Эффективное управление рабочим временем

Широкое применение нашли индивидуальные и корпоративные средства планирования. Однако использование средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным и оправданным с точки зрения бизнеса. Основная проблема заключается в отсутствии их интеграции с системами управления документооборотом, деловыми процессами и проектами, учетными системами и т.д. Автоматизация различных задач, связанных с рабочим временем, и их синхронизация с офисными системами управления может помочь повысить эффективность работы и добиться максимальных целей при минимальных затратах.

Систематизация бизнес-процессов заключается в их структурировании, распределении по задачам. Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть должны быть определены начало, окончание и затраченное время. Можно к решению этой проблемы подходить индивидуально с помощью индивидуального планировщика и компьютерных приложений. Но подавляющее большинство индивидуальных планировщиков не содержат средств анализа и контроля затраченного времени. И следовательно, не являются полноценными средствами управления временем.

В компьютерных приложениях, так называемом деловом программном обеспечении, проблема совместной работы сотрудников решается за счет встраивания в программы средств общения, планирования задач и контроля их исполнения, поддержки мобильных устройств, технологий интернет-порталов. Корпоративные среды, в том числе операционные системы и бизнес-платформы включают в себя такие решения.

Групповое планирование позволяет назначить задание нескольким сотрудникам с учетом хранения данных в единой базе и разграничения прав доступа. Отличие группового планирования - это его непосредственная связь с организационной структурой: штатным расписанием, ролями проекта, списком участников рабочей группы. Более гибкие планировщики позволяют назначать сотрудникам роли помимо штатного расписания, что позволяет учитывать неформальное распределение обязанностей в организации.

Серьезной задачей для кадровой службы является учет рабочего времени большого количества временных сотрудников или сотрудников со сдельной оплатой труда. В последнем случае результаты труда могут не учитываться, например, при проведении маркетинговых акций с раздачей рекламной продукции. Система учета рабочего времени включает в себя средство группового планирования и отчетности.

Движение в направлении интеграции деловых функций и функций совместной работы осуществляют разработчики интернет-решений, ориентирующиеся, в первую очередь, на рынок среднего и крупного бизнеса. В странах с устоявшейся рыночной экономикой существуют сотни интернет-решений, включающих в себя функции совместной работы и планирования рабочего времени, а также элементы делового программного обеспечения. Такие программные продукты относятся к классу Groupware .

Исходя из этого, логическим продолжением существовавших ранее продуктов управления рабочими процессами является появление программного продукта TMU GroupWare японской компании TMU Consulting , разработчика программного обеспечения и консультанта в области автоматизации бизнеса. Первая версия TMU GroupWare 1.2 вышла на рынок в 2003 году. В программе все модули тесно интегрированы между собой, реализован документооборот, доступ с карманных компьютеров и мобильных телефонов, расширен список поддерживаемых баз данных и операционных систем.

TMU GroupWare изначально разрабатывался как продукт для массового использования, и он содержит все необходимые средства для автоматизации групповой работы для среднего и крупного бизнеса. В целом продукт является системой управления деловыми процессами. Деловой процесс представляется набором последовательно или параллельно выполняемых задач: условием начала выполнения следующей задачи является окончание предыдущей с нужным результатом. При запуске процесса происходит интеллектуальный выбор свободного сотрудника для выполнения задачи. Независимый движок Workflow позволяет в ходе выполнения задачи обмениваться информацией с другим программным обеспечением, что позволяет встраивать TMU GroupWare в решения по управлению предприятием или производством.

Помимо управления деловыми процессами решаются задачи стратегического планирования – ведения проектов. Проекты имеют собственную структуру ролей, на которые назначаются сотрудники.

Важнейшей компонентой делового программного обеспечения в TMU GroupWare является хранилище документов и элементы документооборота. TMU GroupWare - это система управления документооборотом начального уровня, которая удовлетворяет основным запросам бизнеса в этой области автоматизации. Документ представляет собой регистрационную карточку с набором полей, настраиваемых пользователями, и набор присоединенных файлов. Ведется учет версий, поддерживается блокировка файла во время его редактирования, имеется архив. Осуществляется поиск по карточке и тексту документов. Документооборот использует деловые процессы для коллективной работы над документами по их созданию и согласованию.

