Документооборот: для строителей и не только

Переход к ведению безбумажного документооборота и внедрение в компаниях специальных систем электронного документооборота (СЭД) – не редкость. Многие пришли к выводу, что в ворохе бумаг можно просто погрязнуть, да и нужно ли вообще тратить время на сложную работу с документами. Соответственно, возникает вопрос: как выбрать ПО для ведения документооборота, каким оно должно быть? Что важнее бренд или эффект?

Многообразие СЭД, представленных на рынке, поражает. Платные и бесплатные программы, «коробки» и заказные разработки – чего только нет! Сложнее всего в этом случае предполагаемому пользователю программы, которому надо:

• Выбрать программу,
• Внедрить её,
• Освоить,
• Обучить коллег, если нужно,
• Получить реальную пользу.

Даже стоимость программы играет не такую решающую роль, как, например, простота её использования, логичность структуры, возможности.

Создавая программу «АЛТИУС — Документооборот», компания «АЛТИУС СОФТ» учла, какими приоритетами руководствуются потенциальные пользователи СЭД, что для них важно. Именно это и помогло создать вышеназванную программу такой, какой она является сейчас.

Именно простой и удобной, по мнению пользователей, должна быть программа для ведения электронного документооборота. Резонно спросить, чем программа «АЛТИУС — Документооборот» проще и удобнее других?

Во-первых, программа не требует от пользователя специальных знаний компьютера. Достаточно уметь пользоваться «мышкой» и клавиатурой. Обучение программе не требуется.

Во-вторых, программа полностью готова к работе в ней, не требует дополнительных настроек.

В-третьих, вся работа с документами строится в режиме одного окна, лишнего перемещения не нужно. На каждый документ создаётся всего одна карточка.

В-четвёртых, в программе реализованы основные возможности, которые необходимы для ведения чёткого, оперативного документооборота в любой компании.

В-пятых, программа сделана для компаний, умеющих ценить своё время. В отличие от классической системы документооборота в программе реализован главный, а не второстепенный функционал.

В-шестых, программа специализирована для строительных предприятий, но может использоваться в любых компаниях.

Раз уж была затронута тема автоматизации документооборота в строительстве, то скажем, что он гораздо более сложен, нежели документооборот в какой-либо другой отрасли. Не хотелось бы никого обижать, но многие разработчики это не учитывают, делая СЭД перегруженной ненужным функционалом, который буквально лежит «мёртвым грузом», усложняет работу в программе. Программа «АЛТИУС — Документооборот» в этом смысле адаптирована для строителей. Принцип программы – минимум того, что нужно для нормального ведения документооборота. Разработчик говорит открыто о том, что в программе находится именно корень документооборота, тот реальный минимум, без которого и документооборот - не документооборот. Сделано это не для того, чтобы занять сотрудников строительных компаний дополнительной работой, а оттого, что они и так всегда заняты. Масса договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками, дополнительные соглашения к этим договорам, акты, счеты и прочие документы требуют учёта. И учёт этот должен быть корректным и чётким. Так, программа «АЛТИУС — Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем каждого из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники. Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора.

В программе также существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) – свои настройки. Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.

Генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин убеждён, что концепция программы «АЛТИУС — Документооборот» стала столь успешной потому, что была разработана на основании реальных практических примеров ведения документооборота. «Конечно, мы общаемся с клиентами и уточняем, по какой причине они могли отказаться от внедрения СЭД того или иного разработчика. Причин много. Но, как правило, главной из них выступает сложность освоения программы. Если говорить о сотрудниках строительных компаний, то они в принципе всегда находятся в состоянии некоего аврала во временном плане. Соответственно, когда они слышат, что программу надо изучать несколько недель, а иногда месяцев, то ничего кроме отторжения у них это не вызывает. К сожалению, это издержки профессии, но от них никуда не деться. И разработчик, так или иначе, должен подстраиваться под пользователя, а не наоборот», - говорит Андрей Травкин.