Налог на разговоры

Оптимизация. Сотрудники компании могут говорить по рабочему телефону о чем угодно. Поэтому налоговики не всегда соглашаются с тем, что расходы на связь были обоснованными и должны уменьшать базу налога на прибыль.

Нет обоснования — нет расходов. Чтобы расходы уменьшили налогооблагаемую прибыль, они должны быть экономически обоснованными и иметь документальное подтверждение. Это относится и к затратам на телефонные разговоры. К документам, связанным с расходами фирмы на оплату услуг связи, относятся договор с оператором связи, акт об оказании услуг и документ об оплате. Сложность состоит в том, чтобы доказать необходимость звонков для работы. В письме УМНС по г. Москве от 5 января 2003 года № 26-12/820 налоговики указывают, что обосновать телефонные разговоры может, в частности, детализированный счет. Как рассказала «Ф.» Ирина Комиссарова, консультант-аналитик консалтинговой группы «Зеркало», порой налоговики требуют расшифровки, чтобы сопоставить номера, по которым говорили сотрудники компании, и телефоны контрагентов. Причем предварительные переговоры они не считают производственными, а следовательно, уменьшающими налогооблагаемую прибыль.

Однако такое мнение налоговиков достаточно спорно. Для обоснования производственного характера разговоров компания не обязана предоставлять расшифровки налоговикам. Поэтому она может не заказывать их, мотивируя это экономической нецелесообразностью. Это подтверждает арбитражная практика, например постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 3 июня 2003 года № А56-36576/02. Судьи отметили, что законодательством не установлен перечень документов, необходимых для подтверждения производственного характера, из-за чего налоговая инспекция не смогла привести доказательства виновности фирмы. Нет нормативных актов, обязывающих представлять список номеров телефонов, по которым звонили работники компании, для включения в состав затрат оплаты услуг связи. Поэтому при отсутствии расшифровок налоговики ничего сделать не могут, разве что самостоятельно их заказывать. При этом оператор связи не имеет права выдавать информацию о разговорах клиента — коммерческая тайна. Так что получить список телефонов мытари могут только через суд или в случае возбуждения уголовного дела.

Но вряд ли сотрудники налоговой инспекции, рассчитывающие на успешную карьеру, инициируют такой заведомо проигрышный процесс, который наверняка затянется на несколько месяцев или даже лет. Поэтому для обоснования производственного характера разговоров достаточно указать порядок учета расходов на связь в учетной политике компании. Также руководство компании может издать приказ, где указывается, какие разговоры имеют производственный характер. Расшифровки же лишний раз дают налоговикам возможность придраться к обоснованности разговоров.

Разговоры сотрудников за счет фирмы. Если работник пользовался личным телефоном для деловых разговоров, то при учете расходов на связь нужно аккуратно подойти к обоснованию расходов. При получении счета сотруднику необходимо написать служебную записку о компенсации затрат, на основании которой будет издан соответствующий приказ. Этот приказ, справка, где указаны номера телефонов, имена абонентов и суммы, а также счет оператора связи и будут документальными подтверждениями расходов. Инна Исаева, финансовый директор аудиторской фирмы «Про-аудит», рассказала «Ф.», что нужно очень внимательно отнестись к обоснованию необходимости разговоров для производственной деятельности организации. Налоговики с сомнением смотрят на подобные выплаты, поэтому приходится доказывать, что звонки были контрагенту компании, а не по личным делам. Если же сотрудник использует свой телефон в рабочих целях постоянно, то организация может прописать это в трудовом договоре или заключить договор аренды сотового телефона у своего работника.

Также следует обратить внимание на то, что если договор с оператором связи заключен на имя сотрудника, то организации не удастся возместить по нему «входной» НДС. Дело в том, что тогда оператор связи не сможет выписать счет-фактуру на организацию и по статье 172 НК компания не будет иметь права на возмещение. Кроме того, сумму «входного» НДС организация не сможет учесть при расчете налога на прибыль.

Что делать арендатору. Для организаций, которые снимают помещение, при отнесении затрат на услуги связи к прочим расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, существует одна тонкость. В соответствии с Правилами оказания услуг телефонной связи (постановление Правительства РФ от 26 сентября 1997 года № 1235) договор должен быть заключен между оператором связи и организацией, непосредственно пользующейся услугами телефонной связи. Налоговики придерживаются мнения, что расходами, уменьшающими налогооблагаемую прибыль, признаются документально подтвержденные затраты. В отношении услуг связи такими документами могут быть договоры с оператором связи и счета на оплату. А учесть эти затраты для снижения налога на прибыль можно только в том случае, если договор на оказание услуг заключен непосредственно с оператором связи и если счета на оплату услуг тоже поступают напрямую от оператора связи.

Однако на практике часто договор с оператором связи заключает арендодатель, а потом «перевыставляет» счета арендатору, что указано в договоре аренды. «Иногда налоговые органы считают, что в данном случае речь идет о предоставлении услуг связи, для чего необходима лицензия, — рассказала „Ф.“ Светлана Фокина, консультант компании „Марка-аудит“. — Но на самом деле арендатор не обязан иметь прямой договор с оператором». Арбитражная практика свидетельствует о том, что суды встают на сторону налогоплательщика, если арендатор уплачивает расходы на связь через арендодателя. Так, Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в своем постановлении от 14 октября 2003 года № А65-1152/2003-СА1-29 указал, что в себестоимость продукции включаются затраты по услугам связи вне зависимости от наличия заключенного прямого договора с оператором связи, если пользование услугами предусмотрено договором аренды.