В целом система построена по принципам модульной архитектуры (в последующих версиях планируется разработка новых, специализированных модулей, направленных на обеспечение эффективной работы).

Этот программный продукт предназначен для компаний:

• с проектным подходом ведения бизнеса;
• с территориально удаленными офисами и филиалами;
• стремящихся реализовать стратегии управления знаниями;
• желающих перейти на новую ступень организационно-управленческого развития;
• планирующих получение сертификата менеджмента качества и уже сертифицированных по стандартам ISO 9001-2000.

С функциональной точки зрения TMU GroupWare - это, в первую очередь, полноценное решение проблемы взаимодействия сотрудников внутри организации, отдела или проекта. Обмен информацией происходит с учетом организационной структуры предприятия или проекта. Для взаимодействия с внешним миром, с клиентами, контрагентами и партнерами ведется корпоративный список контактов. Максимально полный набор средств общения включает в себя сервер электронной почты и поддержку внешних почтовых серверов, мессенджер – службу обмена мгновенными сообщениями, форумы, отправку SMS, корпоративную базу знаний. Коммуникационные возможности используются для рассылки уведомлений о событиях, включая подписку на уведомления об изменении состояния объектов и их контейнеров (например, прислать уведомление на нужный почтовый ящик - о любом просроченном задании, имеющем высокую важность).

Для сотрудника реализованы планирование личных и совместных работ, определение местонахождения коллеги, бронирование имущества компании, хранение информации и документов, оперативный обмен информацией и документами, оперативный поиск документа или контакта, регистрация информации о клиенте и масса других функций.

Для менеджера – оперативный контроль за бизнес-процессами с мобильного телефона, планирование и управление ежедневными и проектными работами, контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка, учет использования рабочего времени, оперативные распоряжения и указания, контроль выполнения поручений, отслеживание потоков информации, осведомленность обо всех создаваемых документах.

Среди прочих возможностей TMU GroupWare особо заметны и используемы комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов компании. Такие, как доступ с мобильных устройств для управления персоналом, планировщик, поиск информации о местонахождении сотрудника, список задач, штатное расписание и список сотрудников, карточки учета рабочего времени, полная контактная информация, управление проектами, расчет плановых сроков, определение потребности в ресурсах, учет выполнения работ, оперативная корректировка планов, регулирование документооборота, хранение и оперативный поиск документов, учет документов, контроль движения документов, согласование, визирование и утверждение документов, CRM, регистрация клиентов, регистрация контактов, ведение клиентских проектов, менеджмент имущества компании, резервирование помещений, транспорта и т.п., общение с сотрудниками путём обмена моментальными сообщениями, е-mail, форум, новости, интернет, персональный каталог ссылок, поиск в интернет. Кроме того, в продукте реализован многоязыковой интерфейс, разграничение прав доступа, отчетность и др.

При использовании TMU GroupWare компания может добиться снижения затрат и издержек, автоматизации бизнес-процессов, сокращая при этом затраты на организацию и производство, повысить эффективность и продуктивность работы.

1 февраля 2004 года официально объявлено о выходе в свет и начале реализации новой версии программы из семейства TMU GroupWare. Второй релиз (TMU GroupWare 2.0) - это программа эффективного управления персоналом и ведения проектов, использования корпоративных ресурсов, накопления и распределения накопленной в компании информации.

TMU GroupWare 2.0 позволяет не только учитывать количество часов, отработанных сотрудниками, и хранить отчеты о проделанной работе, но и является инструментом организации работы каждого сотрудника и всей команды в целом, где существует четкое распределение ролей и ответственности. Ускоряется обмен информацией и появляется возможность отслеживать организационные процессы компании. Контролируя работу сотрудников и ход выполнения проектов, можно предупредить многие производственные ошибки.

TMU GroupWare 2.0 обеспечивает прозрачность бизнес процессов как для сотрудников, так и для руководителей, что предоставляет возможность анализа процессов на основе реальных данных и предупреждения возможных рисков.