Трудовая книжка. Оргвопросы

Отчасти эти трудности связаны с довольно беглым изложением поряд­ка ведения трудовых книжек в действующих нормативных правовых актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Пра­вительства РФ от 16.04.03 №225 «О трудовых книжках» (далее - Правила), и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Мин­труда России от 10.10.03 №69 (далее - Инструкция).

Кроме того, совершенно очевидно, что разнообразие реальных жиз­ненных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, не может быть учтено и регламентировано никакими подробными правилами и ин­струкциями. Поэтому специалистам кадровых служб необходимо понимать смысл и значение каждой вносимой в трудовую книжку записи и самостоя­тельно принимать правильные решения в нестандартных ситуациях, описа­ние которых отсутствует в Инструкции.

К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

• наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках ус­тановленного образца или на бланках, которые уже не применяются;
• несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте;
• наличие в трудовой книжке записи об увольнении работника, не удос­товеренной оттиском печати работодателя, и др.

Однако и более простые вопросы, связанные с ведением трудовых кни­жек (приобретение бланков, назначение ответственного за работу с книжка­ми, исправление ошибочных записей и т.п.), ответы на которые можно найти в нормативных актах, далеко не всегда решаются правильно.
Весь объем работ по ведению трудовых книжек можно разделить на две части: однократное (разовое) решение организационных вопросов, связанных с данными документами, и повседневная (постоянная) работа по их заполнению.

Организационные вопросы. Назначение ответственного

Организационные вопросы работы с трудовыми книжками включают:

• назначение лица, ответственного за эту функцию;
• приобретение работодателем бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• ведение работодателем учета данных бланков;
• установление порядка передачи бланков из бухгалтерии лицу, ответ­ственному за работу с трудовыми книжками.

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) дол­жен организовать правильное и своевременное ведение трудовых кни­жек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудо­вых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях и на предприятиях эту ра­боту поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в ор­ганизации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгал­терам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Следует подчерк­нуть, что издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязаннос­ти по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по веде­нию трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитывать­ся необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).
В связи с периодической сменой работников кадровой службы (уволь­нения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (от­пуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) пред­ставляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответс­твенного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в насто­ящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника; документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать мно­го лет, не требуя периодической замены.
Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинте­ресованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относит­ся к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При из­дании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распоряди­тельных документов по основной деятельности (приложение1).

При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работ­ников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного до­кумента обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в содержа­ние заключаемых трудовых договоров и должностные инструкции работни­ков (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по ос­новной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и по­стоянными сроками хранения, подлежит передаче в архив организации.

В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадро­вая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответствен­ного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкре­тизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополни­тельной («чужеродной»), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на долж­ность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовав­ший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику (приложение 2).

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обяза­тельна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим ак­том. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в ор­ганизации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников (приложение 3).

Хранение и использование бланков

Приступая к работе с трудовыми книжками, ответственный за их ведение должен, прежде всего, проверить, как выполняется требование п. 44 Правил о наличии необходимого количества бланков трудовой книжки и вклады­шей в нее. Это требование обусловлено тем, что при оформлении трудовой книжки впервые Правила предусматривают использование только тех блан­ков, которые приобретены работодателем в установленном порядке и оприходованы соответствующим образом. В практике нередки случаи, когда впервые поступающий на работу сам приобретает бланк трудовой книжки и приносит его работодателю. Необходимо подчеркнуть, что использование такого бланка недопустимо, так как существует официальный порядок обес­печения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

Порядок, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н «О трудовых книжках», предусматривает, что работодатели приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей в них у юридических лиц и индивидуальных предпри­нимателей (распространителей) на платной основе на основании договора, заключенного с распространителем или изготовителем - Объединением го­сударственных предприятий и организаций по производству государствен­ных знаков (Объединением ГОЗНАК Минфина России). Доставка работодате­лям бланков трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо самим работода­телем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Следует обратить внимание: приобретенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся не у работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии, где сведения о бланках вно­сятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил). Приходно-расходная книга имеет установленную форму, содержащуюся в приложе­нии к Инструкции по заполнению трудовых книжек. В книгу вносятся сведе­ния обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка (приложение 4).

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому Правилами (п. 42) определен порядок их вы­дачи и предусмотрена отчетность о расходовании. Бланки выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Форма заявки устанавливается самим работодателем (приложение5).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков тру­довой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы (п. 42 Правил). Форма отчета устанавливается самим работодателем (приложение 6).

Взимаемая с работника плата за выданную трудовую книжку или вкла­дыш (п. 47 Правил) определяется размером расходов на их приобретение. Исключением из этого правила являются три случая, предусмотренные пп. 34 и 48 Правил:

• массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в ре­зультате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и др.);
• неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вклады­ша в нее;
• порча трудовых книжек или вкладышей в них не по вине работника.

В названных случаях стоимость утраченного или испорченного блан­ка оплачивается работодателем. Иногда работодатели сами отказывают­ся от получения с работников сумм стоимости бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Хотя такой порядок работы с трудовыми книжками и не предусмотрен Правилами, его можно признать не противоречащим за­конодательству и закрепить в соответствующем локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Книга учета

Оформленные работодателем трудовые книжки и вкладыши в них, а так­же трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложе­нии к Инструкции (приложение 7).
Напомним, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приход­но-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии, что легко может быть проверено при сравнении серий и но­меров бланков, значащихся в обеих книгах. В названной книге одновремен­но регистрируются и трудовые книжки, и вкладыши к ним.

Еслипредъявленнаяработникомприприеменаработутрудо­ваякнижкаужесодержитвкладыш, тонужнолиегорегистрировать самостоятельнойстрокойвкниге?
Полагаем, что регистрировать вкладыш не следует, однако во избе­жание его случайной утраты, по нашему мнению, можно внести сведения о вкладыше в ту же строку, где зарегистрирована трудовая книжка работни­ка. Самостоятельная запись о вкладыше в трудовую книжку вносится в регистрационную книгу в том случае, когда вкладыш оформлен данным ра­ботодателем. При этом одновременно с регистрацией вкладыша целесооб­разно сделать соответствующую отметку в строке, где ранее была зарегис­трирована сама трудовая книжка. Это поможет при увольнении работника не забыть о том, что в данной ситуации он должен расписаться за получе­ние не только трудовой книжки, но и вкладыша.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не лица, ответственного за ведение тру­довых книжек) и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Важно подчеркнуть, что, несмотря на определенные техни­ческие трудности этого требования Правил, недопустимо его игнориро­вать. Соблюдение этого требования контролируется трудовой инспекцией.

Приложение 1 Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Приложение 2 Пример оформления приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Приложение 3 Пример оформления акта приема-передачи кадровой документации

Приложение 4 Пример оформления приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 5 Пример оформления заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 6 Пример оформления отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приложение 7 Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них