Часто визуализацией отчетов, принятых в компаниях, занимаются лишь при формировании годовых отчетов. Тем самым упускается возможность быстро и четко представлять руководству визуализированные данные для принятия своевременных управленческих решений. Я хочу поделиться своим опытом по визуализации отчетности. На практике каждый день убеждаюсь в том, что качественная визуализация помогает достигать высоких результатов в бизнесе.

Визуализация отчетности – это представление информации в виде графического изображения для максимального удобства ее восприятия.

Для качественного отчета необходимы три условия:

1) четко определить цель;

2) знать, на какую аудиторию будет транслироваться отчет (на внешних акционеров, топ-менеджеров, сотрудников подразделений и др.);

3) понимать, какое действие должны совершить пользователи отчета после прочтения (проанализировать причины неисполнения бюджета за год или изыскать дополнительные резервы для оптимизации затрат).

Правильно сформированный отчет позволяет не только сократить время на восприятие информации и принятие управленческого решения, но и наладить быстрое и эффективное взаимодействие со структурными подразделениями.

Для удобства предлагаю выделить три вида визуализации отчетности:

1) на бумажном носителе;

2) в электронной версии;

3) в деловой переписке.

Человеку свойственно быстрее воспринимать визуальные символы, чем текстовые. Графическая информация считывается в несколько раз быстрее, чем представленная в таблице. В сознании четко фиксируются данные, потому что сопутствующий эмоциональный фон влияет на скорость усвоения информации и перехода к действиям. Можно использовать и табличную подачу данных, но времени на чтение и восприятие таблиц тратится намного больше.

Быстрота понимания и ясность – вот что помогает вашему отчету быть эффективным и результативным. Основное правило: ключевые показатели необходимо представить в одном или нескольких отчетах и расположить на одном листе. За счет этого пользователи отчетов будут сразу видеть всю ключевую информацию. Не нужно перелистывать страницы или возвращаться к началу. Отчет становится буквально картой – можно найти все и быстро. Следовательно, для руководства компании такой отчет будет хорошим инструментом для анализа информации и принятия управленческих решений. Если возникает сложность с размещением всей информации на одной странице, то необходимо на первую страницу вынести все ключевые показатели, а расшифровки к ним представить в дополнительном материале. Таким образом, мы используем дедуктивный подход в подаче информации: даем ключевой посыл, а потом расшифровываем его.

Также хорошими инструментами по подаче предварительных итогов руководству в обобщенном формате являются отчеты в виде дайджеста, мониторов (рис. 1).

Рис. 1. Пример отчета-монитора

Научными исследованиями доказано, что при формировании общей структуры документа следует принимать во внимание следующие аспекты работы сознания:

1) текст запоминается сверху вниз;

2) информация воспринимается от общего к частному;

3) человек удерживает в уме не более 7 предметов в один момент.

Формирование таблиц

Учитывая, что наши глаза двигаются при чтении слева направо, то и заголовки/подзаголовки согласно моим наблюдениям лучше располагать слева. Заголовок должен цеплять внимание читателя, привлекать и отражать суть материала в сокращенной понятной форме.

Если на одном листе будут присутствовать два отчета, то можно прибегнуть к размещению заголовка/подзаголовка в середине листа. Тем самым мы сознательно разрываем поток мысли и переносим читателя к следующему отчету.

Если все отчеты представлены в одной единице измерения, то можно это указать один раз в начале страницы. Если используются разные единицы измерения, то можно ввести дополнительный столбец «Ед. измерения».

Создание диаграмм

В финансовой отчетности большой поток цифр лучше представлять в целых числах и максимально упрощенном формате, а именно в миллионах или миллиардах. Замечательным помощником визуальной передачи цифр служат диаграммы.

При использовании столбцовых диаграмм (рис. 2) важно учитывать следующие правила визуализации информации:

1) оптимально использовать не более 10 компонентов, т. е. лучше представлять данные в разбивке по кварталам;

2) пространство между столбцами должно быть меньше ширины столбца;

3) значения лучше округлять до десятых;

4) использовать либо шкалу, либо значения.

Рис. 2. Пример столбцовой диаграммы

Для линейных диаграмм (рис. 3) нужно учесть следующее:

1) оптимально использовать не более 12 компонентов;

2) линия графика должна быть толще, чем оси X и Y;

3) оси должны быть толще, чем линии координат;

4) прогноз лучше показывать пунктиром.

Рис. 3. Пример линейной диаграммы

Редактирование дизайном

Существует четыре простых способа сделать документ изящным и результативным c помощью дизайна.

