Азы делового общения, или Не навреди

Все предугадать невозможно, но составить приблизительный алгоритм развития разговора, в случае если его исход очень важен для вас – необходимо обязательно.

Итак, можно выделить следующие действия и нюансы, приняв к сведению которые вы можете рассчитывать на выгодный вам результат деловых переговоров:

1. Если разговор будет проходить на вашей территории, позаботьтесь о создании благоприятной атмосферы. Это касается всего – начиная от таких атрибутов как кофе, минеральная вода и т.д., до продумывания собственного поведения.

2. Обеспечьте необходимый сбор информации. Информационная подготовка к переговорам заключается в сборе материалов, их систематизации и компоновке, составлении рабочего плана начала, середины и окончания беседы. Вы должны безупречно владеть информацией о вопросах, которые будут на повестке дня (это будет серьезный конфуз, если на переговорах вдруг окажется, что вы не в курсе некоторых нюансов); а также информацией о ваших конкурентах и собеседниках. Задайте себе вопрос, действительно ли вы готовы к переговорам на все 100%. Иногда лучше отложить переговоры, чем идти и действовать вслепую.

3. Продумайте, пропишите, какие цели вы и ваш оппонент можете достигнуть в результате переговоров. Уделите внимание не только основным, но и второстепенным целям. Таким, к примеру, как укрепление взаимоотношений с партнерами, улучшение мнения о вас и вашей компании, PR своей личности, своего проекта и так далее. Иногда совокупность достигнутых второстепенных целей оказывается практически такой же важной, как и достижение основной.

4. Определите мотивы и исходную позицию, которую займут в разговоре ваши собеседники – как правило, эта информация известна. Если же нет, то попытайтесь это спрогнозировать. Продумайте до мелочей причины, по которым ваши собеседники могут быть против вашего предложения. Предположите, какие доводы они могут использовать для убеждения вас в обратном, и приготовьте заранее эффективные контраргументы. Поверьте, нет ничего хуже, чем думать спустя время, что вы могли сказать иначе и сожалеть о том, что не предусмотрели такого развития событий.

5. В начале всегда излагайте положительные факторы и достоинства вашего предложения и лишь потом можете указать на негативные стороны.

6. Практически у любого человека, с которым вы будете вести переговоры, есть кто-то, кто будет наряду с ним принимать решения, кому будет пересказывать ваши аргументы и доводы. Потому собираясь на важную встречу, не поленитесь подготовить какие-то печатные материалы, схемы, таблицы и пр., которые бы наглядно демонстрировали вашу точку зрения. Это позволит избежать эффекта испорченного телефона.

7. Будьте наблюдательны, обращайте внимание на жесты, позы собеседников, иногда не нужно быть хорошим физиономистов, чтобы понять, когда ваш собеседник потерял нить разговора либо интерес к тому, о чем вы толкуете. Кстати, именно для того, чтобы вы могли замечать все эти мелочи, а не лихорадочно соображать, какие еще доводы придумать, - и составляется заранее план проведения переговоров.

8. Продумайте на каждый ваш аргумент какие-то неожиданные, но понятные примеры, чтобы заинтересовать собеседника и привлечь его внимание.

9. Не пользуйтесь непроверенными сведениями в качестве аргументов, отвечайте за свои слова. Иначе выигрыш в переговорах может стоить вам вашей деловой репутации. А это не равнозначная замена, насколько бы ни была важной для вас сделка.

10. Не допускайте давления на себя. Если ваш собеседник категорически не соглашается идти ни на какие уступки, не опускайте руки – ведь не зря же он пришел на встречу, тратит время на разговор с вами, значит ему тоже выгодно заключить эту сделку.

11. Не допускайте резких поворотов в беседе, они выбивают собеседника из колеи. Как правило, в такие моменты собеседник в зависимости от своего темперамента занимает либо выжидательную позицию, либо проявляет нервозность, порою агрессию. А это в любом случае не располагает к принятию адекватного обдуманного решения.

