Ответственность правопреемника за сохранность документов

Храмцовская Наталья Александровна, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Какие только споры ни приходится рассматривать арбитражным судам. И далеко не всегда длительность судебного разбирательства коррелирует с ценой вопроса (по крайней мере, с той, что «лежит на поверхности»). Обычно проблемы возникают в «серых зонах» законодательства либо там, где сам предмет разбирательства представляет такую мешанину вопросов, что судам с первого раза не удается вникнуть во все нюансы. Именно так и произошло при разбирательстве в вопросе ответственности правопреемника за сохранность документов предшественника, которые были запрошены налоговым органом.

Спор между налоговым органом и ОАО «ФСК ЕЭС» прошел все три судебных инстанции, и на третьем этапе решение Фемиды изменилось на 180 градусов, причем при каждом разбирательстве выявлялось что-то новенькое (дело № А40-16827/10-114-107).

Все началось с того, что налоговый орган оштрафовал ОАО «ФСК ЕЭС» за непредставление в установленный срок 11 счетов-фактур на 550 рублей (по статье 126 Налогового кодекса РФ). Как видите, цена вопроса невелика (но если на основании данного факта обществу будет отказано в возмещении НДС, то сумма может оказаться совсем другой). Эти счета-фактуры были выставлены в 1996–1999 годах на общую сумму более 125 миллионов рублей и являлись документами ОАО РАО «ЕЭС России» (правопреемником которого стало ОАО «ФСК ЕЭС» вследствие реорганизации путем присоединения).

В этой истории приняла участие организация, оказывающая услуги по депозитарному хранению документов.

Первая судебная инстанция встала на сторону ОАО...

Не согласившись с наказанием, ОАО «ФСК ЕЭС» обратилось в суд. В иске общество утверждало, что у него нет вины в отсутствии документов, т.к. оно их попросту не получало от ОАО РАО «ЕЭС России».

Арбитражный суд города Москвы первый раз рассмотрел это дело в мае 2010 года и установил, что архивное хранение и обслуживание документов фонда ОАО РАО «ЕЭС России» (далее – РАО) осуществляет ЗАО «СпецГарант» (далее – ЗАО). В соответствии с договором об оказании услуг от 30.06.2008 ЗАО осуществляет хранение и охрану документов архивного фонда РАО. Согласно договору контроль физического состояния архивных документов и уничтожение архивных документов с истекшими сроками хранения осуществляет ЗАО. Передачу документов на архивное хранение осуществило само РАО. ОАО «ФСК ЕЭС» (далее – ОАО) не могло ни повлиять, ни проконтролировать процесс передачи (непередачи) документов в архив работниками РАО.

Когда налоговая инспекция истребовала документы, ОАО «ФСК ЕЭС» направило запрос в ЗАО, которое в ответ сообщило, что запрашиваемые документы не найдены – первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факты осуществления хозяйственных операций и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (банковские документы, ордера, счета-фактуры и другие) со сроком хранения 10 лет (документы за 1996–2001 годы) числятся как выделенные к уничтожению согласно актам от 25.12.2006 № 5 и от 20.03.2008 № 11 о выделении к уничтожению не подлежащих хранению документов на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденного Федеральной архивной службой 06.10.2000.

Сославшись на ст. 23 Налогового кодекса РФ, согласно которой налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, суд сделал вывод о том, что инспекцией истребованы документы по истечении срока их хранения (поскольку проверка общества проводилась в 2009 году, а инспекция истребовала документы, изготовленные в 1997 году).

Таким образом, суд счел, что ОАО документально подтвердило отсутствие своей вины в непредставлении истребованных документов, и решение налоговой инспекции о привлечении «ФСК ЕЭС» к административной ответственности было признано недействительным.

...вторая – тоже...

Девятый арбитражный апелляционный суд в июле 2010 года согласился с позицией первой судебной инстанции, несмотря на то, что налоговая инспекция основательно подготовилась к судебному разбирательству, предъявив новые аргументы в обоснование своей позиции:

Таблица 1
Аргументы налоговой инспекции и мнение суда по ним

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000)

В результате Девятый арбитражный апелляционный суд решил, что вина ОАО «ФСК ЕЭС» в непредставлении документов отсутствует, поэтому ОАО не может быть привлечено к ответственности (решение первой судебной инстанции было оставлено без изменения).

... а третья – нет, и все началось заново

В ноябре 2010 года кассационную жалобу рассмотрел Федеральный арбитражный суд Московского округа и нашел предыдущие судебные акты по данному делу подлежащими отмене, поскольку суды не полностью выяснили обстоятельства, имеющие значение для разрешения спора:

• ключевым стал аргумент налогового органа о том, что ОАО «ФСК ЕЭС» не подтвердило отсутствие запрашиваемых документов и правомерность их уничтожения;
• кроме того, суд счел ошибочным вывод предыдущих судов об истечении срока хранения истребуемых документов.

Решения первой и второй судебных инстанций были возвращены на повторное рассмотрение. Арбитражный суд г. Москвы остался при своем первоначальном мнении, но Девятый арбитражный апелляционный суд при повторном разбирательстве в августе 2011 года рассудил иначе (посчитал наказание ОАО правомерным).

Для удобства анализа аргументов налогового органа и мнений судов по ним соберем все это в табличной форме (см. Таблицу 2 на следующей странице). При этом сохраним нумерацию аргументов налоговиков, полностью приведенных в Таблице 1 (так легче будет соотносить содержимое этих таблиц).

Таблица 2
Мнение ФАС Московского округа и новое решение второй судебной инстанций (нумерация аргументов налоговой инспекции в графе 1 Таблицы 2 взята из Таблицы 1)

Выводы

Как видим, только со второй попытки суды признали, что правопреемник организации обязан обеспечить сохранность документов своего предшественника.

Второе, что нам важно уяснить: срок хранения документов отсчитывается не от даты их создания и не от даты, когда завершилось выполнение ими их первичной функции, а от даты их последнего использования в деловой деятельности организации. В этой связи срок хранения счетов-фактур за 1996–1999 годы, которые были включены в книгу продаж за 2008 год, истекает только 2012 году и уничтожать их можно будет только в 2013 году.

Жаль, что суды не обратили внимания на то, как в Перечнях 2000 и 2010 года указаны сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов – число лет дано верное, но вот условия, определяющие, с какого момента отсчитывать эти годы, не даны. И многих это может привести к дорогостоящим ошибкам.

И еще один момент. Налоговая инспекция и суды остались неудовлетворенными информацией, которая содержалась в актах на уничтожение документов, поскольку содержание актов не позволило идентифицировать, что именно запрошенные инспекцией документы выделены к уничтожению (можно предположить, что эти акты были составлены в соответствии с традиционными правилам делопроизводства, которые не предусматривают поштучного указания документов). На эту претензию следует обратить внимание и, возможно, составляя свой следующий акт на уничтожение счетов-фактур, вы возьмете за основу сведения из Книг покупок и продаж, где все счета-фактуры перечислены поштучно.