Тайм-менеджмент для рекрутера

«Я только на минуточку»

Самый дорогостоящий ресурс – время – необходимо брать под контроль, который заключается в планировании. Умение ежедневно, детально, рационально планировать и использовать свое время становится настоящим кладом для опытного менеджера. С уверенностью можно говорить, что все успешные люди ежедневно планируют свое время. В свою очередь, из-за неумения брать пролетающие часы под контроль дела быстро могут пойти прахом.

Представьте, что вы составляете ваш персональный «бюджет времени», т.е. оцениваете стоимость своей работы вплоть до минуты. Попробуем? По данным Росстата, средняя зарплата в России в 2013 г. составляет 27 340 рублей. Исходя из пятидневной 40-часовой рабочей недели, получаем уровень дохода, равный в среднем 155 рублям в час, или того нагляднее – 2,6 рубля в минуту. Но и это еще не все. Мы не учли перспективы повышения зарплаты в зависимости от трудового стажа, опыта и образования. И в конце концов, нужно же иметь свободное время и для личных дел. Поэтому при неизменном времени работы стоимость каждой вашей минуты будет только расти, и это действительно впечатляет. Вы зарабатываете деньги, постоянно расходуя время. И этот ресурс никогда не восполняется.

Вы зарабатываете деньги, постоянно расходуя время

Подойдем к проблеме траты времени с другой стороны. Средняя продолжительность жизни в России, по данным разных источников, в настоящее время составляет около 70 лет. Сон и отдых занимают у нас три четверти этого срока. В итоге около 20 лет своей жизни мы посвящаем работе. Многим хочется за эти два десятилетия достичь определенных высот в карьере. Для одних это стремление – решающее при выборе профессии, для других оно становится поводом изменить свое отношение к любимой работе в настоящем. При осознании того, что времени действительно мало, становится жаль тратить его впустую. Что же делать, если рабочий день кажется переполненным делами? И главное – как быть, если ваша работа постоянно «горит», и вообще количество заданий во многом зависит не от вас?

Обратимся к спектру задач, которые стоят перед менеджером по персоналу. Наиболее полно и близко к современным реалиям, на мой взгляд, их описывает в своей книге «Эффективное управление персоналом. Новая роль HR-менеджера в организации» Дэйвид Олсон Ульрих, профессор бизнес-школы Мичиганского университета Энн-Арбора. Он выделяет четыре стратегические задачи HR-менеджера:

1. Управление персоналом.

2. Управление инфраструктурой компании.

3. Участие сотрудников.

4. Управление трансформацией корпоративной культуры.

В соответствии с тенденциями рынка труда этот список задач актуален как для западных, так и для российских компаний. При этом все обязанности могут ложиться и на плечи одного человека, и на целый отдел: это определяется размером и стратегией организации.

Как и в любой другой профессии, кадровику требуется навык управления временем. Специфика работы HR-специалиста – в том, что время, в которое он претворяет в жизнь стратегические замыслы компании, как правило, напрямую зависит от стратегии его собственной работы. Он призван постоянно мотивировать, оптимизировать, совершенствовать деятельность других, но при этом сам должен строить свою работу по тем же принципам. И чтобы не остаться «сапожником без сапог», рано или поздно HR-менеджер создает свой оптимальный график выполнения задач. В одной статье мы, пожалуй, не в силах обсудить все тонкости работы каждой ипостаси специалиста по кадрам, поэтому предлагаем остановиться на выполнении такой трудоемкой части работы, как подбор персонала. Она, наравне с обучением и развитием, предполагает наибольшее количество контактов с внутренними клиентами – имеющимися или потенциальными сотрудниками, и поэтому делает ежедневную работу непредсказуемой, а планирование следующей рабочей недели – замысловатым.

Гонка за временем при подборе персонала

В сегодняшних реалиях, когда наблюдается дефицит кадров, и кандидаты выбирают компанию сами, многие организации предлагают довольно привлекательные условия для соискателей и одновременно при подборе берут курс не на количество, а на качество персонала. В самом общем виде работа менеджера, набирающего сотрудников, обычно состоит из трех направлений: стратегическое планирование (в том числе оптимизация численности персонала, работа с заявками по подбору и т.д.); размещение вакансий и составление сопутствующих документов; проведение собеседований и оценка кандидатов. Таким образом, привлекая и отбирая в кратчайшие сроки лучших кандидатов, HR-специалист отвечает не на вопрос «как оптимизировать работу в отдельном из перечисленных направлений?», а на вопрос: «как найти баланс между всеми тремя задачами?»

