Составляем график отпусков

Распределяем время ухода работников в отпуск. Время ухода работников в отпуск может быть распределено равномерно в течение года или в зависимости от периода наименьшей производственной активности организации. Если уход работников в отпуск может нарушить нормальную работу организации, в коллективный договор или другой акт следует включить условие, что в каждом календарном месяце может уходить в отпуск одновременно ограниченное число сотрудников определенного структурного подразделения (например, 10—15% общей численности подразделения).

Полезные советы. При определении очередности соблюдения отпусков соблюдайте следующие правила:

— начальник и его заместитель не должны уходить в отпуск одновременно;

— в подразделении должны постоянно оставаться по крайней мере несколько сотрудников;

— накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно, а не суммировать его так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд;

— одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности или выполняющие сходную работу;

— работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности);

— не рассматривайте работников, которые имеют право уйти в отпуск вне очереди, в качестве заместителей на время отпусков других работников (они могут уйти в отпуск в самый неподходящий для работодателя момент);

— распределяйте отпуска между остальными работниками структурного подразделения так, чтобы использование «льготниками» отпуска в любой период года не отразилось на работе подразделения.

Учитываем особенности производственного процесса

Наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторы производства дают сотрудникам право на дополнительные отпуска.

Возможность взаимозаменяемости сотрудников в подразделениях. При составлении графика отпусков нужно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы «исчезновение» одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом.

Пример 3. В отделе безопасности ОАО «Саквояж» числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного из них — А.А. Трутнева запланирован на период с 9 июля по 5 августа 2010 года. Отпуск его коллеги Н.В. Бурмы планируется с 9 августа 2010 года. Можно ли признать такое распределение времени отдыха работников рациональным?

Решение. Да, можно. ОАО «Саквояж» ни одного дня не остается без работника службы безопасности. Кроме того, сотрудники будут иметь один день — 6 августа 2010 года (пятница), чтобы уходящий в отпуск охранник ввел в курс служебных дел своего коллегу.

Планы развития (сворачивания) производства. При составлении графика отпусков должны учитываться принятые производственные, финансовые и иные планы, эффективное управление. Так, в период увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах. А на период уменьшения объемов производства можно предоставлять сотрудникам отпуска.

На периоды предоставления работникам отпусков может оказать влияние и отсутствие (даже незначительное время) денежных средств.

Учитываем пожелания работников

Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:

— в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для компаний, численность работников которой менее 20 человек;

— ведомости планирования отпусков по каждому подразделению. Эта форма подойдет для организаций с большой численностью работников.

Шаг 2. Заполняем форму № т-7

Для оформления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Далее он передается для согласования в выборный профсоюзный орган компании. Если профсоюзной организации в компании нет, в форме графика отпусков в шаблоне вместо мнения выборного профсоюзного органа делается отметка о том, что первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует).

Как уже было сказано выше, в график должны быть включены все категории работников. Проследите также и за тем, чтобы в документ были включены все виды отпусков, на которые имеют право работники компании. Это могут быть отпуска нормальной продолжительности, удлиненные или дополнительные (например, за работу в районах Крайнего Севера). Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы также нужно учесть при составлении графика.

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7.

Наименования должностей указываются в графе 2 в соответствии со штатным расписанием.

Если в компании табельные номера работникам не присваиваются, графу 4 не заполняют.

В графе 6 указывается дата начала отпуска работников, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Вписывать сюда день окончания отпуска необязательно. Хотя, если отпуск разделяется на части, стоит указать временные отрезки.

При составлении графика графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года по мере ухода работников в отпуск.

Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после окончания отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период. При этом в графе 8 указывается причина переноса отпуска и документ, на основании которого отпуск отложен (личное заявление работника о переносе отпуска в произвольном виде, если инициатором является сотрудник, или же приказ руководителя о переносе отпуска, если его сроки сдвигаются по инициативе работодателя, например в связи с производственной необходимостью). А в графе 9 ставится его предполагаемая дата.

Графа 10 «Примечания» предназначена для особых пометок. Она заполняется, если в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ), работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) либо отпуск был продлен (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В данной графе указывают основания для отзыва из отпуска, его продления или переноса.

Шаг 3. Знакомим работников с графиком отпусков

Утвержденный график отпусков необходимо довести до всех сотрудников компании. Вывесить документ на видное место недостаточно, лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками. Поскольку в унифицированной форме № Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников, работодатель может:

— дополнить форму № Т-7 недостающей графой. В «шапке» этой дополнительной графы можно дать формулировки: «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата, подпись)». Поступить так разрешает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20. Главное, чтобы вносимые изменения были оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, например приказом руководителя организации;

— составить уведомление (лист ознакомления) в произвольной форме. Документ будет являться приложением к графику отпусков.

Обратите внимание: ознакомление сотрудников с графиком отпусков не исключает обязанность работодателя сообщать каждому сотруднику о времени его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Шаг 4. Вносим изменения в график отпусков

На практике могут возникнуть ситуации, когда работник по различным причинам не может или не желает уходить в отпуск по графику, а работодателю необходимо присутствие работника на рабочем месте в период, когда по графику тот должен уйти в отпуск. Поскольку график отпусков формируется на год вперед, неудивительно, что планы как самих сотрудников, так и их работодателей могут измениться. Можно ли в утвержденный график вносить коррективы?

