Задача выполнима

Прямая передача

Наиболее часто используемый метод постановки задач в российских компаниях — система учета ключевых показателей эффективности (Key Performance Indicators). Метод означает разбивку крупных целей на более мелкие для департаментов, отделов департаментов и т. д. вплоть до задач каждого сотрудника. При этом они должны быть сформулированы с количественными показателями, чтобы можно было вычислить степень их выполнения. Задачи обычно составляют на долгий период, например на год. Но в этой системе есть несколько недостатков. 

Для некоторых сотрудников жесткая формулировка KPI не должна применяться, так как ситуация в их работе меняется очень быстро. Переделывать ключевые цели десять раз в месяц неэффективно. Это демотивирует людей, потому что KPI по своей сути настраивает на выполнение конкретных долгосрочных результатов и получение бонусов по итогам года. 

Компании пытаются решать возникшее затруднение разными способами. Наталья Болдырева, директор департамента стратегических проектов Microsoft в России, рассказывает: "Мы используем систему KPI и выстраиваем ее таким образом, чтобы видеть свое развитие в меняющихся реалиях бизнеса. Разумеется, наши KPI не являются жесткими на 100%, особенно в оценке работы сотрудников. Главное — не отчетность, а умение быстро среагировать и, если нужно, внести изменения практически в режиме реального времени, чтобы деятельность была действительно эффективной". Поэтому в Microsoft на уровне корпорации определенные показатели могут быть скорректированы или отменены, если они перестали быть актуальными. Делается это на регулярной встрече руководителей, которая проходит раз в полгода. 

При этом эксперты не рекомендуют бездумно использовать одни и те же инструменты как для малых, так и для крупных компаний. Как поступить, если в компании всего один департамент, а задачи постоянно меняются? Тогда очевидными показателями эффективности работы являются сам факт выполнения задач и качество их решения. Такой KPI прост: не нужно долго ломать голову над его формулировкой, нет необходимости его менять, так как он универсален — выполнение задач является основой работы каждого сотрудника в любой организации. 

Черный ящик руководителя

Но при использовании такого подхода можно наткнуться на другой подводный камень. Менеджеры среднего звена, которые обычно вырастают из вчерашних исполнителей, плохо формулируют проблему, не готовы к жесткому контролю выполнения задач. Их нужно обучать искусству управления, этим должны заниматься топ-менеджеры, руководители компаний. 

Но для того чтобы обнаружить проблему, необходимо обладать специальными техническими средствами, позволяющими отслеживать, кто и как ставит задачи своим подчиненным (по вертикали) и коллегам (по горизонтали). 

Часто для автоматизации постановки задач в компаниях используют средства Microsoft Outlook и Exchange. Но они не позволяют директору видеть, как его подчиненные среднего уровня управляет своими исполнителями, ставят задачи и контролируют ли результат. Единственный способ — сесть рядом и посмотреть, как он работает в реальном времени. Но это уже крайняя ситуация, когда неэффективность менеджера становится слишком явной. К ней ведут месяцы или даже годы плохой работы, снижающей общие показатели бизнеса, о чем руководство компании может даже не догадываться. То есть компания представляет собой "черный ящик" с неизвестными процессами, происходящими внутри. Чтобы заглянуть в него и сделать прозрачным управление на всех уровнях компании, необходимы специальные программные продукты для постановки задач. 

Связанные одной целью

"Как правило, внедрение систем для управления проектами и задачами сопровождается сильным сопротивлением со стороны сотрудников. В основном задачи используют для поиска виноватого — сотрудники включают итальянскую забастовку, умирает самоорганизация, процессы останавливаются. Руководители также сопротивляются внедрению, потому что неожиданно на них сваливается ответственность за все постановки задач, да и без самоорганизации работать очень тяжело. Задачи не должны менять принципы управления, а, наоборот, обязаны поддерживать самоорганизацию и служить не только кнутом, но и пряником. Успешность внедрения задач — это не вопрос инструмента, а поиск мотива для использования",— рассказывает Сергей Рыжиков, генеральный директор "1С-Битрикс". 

Тем не менее, по исследованию Harvard Business Review, в среднестатистической компании 5% сотрудников всегда работают хорошо, примерно столько же всегда работают плохо, а для эффективного труда остальных 90% всегда требуется правильная постановка целей и задач с обязательным контролем исполнения. 