Около 20 лет своей жизни мы посвящаем работе

Взглянем на объективные факторы, от которых зависит объем работы специалиста, а скорость закрытия вакантных позиций будет варьироваться от одной организации к другой:

1. Отрасль, в которой работает компания.

2. Экономическая ситуация в регионе.

3. Бюджет на инструменты по подбору персонала (к примеру, на командировки и размещение вакансий).

4. Уровень подбираемых должностей.

Все эти факторы представляют собой не зависящие от нас переменные, которые определяют уровень загруженности рабочего дня. Но изменить ничего из этого мы не можем. Тогда где же сэкономить и как оптимизировать временные затраты? В большинстве распространенных методик по тайм-менеджменту главная идея заключается в том, чтобы сосредоточить свои силы на действиях, приносящих максимальную прибыль. А действия – это то, что уже целиком зависит от нас. Перечислим основные четыре субъективных фактора работы, которые, как выражаются многие исследователи тайм-менеджмента, крадут время рекрутера.

1. Служебные перемещения.

Любое перемещение в офисе и вне его (от посещения переговорных до командировок) может в конечном счете отнимать немало рабочего времени. Сегодня многие предпочитают не полагаться ни на городской транспорт с его неоптимальным графиком движения, ни на служебный автомобиль. Некоторые компании теперь и вовсе отказываются от первичных собеседований с глазу на глаз, прибегая к видеозвонкам или обычным телефонным интервью. Это экономит время обеих сторон, особенно если кандидат находится в другом городе, а также позволяет составить предварительный портрет собеседника и решить, стоит ли продолжать разговор. В отдельных случаях после такого пробного собеседования необходимые тесты и анкеты высыпаются кандидату по электронной почте для заполнения.

2. Технические проблемы.

Многие компании сейчас идут по пути электронной обработки данных оценки кандидата

Пожалуй, большинству рекрутеров известно, какое количество экземпляров анкет ежедневно находится на рабочем столе в стопке, из-за которой уже давно не видно коллегу за соседним столом. Эта стопка неумолимо растет, но все данные нужно будет обработать и внести в таблицы на компьютере, а также их, возможно, придется подшить в папку, чтобы сохранить в архивах. Для чего их хранить, никто не знает. Как мы уже упомянули выше, многие компании сейчас идут по пути электронной обработки данных оценки кандидата. Плюсы этого варианта в том, что в целом при аналогичном уровне надежности (если соблюдены все требования к анкетам) экономится масса времени как на сбор, так и на обработку нужной информации. Отрицательная сторона этого подхода заключается в необходимости инвестировать в электронное анкетирование, поэтому в условиях экономии бюджета можно и вовсе рационализировать подход. Всем ли сотрудникам следует давать математический и вербальный тесты? Можно ли обойтись анкетированием или тестовым заданием еще на этапе размещения вакансии и сбора резюме? Может ли часть анкет вообще быть убрана и заменена качественным интервью по компетенциям и пробным решением кейса?

3. Нарушение режима труда и отдыха.

Так называемые нерегламентированные перерывы во время рабочего дня – то в курилку, то на чашечку кофе, то на звонок домой – широко распространенные «пожиратели» рабочего времени. Нам кажется, что все под контролем, но на деле самое продуктивное время – с подходящим настроем и энергией для решения задач – может так и закончиться вместе с чашкой кофе. После такого «уютного» перерыва будет особенно сложно возвращаться на свое рабочее место. По этой причине значительно разумнее было бы планировать перерывы в условиях интенсивной рабочей нагрузки, чтобы они служили отдыху в зависимости от особенности ваших биоритмов. Самое продуктивное время у человека – утренние часы. Согласно одному из последних исследований известной компании HeadHunter, большинство сотрудников чувствуют себя лучше всего с 9 до 12 часов, а после обеда энергия ощутимо идет на спад. Но это лишь универсальная формула, а не предписание. В этом же исследовании 28% опрошенных отметили, что предпочли бы перейти на свободный график работы. Да и наверняка вы встречали людей, которым гораздо комфортнее и продуктивнее работается в вечерние часы. Обратная сторона медали – с вечерней продуктивностью придется согласовать не только свои собственные планы, но и график работы вашего руководителя и, конечно, сотрудников и кандидатов.

