об увольнении, восстановлении на работе, а также о взыскании заработной платы за вынужденный прогул и компенсации морального вреда.

Тверской районный суд г. Москвы установил, что Управление Госторгинспекции по Москве находилось в ведении Министерства экономического развития и торговли РФ и департамента Госторгинспекции при нем. Представление об увольнении Н. внесла руководитель департамента.

Суд пришел к выводу, что требования истца подлежат удовлетворению. Суд указал, что представление об увольнении было подписано руководителем департамента Госторгинспекции, который не имел на это полномочий. Истец был восстановлен на работе, в его пользу были взысканы заработная плата за время вынужденного прогула, а также компенсация морального вреда с Министерства экономического развития и торговли РФ.

На практике сложилось мнение, что «передоверить» полномочия руководителя можно только члену администрации организации - заместителю руководителя или начальнику структурного подразделения. Однако такого условия законодательство не содержит. Предполагается, что принимать управленческие решения - это прерогатива руководства, но право подписывать документацию по личному составу может получить и менеджер по персоналу.

Рассмотрим порядок передачи полномочий на конкретном примере.

Предположим, что генеральным директором фирмы «А» принято решение передать полномочия по подписанию документов по личному составу от руководителя фирмы директору по персоналу. Устного соглашения между руководителем и директором по персоналу в этом случае недостаточно. Последний также не может принять на себя решение этих вопросов по умолчанию или в силу традиции, сложившейся в организации.

Документальное оформление данного решения необходимо начать с проверки устава организации на предмет наличия в нем следующего условия: генеральный директор вправе делегировать полномочия, указанные в пункте… устава, заместителям или иным лицам, за исключением тех полномочий, которые прямо отнесены законодательством Российской Федерации к исключительной компетенции единоличного исполнительного органа юридического лица.

На практике случается, что сторонние организации (обслуживающий банк, налоговый орган, внебюджетные фонды и др.) считают неправомерным передачу части полномочий руководителя иным лицам, если такая возможность не закреплена в уставе. С еще большим недоверием сторонние организации воспринимают лиц, работающих не в штате организации, а по гражданско-правовому договору, которым переданы полномочия.

При определении дополнительных полномочий важно четко сформулировать их перечень (объем). Например, право заключать трудовые договоры можно оставить за руководителем, а директору по персоналу предоставить право подписывать «вторичный» приказ о приеме на работу. Соответственно, в уставе и локальных нормативных актах желательно избегать расплывчатых формулировок вроде: «кадровая документация», «документы по личному составу». Тем более не рекомендуется заканчивать перечень дополнительных полномочий словами: «а также иные документы», «совершать другие действия», иначе сложно контролировать, превысил либо нет работник свои полномочия в решении того или иного вопроса. Так, если директору по персоналу предоставлено право только заключать трудовые договоры, то он не вправе подписывать дополнительные соглашения к ним (т. е. вносить изменения в трудовой договор). Тем более директор по персоналу не полномочен прекращать трудовые договоры. Вот почему формулировки, сопровождающие перечень, надо давать предельно точные и максимально полные, нельзя рассуждать так: если директор по персоналу заключает трудовые договоры, значит, он может подписывать и приказы о приеме на работу. Вместе с тем нелогично оставлять за руководителем право заключать трудовые договоры с работниками, а право подписывать дополнительные соглашения к трудовым договорам - за иным лицом.

Определение перечня (объема) полномочий очень важно. Допустим, если директор по персоналу вопреки документам подписал приказ о приеме на работу сотрудника, то это можно квалифицировать как превышение полномочий, а документ, им подписанный, считать недействительным.

Руководитель вправе распределить полномочия по подписанию документов по личному составу между несколькими лицами: допустим, директор по персоналу подписывает приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора), а правом наложения дисциплинарного взыскания будет обладать начальник структурного подразделения. В ряде случаев законодательство РФ «подсказывает», кто может получить дополнительные полномочия и в какой сфере. В качестве примера можно привести порядок распределения полномочий между руководящими сотрудниками в части привлечения к дисциплинарной ответственности работников железнодорожного транспорта (п. 19-21 Положения о дисциплине работников железнодорожного транспорта Российской Федерации, утверждено Постановлением Правительства РФ от 25.08.92 № 621) и работников морского транспорта (п. 18-21 Устава о дисциплине работников морского транспорта, утвержден Постановлением Правительства РФ от 23.05.2000 № 395).

Важно отметить, что руководитель вправе делегировать полномочия по подписанию приказов по личному составу (трудовых договоров) либо конкретному лицу, занимающему определенную должность, либо неопределенному кругу лиц, которые будут занимать эту должность.

Возможно, что руководитель предприятия доверяет только данному сотруднику и именно ему предоставляет дополнительные полномочия, но у лица, которое займет эту должность в будущем, вправе «забрать» полномочия.

Исходя из этих соображений, подбираются формулировки для документального оформления передачи полномочий. Если полномочие по подписанию документации по личному составу передаются любому гражданину, который будет занимать должность директора по персоналу, то лучше сформулировать это следующим образом: «предоставить директору по персоналу право заключать от имени «…» трудовые договоры, дополнения и изменения к ним, а также подписывать приказы по личному составу, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора, премировании, привлечении к дисциплинарной ответственности, об отпусках». В этом случае при увольнении и приеме на работу нового директора по персоналу не придется заново готовить приказ (распоряжение).

Если же руководитель доверяет только определенному лицу, то желательно отразить этот нюанс в документах: «предоставить директору по персоналу (фамилия, имя, отчество) право…». Ясно, что в случае увольнения этого сотрудника распорядительный документ придется переделывать. При этом приказ (распоряжение) о предоставлении дополнительных прав уволившемуся сотруднику надо будет признавать утратившим силу.

Наиболее серьезно следует подойти к вопросу о перераспределении полномочий между руководителями головной (управляющей) компании и обособленного структурного подразделения (филиала, представительства). Целесообразно передать все полномочия в области работы с персоналом «на места», т. е. руководителям обособленных структурных подразделений. В противном случае решение каждого вопроса (прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска и т. д.) будет неоправданно затягиваться. Соответственно, полномочия руководителя обособленного структурного подразделения должны быть прописаны в документах очень тщательно. Пунктом 3 ст. 55 ГК РФ определено, что руководители представительств и филиалов действуют на основании доверенности, выданной юридическим лицом, следовательно, доверенность должна содержать полный перечень полномочий этого руководящего работника. Полномочия руководителя обособленного структурного подразделения должны быть также зафиксированы в положении о филиале (представительстве).

Приказом от 25.11.2005 № 493-к/м В. был уволен 01.12.2005 в связи с сокращением штата работников. Мероприятия по сокращению штата были основаны на приказе от 11.03.2005 № 68 «О внесении изменений в штатное расписание Центрально-Кавказского центра ОВД филиала «Аэронавигация Юга», изданном директором филиала «Аэронавигация Юга» ФГУП «Госкорпорация» по организации воздушного движения в Российской Федерации» (далее - «Госкорпорация по ОрВД»).

Суд сделал вывод, что...

<...>