Как создать внутренний документ: полезные советы

Совет 1. Создавайте рабочие внутренние документы. Не для того, чтобы были. А для того, чтобы реально решали какую-то проблему. Например, регулировали деятельность всей компании или ее конкретного подразделения.  

Совет 2. Ограничьте круг инициаторов нормотворческого процесса и назначьте ответственного за его выполнение. В него можете войти вы, как генеральный директор, ваши заместители. Вы будете принимать решение о начале процесса разработки документа, составлять и направлять задание о подготовке проекта документа структурному подразделению со всеми обоснованиями и пожеланиями, каким он должен быть.  

Совет 3. Допускайте в процессе разработки сложных внутренних документов создание рабочих групп. При подготовке наиболее важных, сложных и значительных по объему проектов внутренних документов могут создаваться рабочие группы из числа работников нескольких структурных подразделений. Организацию их работы можно поручить руководителю ответственного подразделения. В рамках этой деятельности он может формировать рабочие группы, распределять полномочия между ними и контролировать сроки выполнения поставленных задач. 

Процесс работы над документом может выглядеть вот так: 

Подготовленный и завизированный ответственным руководителем проект внутреннего документа (визовый экземпляр) направляется на согласование в визирующие подразделения. К ним, как правило, относятся:

- подразделения, инициирующие процесс принятия документа;

- подразделения, представители которых участвовали в составе рабочей группы по разработке проекта документа;

- подразделения, к компетенции которых отнесено осуществление деятельности, регламентируемой проектом внутреннего документа;

- правовое подразделение. 

Каждое из них в рамках своей компетенции оценивает проект документа на предмет соответствующих рисков (экономических, правовых, налоговых и т. д.) и защиты интересов компании.

Так, например, правовое подразделение (визирующее последним) должно, как минимум:

- определить полномочия должностных лиц по инициированию, визированию данного проекта документа;

- определить полноту согласования проекта документа;

- установить правильность выбора вида документа;

- определить соответствие проекта документа действующему законодательству и выявить противоречие уже существующим документам;

- проверить правильность оформления проекта документа, соблюдения установленных юридико-технических требований и правил.

Совет 4. Донесите до исполнителей важность содержания документа. Основные требования, предъявляемые к содержанию проектов локальных нормативных актов:

- логическая последовательность изложения, связь между собой нормативных предписаний, помещаемых в локальном нормативном акте;

- отсутствие противоречий внутри локального нормативного акта, а также во всей системе локальных нормативных актов;

- максимальная краткость и компактность изложения норм при глубине и всесторонности отражения их содержания;

- ясность, простота и доступность языка локального нормативного акта;

- точность и определенность формулировок и терминов, употребляемых в локальных нормативных актах; единство употребления терминов в локальных нормативных актах («каждый читает документ так, как ему выгодно»).

Локальные нормативные акты должны иметь определенную структуру, а не представлять собой хаотичный набор нормативных положений. Можно воспользоваться традиционной схемой построения внутренних документов: субъекты правоотношений — объекты — права и обязанности — льготы и санкции, употребляемой чаще всего при создании законов. Помните, что корпоративные акты, выдержанные с точки зрения системности и логики, имеют больший коэффициент полезного действия, нежели неровные, хаотичные, сумбурные акты по содержанию.

В документе должен быть глоссарий, содержащий наиболее часто встречающиеся во внутреннем документе термины. Тем самым вы решаете минимум три задачи: унифицируете понятийный аппарат, избегая путаницы в понимании терминов, употребляемых в актах, использования одних и тех же терминов для обозначения разных понятий, подмены терминов; упрощаете работу по разработке новых и оптимизации существующих внутренних документов; предотвращаете конфликты, которые возникают при толковании терминов. Не будет лишним утвердить подобный глоссарий приказом ЕИО.

Совет 5. Проконтролируйте, используется ли в созданном документе золотое правило – один пункт проекта внутреннего документа должен содержать одно нормативное предписание. Несколько нормативных предписаний помещается в один пункт в исключительных случаях, когда это необходимо для их правильного понимания и применения.

Совет 6. Проверьте, не является ли документ слишком детализированным, не перегружен ли он большим количеством отсылочных норм и цитированием закона. Далеко не всегда детали оправданы, поскольку работник, прежде всего, человек, обладающий сознанием и волей, а не автомат, действия которого строго определены и последовательны. При этом внутренний документ должен полностью охватывать сферу регулирования. 

Документ, в котором присутствует большое количество отсылочных норм, вряд ли можно назвать полезным. Такие документы создают информационный «шум» и не способствуют эффективности правового регулирования дел в компании. Если же вам необходимо довести до сведения сотрудников информацию о принятых законодательных актах, то можно воспользоваться общей рассылкой информационных писем или размещением на внутреннем сайте компании соответствующего обзора законодательных норм.

Совет 7. Поставьте перед ответственными за подготовку документа лицами дополнительную задачу по созданию пояснительной записки к нему. Она может содержать:

- предмет регулирования проекта внутреннего документа, его цели и задачи;

- чем обусловлена необходимость разработки проекта внутреннего  документа;

- правовое, экономическое, техническое обоснование необходимости принятия такого документа;

- основные положения проекта документа; последствия его издания, в том числе связанные с необходимостью формирования новых подразделений, увеличения численности существующих, а также их дополнительного финансирования и материально-технического обеспечения;

- необходимость внесения изменений и дополнений в ранее изданные внутренние документы;

- наличие в документе специальных условий, ограничений (требования к квалификации сотрудников).

Совет 8. Сделайте документы доступными. Доведите их до сведения сотрудников всеми возможными способами (проведение семинаров, размещение на портале, ознакомление под роспись, в конце концов).

Совет 9. Не забудьте обеспечить работу положений внутренних документов. Помните, что после утверждения внутреннего документа ответственное подразделение в пределах своей компетенции должно обеспечить:

- организацию исполнения нормативных предписаний документа;

- организацию разъяснительной работы по проблемам, относящимся к предмету регулирования документа, а также по вопросам, возникающим в процессе его практического применения;

- накопление и систематизацию информации о ходе его выполнения, а также предложений о внесении в него соответствующих изменений или дополнений.

Личную ответственность за организацию нормотворческой деятельности, своевременную и качественную подготовку проектов локальных нормативных актов несут руководители ответственных подразделений, а за состояние нормотворческой деятельности в компании в целом — единоличный исполнительный орган.