4. Расстановка приоритетов.

Этот чаще всего встречающийся у менеджеров «пожиратель» времени требует немедленного укрощения. Пожалуй, он вместе с тем требует и глобального подхода – обсуждения и корректировки целей работы с руководителем, делегирования, умения говорить «нет» коллеге, желающему, чтобы вы выполнили за него работу, а также индивидуального планирования, т.е. выработки у себя полезной привычки записывать планы, пользоваться схемами для сортировки задач по степени важности. Сложнее всего бывает, как ни странно, подстроить общую схему под собственные, индивидуальные нужды, потому что универсальных подходов для расстановки приоритетов не бывает. Важно понимать, что инструменты планирования могут подходить вам – в зависимости от ваших индивидуальных склонностей и предпочтений – в большей или меньшей степени. Одному человеку нужен краткий список в ежедневнике, а другой – выберет настенный календарь со стикерами. Кто-то сортирует задачи графически в виде дерева, кто-то настраивает напоминания в почтовом ящике со звуковым сигналом. Люди склонны по-разному воспринимать и запоминать информацию. Можно посоветовать из всех доступных инструментов подыскать и выбрать те, с которыми комфортно работать именно вам. Для расширения круга идей можно обратиться и к коллегам.

Люди склонны по-разному воспринимать и запоминать информацию

В связи с последним пунктом, касающимся расстановки приоритетов, отдельно упомянем особенности работы при массовом подборе персонала. К нему можно отнести наем сотрудников для отдельных проектов компании. Как известно, этот вид подбора технически принципиально отличается от обычного, т.к. большое количество позиций должно быть закрыто в сжатые сроки. Помимо того что часто приходится взаимодействовать с кандидатами или в группах, или удаленно, проводить максимально краткие и емкие интервью, многие менеджеры по персоналу сталкиваются с ситуацией, в которой приоритетно все и сразу. Если ресурса достаточно, ситуация «все пропало!» возникнет не скоро. Но важно следовать простым правилам, чтобы избежать авралов:

1. Использовать проверенные способы оценки большого количества соискателей, чтобы максимально автоматизировать подбор кандидатов на первом этапе. Необходимо обеспечить своеобразный фильтр, через который будет происходить отсев. Для этого принято использовать стандартные опросники, которые лучше отправлять в электронном виде еще до личной встречи кандидата с менеджером по подбору персонала.

2. Расставить приоритеты при подборе позиций разного уровня таким образом, чтобы сначала закрывать те, без которых компания не сможет выполнять основную деятельность. Как правило, прежде всего должно безукоризненно выполняться первичное обслуживание клиента. Поэтому, в первую очередь, необходимо заполнять начальные позиции исполнителей – продавцов, операторов колл-центра, торговых представителей.

3. В конце концов, целесообразно определить, какое минимальное количество начальных позиций должно быть закрыто, т.е. когда будет набрана первичная команда, и можно дальше двигаться «вверх по служебной лестнице» и работать с вакансиями руководителей. На некоторое количество позиций менеджеров проектов могут быть приглашены опытные внешние консультанты, пока не будут подобраны подходящие сотрудники из штата. Это позволяет экономить время и деньги на последующем обучении и адаптации новых работников.

Планирование времени на практике

Итак, применим наиболее известные инструменты тайм-менеджмента к повседневным задачам рекрутера.

Подготовительный или первый шаг – заполнение ежедневника. В удобном для вас формате кратко опишите все стоящие перед вами задачи. Это должно стать хорошей привычкой, результаты которой не заставят себя долго ждать: ведь теперь не нужно удерживать в голове все планы. Особо «продвинутым» пользователям рекомендуется записывать не только рабочие, но и личные дела – во втором разделе на странице.

Задачи записаны, как теперь с ними быть? Как вы, возможно, знаете, закон Парето, или эмпирическое «правило 20/80», гласит, что 20% усилий дают 80% желаемого результата.

