Перед встречей партнеров важно составить смету

Многие фирмы принимают партнеров по бизнесу. Это необходимо для подписания выгодного контракта, поддержания деловых отношений. На что обращают внимание налоговые инспекторы при проверках представительских расходов, рассказала Елизавета Вячеславовна Полякова, консультант-методолог.

Вначале лектор напомнила, что понимается под представительскими расходами. Их определение дано в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса. В частности, к представительским расходам относятся затраты на официальный прием представителей других организаций, а также участников, прибывших на заседания совета директоров. В том же пункте приведен и список представительских расходов. Однако в жизни возникают ситуации, которые прямо не прописаны в кодексе. Это приводит к многочисленным спорам между организациями и налоговыми служащими. Во многих случаях избежать конфликтов с проверяющими помогает правильное оформление документов.

Приказ, смета

Согласно статье 252 Налогового кодекса, фирма может уменьшить облагаемую налогом прибыль на величину обоснованных и документально подтвержденных расходов. Елизавета Вячеславовна отметила, что четкий перечень бумаг, которыми фирмы оправдывают расходы на прием делегаций, в законодательстве отсутствует. Однако налоговые служащие не раз высказывали свое мнение о том, какими документами следует запастись фирме. Во-первых, необходим приказ директора предприятия об осуществлении представительских расходов. Слушатели семинара поинтересовались, как часто нужно составлять приказ. Будет ли достаточно одного распоряжения на весь календарный год? Лектор указала, что приказ нужно оформлять перед каждым приемом партнеров. Унифицированного бланка для него не предусмотрено, поэтому приказ составляют в произвольной форме.

Второй необходимый документ – смета представительских расходов. Она нужна для подтверждения экономической обоснованности затрат. В смете следует отразить цель представительских расходов, дату и место их проведения, программу мероприятия, состав приглашенной делегации и список представителей принимающей стороны. Еще один пункт сметы должен быть посвящен предполагаемой величине представительских расходов. Нельзя забывать, что прибыль можно уменьшить лишь на определенную величину таких трат. Она не должна превышать четырех процентов от суммы затрат на оплату труда.

Развлечения не в счет

На практике прием партнеров по бизнесу часто проходит в ресторанах. При этом фирмы нередко приглашают выступить артистов. Если затраты на оплату выступлений будут выделены отдельной строкой в первичных документах, то их величину налоговые инспекторы исключат из суммы налоговых расходов. Дело в том, что развлекательные мероприятия не уменьшают налоговую прибыль.

Более катастрофичной может стать ситуация, когда оплата труда артистов упоминается в первичных документах, но не выделена отдельной строкой. В таких случаях контролеры вообще не признают расходы на прием делегации, поскольку фирма не обеспечила раздельный учет затрат.

Елизавета Вячеславовна дала совет, как «спрятать» расходы на оплату выступлений в сумме затрат на прием делегации. К примеру, их можно включить в общий счет арендной платы за помещение в ресторане. То есть фирма якобы будет платить только за пользование залом, а на самом деле она перечислит деньги и за помещение, и за выступление артистов.

Кстати таким же образом можно «спрятать» и расходы на украшение зала, например, цветами. Налоговые инспекторы относят такие траты к экономически необоснованным и не разрешают учитывать их при исчислении налога на прибыль (письмо УМНС по г. Москве от 22 января 2004 г. № 26-08/4777).

Поскольку речь зашла о ресторанах, Елизавета Вячеславовна напомнила о документах, которые нужно в таком случае иметь. Фирме следует заключить договор с кафе или рестораном, где будет проходить мероприятие. Получение услуг подтвердит акт, оплату – платежка или чек ККТ. Слушатели задали лектору вопрос, как быть, если у организации есть только квитанция к приходному кассовому ордеру, а кассового чека нет. Елизавета Вячеславовна пояснила, что факт наличной оплаты обычно подтверждают чеком ККТ. При проверках налоговые инспекторы требуют предъявить этот документ, поскольку наличные расчеты фирмы и предприниматели должны осуществлять с применением кассового аппарата. Об этом говорится в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ о применении ККТ.

Еще один важный документ, который необходимо получить из ресторана, – это счет-фактура. Он нужен для применения вычета по НДС (п. 1 ст. 172 НК). Получив счет-фактуру, проверьте, правильно ли заполнены его реквизиты. Их перечень приведен в пункте 5 статьи 169 Налогового кодекса.

Разумный предел алкоголя

Оживление у слушателей семинара вызвал вопрос о включении в состав представительских расходов спиртных напитков. Редкая встреча партнеров проходит без бокала шампанского или другого горячительного напитка. Зная эту особенность приема делегаций, бухгалтеры попросили лектора рассказать, можно ли траты на алкогольные напитки учесть в составе представительских расходов.

Елизавета Вячеславовна дала следующие пояснения. Налоговики неоднократно настаивали, что спиртное нельзя включать в налоговые расходы. По их мнению, прием алкогольных напитков относится к развлекательным мероприятиям, а такие расходы не уменьшают базу по налогу на прибыль. Фирмы, не согласившиеся с точкой зрения контролеров, обращались в суд. В ходе разбирательства арбитры отмечали, что в законодательстве нет перечня продуктов и напитков, которые нельзя включать в представительские расходы. Например, об этом заявили судьи Северо-Западного округа (постановление ФАС от 31 мая 2004 г. № А56-34683/03).

Учитывая арбитражную практику, Минфин поддержал позицию предприятий. Специалисты этого ведомства заявили, что расходы на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы (письмо Минфина от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49). Правда, не в полном объеме, а в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота. Таковыми признаются широко применяемые правила поведения (ст. 5 ГК).

Выходит, ограничение Минфина сводится к тому, что количество алкоголя должно находиться в разумных пределах. Однако что понимать под такой нормой? Ведь для кого-то мера – одна рюмка, для другого – целая бутылка. В законодательстве ответа на этот вопрос нет. Елизавета Вячеславовна посоветовала все же определить какой-то разумный предел и вписать эту норму в смету представительских расходов.

За помощь в подготовке материала благодарим организаторов семинара компанию « BRK -Интерком-Аудит» .