Применяем унифицированные формы документов

Чем руководствоваться

1 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» – далее Закон № 402-ФЗ.

2 Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 <О вступлении в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»> – далее Информация Минфина.

3 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

5 Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П.

6 Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П.

Каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом. До 2013 года основой документооборота компании были первичные документы, утвержденные Госкомстатом (Росстатом) и другими российскими ведомствами. Такие формы составляли альбомы унифицированных форм.

ПРАКТИЧНО, ВОСПОЛЬЗУЙТЕСЬ

Прежде чем разрабатывать собственные формы, убедитесь, что федеральным законом не установлена обязанность применять унифицированные формы, утвержденные уполномоченным органом (Информация Минфина).

С 2013 года каждая компания обязана утверждать формы «первички» самостоятельно. В результате у каждой компании должен получиться свой альбом унифицированных форм. При этом принятие каждой формы может проводиться поразному:

• утверждается к применению прежняя унифицированная форма;
• прежняя унифицированная форма принимается за основу, затем компания дорабатывает ее под себя с учетом соответствия требованиям Закона № 402-ФЗ;
• форма документа разрабатывается с нуля самостоятельно.

Без изменений

Не все старые унифицированные формы с 2013 года исключены из бухгалтерского документооборота. Те из них, которые утверждены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (не Закона № 402-ФЗ), остаются обязательными к применению в качестве первичных учетных документов (Информация Минфина).

Так, порядок ведения кассовых операций и безналичных расчетов по закону уполномочен устанавливать только Банк России. Поэтому при оформлении таких операций можно использовать только формы, утвержденные этим ведомством.

Минфин обращает внимание на два положения Банка России: № 373-П и № 383-П.

К ним прилагаются обязательные для применения формы кассовых и расчетно-платежных документов:

• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость;
• платежная ведомость;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• платежное поручение;
• инкассовое поручение;
• платежное требование;
• платежный ордер и др.

Обратите внимание, что на всех кассовых документах по-прежнему требуется подпись главного бухгалтера (при его наличии).

Документ на основе унифицированной формы

Большинство старых унифицированных форм соответствуют общим требованиям законодательства. Поэтому можно доработать эти формы под себя, если они, к примеру, не соответствуют специфике деятельности компании.

Убираем лишнее. Многие компании продолжают использовать привычные формы, немного их скорректировав.

ПРОСТО ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Рекомендуемые электронные форматы накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг), приемлемые для телекомуникационного представления в налоговый орган, утверждены приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172.

В частности, удаляют из форм графы, которые по объективным причинам обычно оставались пустыми. Например, графы для кодов из общероссийских классификаторов (ОКУД, ОКИН и др.). Или раздел «Аттестация» в личной карточке кадрового учета № Т-2.

У бухгалтеров и кадровиков возникают вопросы по заполнению граф «Оклад» и «Надбавки» в форме № Т-3 (штатное расписание). Если они не соответствуют действующей у работодателя системе оплаты труда, то их нужно убрать из формы.

Добавляем реквизиты. Проверьте наличие в форме обязательных реквизитов, причем в том виде, который предписан ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Особое внимание обратите на реквизит «Подпись». В унифицированных формах рядом с местом для подписи укажите должности сотрудников, которым в соответствии с уставными документами или локальными актами делегировано право подписи определенных документов (п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Например, во многих крупных компаниях бухгалтерские документы подписывает главный бухгалтер, а кадровые документы – директор по персоналу (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Поэтому в реквизите «Подпись» нужно указывать соответственно должности «Главный бухгалтер» и «Директор по персоналу».

Разработка с нуля

При самостоятельной разработке формы документа компания должна следовать трем основным принципам: обязательный минимум, унификация и стандартизация.

Минимальные требования. При разработке формы первичного документа в него обязательно нужно включить реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование составителя документа;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;
• подписи уполномоченных лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Унификация. Методом разработки альбома форм документов является унификация, то есть создание единообразной системы реквизитов и их размещения для каждого вида документов. При этом решается задача типизации форм для их многократного применения, повышения качества работы, снижения трудоемкости при обработке документов, информационной совместимости документов.

ПРОСТО ВАЖНО ЗНАТЬ

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации (п. 2.2.1.45 ГОСТ Р 51141-98).