Ваша задача – выстроить процесс таким образом, чтобы обнаружить эти 20% и максимально сконцентрировать на них свои усилия. Как говорил Ричард Кох, популяризировавший закон Парето: «Мы пользуемся временем нерационально. И поэтому нет смысла в «косметическом ремонте» подходов к планированию дня – нужна полная реконструкция представлений о времени». Поэтому следующим шагом станет определение важности и срочности текущих дел. В этом нам поможет заполнение матрицы Эйзенхауэра.  

Для начала рекомендую определиться с форматом работы. Если вам привычнее традиционный бумажный носитель, то имеет смысл на первых порах чертить вашу матрицу прямо в ежедневнике с периодичностью, скажем, в неделю. Если на компьютере удобно, и ежедневник там же, есть много удобных приложений и программ (от Eisenhauer в AppStore для МАС до Excel), где можно составить таблицу. Итак, внесите все ваши задачи на ближайший месяц в указанную таблицу; распределите все свои рабочие дела по степени важности и срочности. В первую очередь, вам предстоит интенсивно работать с горящими задачами типа А – важными и срочными делами. Далее приоритет за Б – важными, но рискующими стать срочными без определения сроков их выполнения. Затем настанет время задач сектора В – срочных мелочей, которые необходимо или делегировать, или выполнить самостоятельно. Выполнение задач типа Г при высокой нагрузке можно отложить на неопределенное время или вовсе вычеркнуть из списка.

Постарайтесь проанализировать свои задачи на предмет важности и срочности конкретно для вас в настоящее время. В зависимости от индустрии, особенностей организации и уровня вашей ответственности, ячейки таблицы будут заполнены разными задачами. Нет сомнений, что ориентироваться мы будем, прежде всего, на горящие вакансии, на которые требуется бросить все силы. Однако взгляните на неважные задачи типа В и Г, которые так часто отнимают время и заставляют бросать более срочные дела.

Далее, имея на руках списки задач, можно приступить к планированию своего рабочего дня. Какой бы ни была специфика работы в настоящее время, любой рекрутер стремится максимально уплотнить рабочий день, стараясь исключить «пустое» время ожидания очередного интервью, но при этом ловко балансируя между документами и кандидатами. Перечень, представленный в таблице 2, может послужить шаблоном и помочь в том, чтобы начинать и заканчивать день не только хорошо, но и вовремя.

Таблица 1

Индивидуальный тайм-менеджмент

Полки книжных магазинов ломятся от книг, посвященных тайм-менеджменту. Как правило, авторы не ограничиваются вопросами развития карьеры и даже настойчиво рекомендуют переносить тайм-менеджмент в личную жизнь. Уверены, что это произойдет и само собой, когда вы настроите удобный график работы и расставите жизненные приоритеты.

Умение записывать задачи в таблицу еще не означает, что они будут выполнены

Сегодня на тренингах по тайм-менеджменту принято снабжать студентов пачкой инструментов для управления временем. Это самые разные графики, карты, матрицы, которые помогают контролировать свое время. А вдобавок они, как правило, разработаны западными исследователями и просто переведены на русский язык. Признаться, мне этот стандартный набор инструментов всегда напоминает то, как учителя в средней школе заставляли нас заполнять дневник, приучая к дисциплине и аккуратности. Умение записывать задачи в таблицу еще не означает, что они будут выполнены. Поэтому широкий спектр параметров (к примеру, степень важности дела, сроки, возможность делегирования), которые охвачены разнообразными графиками и матрицами, применимы далеко не во всех случаях. И дело даже не в российских реалиях. Имея более или менее похожие по типу и количеству задачи, сотрудники склонны подходить к ним по-разному в зависимости от их личностных качеств. Одни – жаворонки, другие – совы, кто-то предпочитает обдумывать большинство шагов за чашкой кофе и желательно за обедом, а кто-то – более импульсивен.

Пожалуй, люди развиваются по-разному на похожих должностях, в том числе благодаря личностным особенностям. А значит, если стоит вопрос увеличения собственной продуктивности, получается, что надо не только оперировать графиками и схемами, а прежде всего совершенствовать свои личностные и деловые качества. Прививать себе решительность, инициативность, становиться более деятельным и каждый день находить в своей работе интересное и познавательное – все это качества людей, которые заинтересованы в развитии карьеры, и поэтому ежедневно совершенствуют свою работу и идут к успеху.