Способ № 1. Объединение элементов

Связанные элементы объединяются в группы, для того чтобы они воспринимались как единое целое. Например, для выделения нескольких посылов информации, которые связаны между собой, используем группировку по блокам.

Группировка блоков (разделов) используется для объединения рассыпанных по отдельности элементов в визуально более выразительный массив. Это позволяет упорядочить их отношения друг с другом или с окружением. Можно объединить разделы общей графикой, как показано на рис. 4.

Рис. 4. Группировка блоков (разделов)

Объединение заголовков с рамками позволяет повторяющиеся элементы встраивать в структуру дизайна, потому что они обогащают общее впечатление от деталей отчета (рис. 5).

Рис. 5. Объединение заголовков с рамками

Способ № 2. Выравнивание в структуре

Никакой элемент страницы не должен располагаться случайным образом. Такой способ придает подаче информации структурность (рис. 6).

Рис. 6. Выравнивание в структуре

Способ № 3. Повтор сходных элементов

Некоторые элементы дизайна должны повторяться по всей публикации (рис. 7).

Рис. 7. Повтор сходных элементов

Способ № 4. Контраст

Контраст способствует привлечению внимания читателя к тем моментам, которые мы выделяем в документе (рис. 8).

Рис. 8. Контраст

Управление цветом

Цвет используется чаще всего не в качестве эстетики, а в качестве функционального технического приема. С помощью цвета смысл становится понятным, наглядным и запоминающимся. Для усиления воздействия лучше использовать следующую классификацию цветов:

Стимулирующие (теплые) цвета, способствующие возбуждению и действующие как раздражители:
1) красный – волевой, жизнеутверждающий;

2) оранжевый – теплый, уютный;

3) желтый – контактирующий, лучезарный.
Дезинтегрирующие (холодные) цвета, приглушающие раздражение:
1) синий – подчеркивающий дистанцию;

2) светло-синий – уводящий в пространство, направляющий;

3) сине-зеленый – подчеркивающий движение, изменчивость.
Пастельные цвета, приглушающие чистые цвета:
1) розовый – нежный, производящий впечатление;

2) пастельно-зеленый – ласковый, мягкий;

3) серовато-голубоватый – сдержанный.

Использование вышеперечисленных цветов применимо к выделени(заливке) заголовков или столбцов. Для отображения цифр эффективнее применять темно-синий цвет, для положительных отклонений – голубой (зеленый), а отрицательных – красный, поскольку красный цвет на ассоциативном уровне воспринимается как опасность или негатив (плохие оценки в школе). Исключение – отчеты, которые представляются в Японии. Там в школах красным цветом ставят высокие оценки.

Воздействие отчетностью

Для большей читабельности отчетов необходимо определить, какие основные данные вы хотите донести до аудитории (акционеров, руководства, сотрудников), и выделить их. Выделение можно осуществить следующим образом:

1) увеличить шрифт или выделить жирным;

2) оттенить цветом;

3) поставить акцентирующий знак (цветовая рамка, графический объект).

Курсив лучше не использовать, потому что он дает дополнительную нагрузку на глаза и за счет этого считка текста происходит медленнее. По этим же причинам не стоит писать текст с поворотом на 90°.

Комментарии к отчетности

Пакет финансовой отчетности формируется на постоянной основе для анализа причин отклонений от предыдущего месяца или исполнения бюджета. Сотрудниками составляются комментарии по причинам отклонений. Когда у компании имеется разветвленная филиальная сеть, то обычно комментарии пишутся разными людьми в разных стилях.

Предложения начинаются с разных частей речи, и грамматически предложения выстроены в разном ключе. В итоге руководству представляются данные в нечитабельной форме. Для того чтобы результативно визуально представить эти аспекты, необходимо придерживаться трех правил:

1) предложения начинаются с одной части речи;

2) предлоги и союзы пишутся с новой строки;

3) предложения имеют единую грамматическую структуру.

Очень эффективно воздействует текст, который начинается с активного глагола, потому что у читателя на подсознательном уровне такая подача текста воспринимается как «действие = результат».

Чтобы отчет стал живым и при этом остался логично выстроенным, можно добавить:

1) логотип компании;

2) картинку или графику.

Это добавит отчету эмоциональности, исчезнет монотонность, а запоминать изложенные данные будет легко и просто. Ко всему прочему каждый отчет приобретет свою визитную карточку, и весь пакет отчетности превратится в результативно воздействующий документ.

Кейс по визуализации

На рис. 9 показано, как можно применить описанные выше правила при создании отчета в рамках пакета документов финансовой отчетности.