Вносить иль не вносить?

Трудовое законодательство не требует обязательно вносить изменения в график отпусков, но и не запрещает. На наш взгляд, если отпуска сотрудников продлеваются или переносятся на другой срок, целесообразно корректировать этот документ. Каждое изменение запланированной даты отпуска следует отражать в соответствующих столбцах графика отпусков.

Если работники принимаются на работу после утверждения графика отпусков, работодателю также стоит их включить в график для того, чтобы иметь возможность равномерно отправлять работников в отпуск. Менять данные графика можно и в связи с увольнением сотрудников.

Вносить изменения в уже утвержденный документ работодатель имеет право только с разрешения лица, утвердившего график, или уполномоченного им лица, учитывая мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (если она есть).

Если отпуск продлевается

Отпуск может быть продлен в случаях, предусмотренных законами или локальными нормативными актами организации. Например, отпуск продлевается на количество нерабочих праздничных дней из числа установленных статьей 112 Трудового кодекса. В данном случае продление следует запланировать при составлении графика отпусков.

Нередко требуется внеплановое продление запланированной продолжительности отпуска. Согласно части 1 статьи 124 Трудового кодекса отпуск продлевается, если работник:

— заболел. О временной нетрудоспособности работник должен уведомить кадровую службу организации. Для этого необязательно выходить на работу — достаточно просто позвонить или сообщить о случившемся другим способом. Основанием для продления отпуска будет служить листок нетрудоспособности, который предъявит работник при выходе на работу по окончании отпуска;

— исполнял государственные обязанности, для которых трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы. Речь идет об обязанностях, предусмотренных статьей 170 ТК РФ. Основанием для продления отпуска работнику будут являться повестки, вызовы и пр.

Новый срок отпуска определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Несмотря на то что отпуск может быть продлен автоматически (при предъявлении установленных документов), оформлять его все же следует надлежащим образом — издать приказ о продлении отпуска.

Пример 4. Секретарю ООО «Окуляр» О.Г. Переглядовой был предоставлен очередной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней (с 9 ноября по 6 декабря 2009 года). В период отпуска О.Г. Переглядова заболела, о чем своевременно (до окончания ежегодного отпуска) уведомила работодателя. В бухгалтерию был передан листок нетрудоспособности, в котором указана продолжительность болезни — 5 календарных дней. Продлевать или переносить в этом случае отпуск О.Г. Переглядовой?

Решение. Работодатель может либо продлить отпуск О.Г. Переглядовой либо перенести его на другой срок, определяемый с учетом пожеланий работницы (ст. 124 ТК РФ). То есть выбор остается за О.Г. Переглядовой, а работодатель обязан будет учесть ее пожелание.

При продлении отпуска на число дней нетрудоспособности отпуск для работника продолжается без перерыва. О продлении отпуска работодатель должен издать приказ.

Если работница желает перенести оставшуюся часть отпуска на другое время, работодатель обязан предоставить ей такую возможность. При этом право определения срока переноса неиспользованной части отпуска предоставляется работодателю с учетом производственных интересов и пожеланий работницы.

Перенос отпуска

Обязанность работодателя. Работодатель обязан перенести отпуск сотрудника на другой срок, если он своевременно:

— не оплатил отпуск сотрудника. Оплата отпуска должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);

— не предупредил его о времени его начала. Сделать это нужно за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

При этом отпуск переносится только в том случае, если работник сам пожелает перенести отпуск и напишет соответствующее заявление.

Инициатива работника. Иногда работник может сам попросить работодателя (написав соответствующее заявление) изменить время его ухода в отпуск: перенести его на другой срок или разбить его на части.

Если работодатель согласен, на заявлении работника, составленном в произвольной форме, он ставит свою резолюцию. При этом издается соответствующий приказ.

Инициатива работодателя. Возможен перенос отпуска работника и по инициативе работодателя. Если уход работника в отпуск может негативно сказаться на работе компании, работодатель имеет право предложить работнику перенести дату начала отпуска (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). В этом случае необходимо заручиться письменным согласием работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). На основании заявления работника руководителю придется издать приказы о внесении изменений: в график отпусков и об отзыве из отпуска, перенесении отпуска и др.

В любом случае положенные 28 дней должны быть использованы не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. То есть переносить отпуск два года подряд нельзя.

Если отпуск прерывается

По инициативе работодателя работника с его письменного согласия можно отозвать из отпуска. Работодатель должен оформить отзыв из отпуска приказом (распоряжением), в котором следует обязательно указать время предоставления работнику неиспользованной части отпуска. А она должна быть предоставлена в любое удобное для работника время в рамках текущего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год. После определения конкретной даты начала отпуска, состоящей из неизрасходованной части отпуска, в график отпусков нужно внести изменения.

Уважаемые читатели! Образцы документов, составляемых при подготовке графика отпусков и внесении в него изменений, приведены в статьях «Составляем график отпусков» («Зарплата», 2007, № 12; 2008, № 11).