Вместе с тем известный консультант по организационному управлению Стивен Кови, недавно побывавший в Москве, в одном из интервью заявил: "Система кнута и пряника — величайшая по глупости система управления. Настоящие лидеры ценят своих подчиненных и осознают, что их самая важная обязанность — помогать развиваться, давать им расти, поощрять их". 

То есть ставить задачи необходимо, но делать это следует достаточно мягко, раскрывая потенциал сотрудников, а не разрушая его. Важно не довести процесс до полного искоренения инициативы. В компании "1С-Битрикс" изучили проблему и решили: лучший вариант, когда руководитель говорит, что нужно сделать, но задачу в информационной системе формулирует себе, а иногда и коллегам сам сотрудник. При этом оценивает ее выполнение вышестоящий менеджер. Новая, десятая версия "1С-Битрикс: Корпоративный портал" содержит соответствующий функционал, опробованный компанией на себе. Этот программный блок разработчик назвал "Задачи 2.0". 

Задача не считается автоматически проваленной, если прошел срок ее исполнения, как это бывает в других системах. Ведь в некоторых случаях важна не точная дата, а качество работы. Руководитель может отменить некоторые задачи и поставить другие, сдвинуть дедлайн или запретить его передвигать и т. д. 

Благодаря такому подходу у сотрудников остается привычная свобода действий, и сохраняется самоорганизация компании как комплексной социальной системы. Наблюдая за оценками, которые выставляет руководитель, сотрудники видят личную эффективность и стремятся ее повысить. Система демонстрирует, как задача каждого вливается в цели департамента и в конечном итоге влияет на весь бизнес. А топ-менеджер может отслеживать, насколько правильно и адекватно ставят задачи менеджеры среднего звена. 

По итогам квартала или другого периода система позволяет составить сводный отчет эффективности работы всей компании на основании того, как выполняли свои задачи все работающие в ней сотрудники. 

Сам себе начальник

Довольно простая на первый взгляд система оказывает глубокое воздействие на бизнес. "Люди стремятся быть успешными,— говорит Сергей Рыжиков.— Они хотят понимать, хорошо или плохо поступают в бизнесе, и пытаются стать более эффективными. Если дать им инструмент для этого, они будут им пользоваться". Один из эффектов такого подхода — запуск механизма обратной связи, когда сотрудник может попросить руководителя о дополнительной работе, чтобы "подтянуть" свои показатели. "Задачи 2.0" превращаются в инструмент для раскрытия потенциала сотрудников, меняют их отношение к работе, дают точку отсчета для движения по карьерной лестнице. При этом система управления не меняется, продолжают работать принятые глобальные KPI. Решение "Корпоративный портал" интегрируется с привычными Microsoft Outlook и Exchange. 

Также "1С-Битрикс" связала свои "Задачи 2.0" с системой учета личного времени, получив от этого дополнительные эффекты. Известно, каких усилий требует контроль над дисциплиной персонала. Компании устанавливают сложные пропускные системы и даже переезжают в новые офисы. Сотрудники самостоятельно запускают систему утром при заходе на корпоративный портал (что автоматически обеспечивает его рекордную посещаемость). В специальном окне выбирают, какие задачи собираются выполнять сегодня, могут поставить процесс на паузу во время обеда или перекура. И вечером нужно закрыть рабочий день или утром система напомнит, что накануне это не было сделано. В "Корпоративном портале" не требуют жесткого выполнения правил. Компания лишь ожидает, что определенное количество времени человек будет уделять работе. Заставлять приходить вовремя в компании считают бессмысленным, так как люди придумают, как им обойти систему. Но каждый сотрудник знает, что при необходимости руководитель может просмотреть его реальный график работы. Это развивает навыки самодисциплины. Такой подход уже показал себя на практике в самой компании "1С-Битрикс". 

Бонус за глаза

Опрос, проведенный в конце прошлого года ресурсом HeadHunter, показал, что в российских компаниях выдача премий часто вообще не зависит от качества выполненной работы. 68% опрошенных заявили, что получают премии как минимум раз в год, а 31% из них — каждый месяц. Еще 27% опрошенных признались, что размер премии напрямую зависит от настроения начальника.