ProcessWorld 2011. Другой взгляд на методы управления компанией

Как правило, об описании бизнес-процессов в компаниях вспоминают, когда нужно составить техническое задание на внедрение информационной системы. Разумеется, подобные вопросы тоже активно обсуждались на прошедшей в Берлине конференции ProcessWorld 2011, организованной компанией Software AG. Например, была представлена технология, позволяющая досконально описать бизнес-процесс по принципу «как должно быть» в нотации EPC (Event-Driven Process Chain, событийная цепочка процессов) и в полуавтоматическом режиме превратить графическое представление в программный код, соответствующий внед ренной на предприятии ERP-системе.

И все же программы и коды были не главным. Обосновывая необходимость использования процессного подхода к управлению компанией, участники чаще использовали слова прозрачность, эффективность, оптимизация и экономия на издержках.

Зачем предприятиям описывать бизнес-процессы

В качестве примера результативной работы над моделированием бизнес-процессов можно привести опыт компании Kneipp, специализирующейся на выпуске солей для ванны, некоторых наименований фармацевтической продукции и детского питания. Все начиналось с разработки IT-стратегии. В компании использовалось несколько разнородных систем, не было прозрачных данных о результатах работы бизнеса, использовалась «самописная» учетная программа. Руководством Kneipp было принято решение переходить на комплексную информационную систему. А для ее внедрения потребовалось разработать детальное описание бизнес-процессов.

Первые результаты были получены в процессе отрисовки бизнес-процессов в среде ARIS. Уже на этом этапе было обнаружено много узких мест, не оптимальных решений, дублирующих функций и т.п. Все эти недостатки устранялись по ходу работы. К примеру, навели порядок в процессе «Утилизация продукции». Если раньше на него тратили около миллиона евро, то теперь эта сумма снизилась вдвое. Кроме того, была внедрена эффективная система электронного документооборота.

В чем-то похожая история и у чешской компании Net4Gas, которая специализируется на транзите газа из России. Правда, главная задача, изначально поставленная менеджментом, звучала примерно так: обеспечить скоординированную работу подразделений, раз и навсегда решить проблему перекладывания ответственности на соседний департамент. На описание бизнес-процессов ушло примерно полтора года. За это время разработано 132 процесса и около 300 подпроцессов. Жестко распределена ответственность практически за каждое действие. Внедрены логичные, обос нованные и понятные менеджменту и сотрудникам ключевые показатели деятельности. В перспективе – использование разработанных схем бизнес-процессов для постановки риск-менеджмента.

Что еще было интересного

Помимо пленарных заседаний и секций в рамках конференции действовала выставка, на которой можно было поближе познакомиться с IT-системами, тесно связанными с концепцией процессного подхода к управлению бизнесом. Пожалуй, одно из самых интересных решений – система, которая встраивается в действующую на предприятии учетную программу и выдает готовое описание того или иного бизнес-процесса. Зачем это нужно? Все просто. Сам процесс, например, обработки заказа, поступившего от клиента, может кардинально меняться в течение всего нескольких месяцев. Подобное происходит из-за того, что либо сам процесс недостаточно однозначный, или полная неразбериха с правами пользователей. А в итоге всем знакомая ситуация: документ, даже попадая в информационную систему, начинает жить своей жизнью – теряется, корректируется, удаляется и т.д. Так вот, программа, о которой идет речь, позволяет обнаружить эти слабые места. А дальше компании просто остается внести необходимые доработки в учетную систему.

Необходимость процессного управления не нужно объяснять развитым компаниям

Иво Тотев,
руководитель глобальных консалтинговых услуг,
член совета директоров Software AG

Если бы процессное управление не приносило ощутимого эффекта, а вложенные средства не возвращались компаниям в виде экономии на издержках или дополнительных доходов, никто не стал бы этим заниматься.

Увы, люди привыкли мгновенно, практически не задумываясь, реагировать на те или иные события. Пришел домой, открыл холодильник, а он пуст. Тут же схватил телефон, заказал себе пиццу, если очень голодно. Или дошел до соседнего магазина. Мы не размышляем так: через полчаса я приеду домой, проверю холодильник, если он пуст, то поступлю так, если нет – иначе. Мы не мыслим категориями процессов. А ведь именно так нужно действовать в отношении компаний, когда надо организовать и упорядочить работу большого количества людей.

Мне кажется, что переход к процессному управлению – это лишь вопрос зрелости организации. Чем выше ступень развития, на которой стоит компания, тем отчетливее ее менедж мент понимает важность четко описанных и автоматизированных процессов.