12. При затруднительном положении проявляйте заинтересованность и задавайте встречные вопросы. Этим вы выиграете время для обдумывания ответа.

13. Избегайте категоричных утверждений и таких слов как "несомненно", «естественно», «конечно» и так далее.

14. Успешной является тактика, когда вы просите у собеседников отметить устраивающие их пункты договора, а потом на основании их пытаетесь договориться по остальным.

15. В ходе переговоров делайте записи, а договорившись о результатах, зафиксируйте их в письменном виде и озвучьте для собеседников, чтобы избежать на будущее досадных недоразумений.

16. Не идите на попятную и не приступайте к обсуждению альтернативных вариантов, пока собеседник несколько раз отчетливо не повторит отказ от вашего основного предложения.

17. Вопросы, по которым сложно прийти к компромиссу, целесообразно обсуждать в конце встречи, когда уже ни одной из сторон не выгодно прерывать переговоры и отказываться от договоренностей.

18. Придя к общему решению, оговорите на встрече и действия, которые необходимо будет совершить для достижения вашей, теперь уже общей цели. Поверьте, не одиноки случаи, когда один человек видит единственно приемлемым такой вариант развития событий, о котором второй даже и помышляет.

Сохраняйте спокойствие и даже некую эмоциональную отстраненность в переговорах, чему, кстати, способствует заблаговременное планирование беседы.

Эффективные методы начала беседы

1. Снятие напряжения. Уместная шутка, оригинальное приветствие и т.п. позволят вам установить достаточно тесный контакт с собеседником и уже в самом начале разговора расположить его к себе.

2. Краткое изложение волнующей проблемы как отправная точка разговора.

3. Постановка ряда вопросов, касающихся проблем, которые должны быть разрешены в результате переговоров.

4. Метод прямого подхода - непосредственный переход к делу, без выступления.

Как именно начать беседу, определяйтесь исходя из типа личностей ваших собеседников либо специфики обсуждаемых вопросов.

Как бы вы не были уверены в себе, не упустите из виду подготовку альтернативных вариантов. Определитесь, насколько далеко и по каким пунктам вы готовы идти на компромисс, чтобы при этом ваше соглашение не потеряло свою ценность.

Обдумайте, какая из альтернатив будет для вас наилучшей. Ответьте на вопрос – по каким параметрам она хуже, чем тот результат, на который вы рассчитываете, идя на переговоры. Решите, что вы можете сделать, чтобы свести данные негативные моменты к минимуму.

И, наконец, не забудьте, что у вашего оппонента, несомненно, будет иное мнение по большинству из пунктов, по которым необходимо принять решение. Ваша задача – придумать максимальное количество способов, как вы сможете «испортить» альтернативу оппонента, выставить ее в негативном свете. Чувствуете, к примеру, что ваш собеседник будет настаивать на смене фирмы-поставщика – найдите минимум 10 негативных последствий данного поступка, отследите историю ошибок данной компании и противопоставьте в выгодном свете свой вариант. Предполагаете, что будет настаивать на продвижении своего варианта проекта – обдумайте все его возможные подводные камни и аргументируйте, что при принятии вашего предложения, подобная ситуация произойти не сможет и так далее. Сумейте преподнести альтернативу как выигрыш для собеседника.

Что касается этапа принятия решения по завершению переговоров, то тут даже психологи дают здравый совет: оставьте в запасе один сильный аргумент на тот случай, если участники переговоров в момент принятия решения начнут колебаться.

И, наконец, как только вы пришли к определенному решению, поблагодарите собеседника и поздравьте его с разумным грамотным выбором.

Подготовка – это 90% успеха в деловых переговорах. В каждом конкретном случае необходимо учитывать специфику ситуации с конкретными клиентами/партнерами. Если не чувствуете уверенности в переговорах – возможно, вам необходимо более тщательно готовиться к встрече.

Переговоры – это искусство, овладение которым – один из залогов вашего успеха, не пренебрегайте им.