Организация работы служб внутреннего аудита

Можно отметить, что в случае создания рациональной СВА, как показывает практика, хозяйствующий субъект будет иметь эффективно функционирующую контрольную систему, которая помогает руководству экономического субъекта решать, например, следующие важнейшие для поддержания конкурентоспособности проблемы:

1. осуществлять действенный систематический контроль над структурными подразделениями экономического субъекта.
2. выявлять и реализовывать внутренние резервы повышения эффективности бизнеса.
3. выполнять на системной основе консультационные функции
4. своевременно выявлять недостатки в работе СВК и принимать меры по их устранению.
5. снижать на 30-50% стоимость оказываемых услуг по сравнению с внешними консультантами при более высокой оперативности.
6. использование в контрольной работе потенциала высококвалифицированных внутренних контролеров.
7. высокая заинтересованность в конечном результате контроля.

Процесс создания СВА, который обычно проходит в рамках формирования СВК, целесообразно разбить на следующие этапы:

1. определение системы целей создания СВА, выявление пользователей и заинтересованных сторон;
2. определение статуса СВА и ее основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;
3. набор команды управления проектом формирования СВА;
4. формирование на основании сгруппированных основных функций внутренней структуры СВА;
5. разработка должностных инструкций и положений о СВА и ее структурных подразделениях, в которых отражаются их цели, задачи и функции;
6. создание схемы взаимодействия СВА с другими звеньями системы управления организацией;
7. разработка стандартов работы СВА;
8. подбор и обучение персонала.

При создании СВА будет необходимо руководству экономического субъекта и разработчикам решить следующие проблемы:

1. поиск компромисса во взглядах высших руководителей на функции СВА;
2. наделение СВА функциями контроля и выработки предложений по совершенствованию СВК;
3. определение роли СВА в оценке рисков;
4. разработка стандартов, методик и регламентов работы;
5. обеспечение СВА квалифицированными и опытными специалистами;
6. формирование системы повышения квалификации штатного персонала СВА.

СВА являются неотъемлемой составной частью СВК, хотя и обособленной. Анализ международной практики развития внешнего и внутреннего контроля показал, что силами только независимых аудиторов не удается добиться прозрачности бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности экономических субъектов, что важно, поскольку является основным условием создания благоприятного инвестиционного климата. В США, например, в целях корректировки создавшегося положения в настоящее время ведется активная работа по созданию правовой и нормативной базы для формирования постоянно действующих СВК экономических субъектов. В России предпосылки к формированию таких систем обусловлены требованиями статьи 29 «Внутренний контроль в экономическом субъекте» проекта Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эта статья, как известно, предусматривает не только наличие в экономических субъектах СВК, но в наиболее значимых из них – проведение внутреннего контроля бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Анализ сложившейся ситуации в стране с формированием структур внутреннего контроля и аудита, проведенный Институтом профессиональных финансовых менеджеров (Россия), выявил устойчивый рост в нашей экономике числа СВК и СВА. Результаты этого анализа подтверждаются также исследованиями, проведенными международными консалтинговыми и аудиторскими компаниями «ПрайсвотерхаузКуперс» и «Эрнст энд Янг». По их данным до 75% опрошенных респондентов из числа собственников заявили о своей готовности финансировать создание структур, занимающихся внутренним контролем, поскольку он повышает конкурентоспособность принадлежащих им экономических субъектов. Более того, респонденты уже определились на следующее пятилетие с основными направлениями внутреннего аудита.

Наиболее эффективно СВА используется в рамках структурно-функциональной формы СВК. Эта форма активно применяется, в основном, в хозяйствующих субъектах среднего и малого бизнеса. Она предусматривает разработку специалистами экономического субъекта комплекса нормативных документов, регламентирующих порядок взаимодействия его структурных единиц и руководителей в части проведения проверок, оформления их результатов, а также подготовки рекомендаций по устранению выявленных недостатков и осуществление последующего контроля над их устранением. Недостаток этой формы в том, что, как показывает практика, она недостаточно эффективна на стадии формирования планов проверок и последующего контроля над их устранением.

В случае включения в ее состав СВА последняя выполняет следующие организационные функции:

1. выбора объектов проверки и их предварительное изучение;
2. разработку общих планов и программ проведения проверки;
3. формирование команды проверяющих из внутренних аудиторов и внутренних контролеров;
4. согласование направления и цели проверки с ее заказчиком;
5. подготовку заключительных материалов по результатам проверки;
6. составление плана последующего контроля над устранением выявленных недостатков и проверка хода его выполнения, информирования об этом заказчика.

Как показывает практика, такая форма может применяться не только в малом и среднем, но и в крупном бизнесе.

Наряду с организационными и координирующими задачами СВА может выполнять следующие функции:

1. контрольную;
2. информационно-аналитическую;
3. методологическая и консультационную.

Рассмотрим подробнее их содержание.

Контрольная функция включает в себя:

1. изучение, оценку и мониторинг адекватности и эффективности СВК;
2. проверку соблюдения правовой нормативной базы и внутренних регламентов хозяйствующего субъекта;
3. осуществление последующего контроля над устранением выявленных недостатков;
4. проверку наличия и сохранности активов.
5. проверку эффективности работы с обязательствами.
6. выявление и реализацию резервов повышения эффективности финансово-хозяйственной деятельности.
7. взамодействие с внешним контролем.

Информационно-аналитическая функция может успешно выполняться СВА только при наличии правильно сформированных баз данных и достаточного уровня квалификации внутренних аудиторов. Она включает в себя:

1. информирование собственника и топ-менеджмента хозяйствующего субъекта о выявленных обстоятельствах и тенденциях;
2. экспертизу разрабатываемых управленческих решений;
3. анализ рациональности внутренних потоков материальных средств;
4. анализ исполнения планов и смет.

Методологическая и консультационная функции выполняются эффективно лишь при наличии высококвалифицированного персонала в СВА, который на системной основе проходит регулярное повышение квалификации. При реализации этих функций внутренние аудиторы принимают:

1. участие в разработке современных методик бухгалтерского и налогового учета и анализе практики их применения;
2. участие в разработке и совершенствовании системы управленческого учета и анализе практики ее применения;
3. консультирование руководителей и специалистов хозяйствующего субъекта по вопросам, входящим в компетенцию СВА при наличии соответствующего опыта.

На начальном этапе своего развития СВА, как правило, занимается проверками правильности составления финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также выполняет контрольно-ревизионные функции. Заказчиками такой работы обычно являются линейное (операционное) руководство хозяйствующего субъекта, например, финансовый директор.

На следующем этапе СВА, наряду с задачами первого этапа, занимается оценкой СВК в рамках хозяйствующего субъекта. В этом случае заказчиком работы СВА может стать высшее исполнительное руководство хозяйствующего субъекта.

На высшей стадии своего развития СВА может участвовать в совершенствовании процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления. Основными заказчиками такой работы являются Совет директоров (Комитет по аудиту при Совете директоров) и высшее исполнительное руководство хозяйствующего субъекта.

В рамках выполнения контрольных функций СВА проводит следующие основные виды аудитов:

1. финансовый аудит;
2. операционный аудит;
3. аудит на соответствие (комплаенс-аудит);
4. аудит информационных технологий;
5. аудит в области охраны окружающей среды.

Дадим развернутое определение этим видам внутреннего аудита.

Финансовый аудит – это аудит СВК работы бухгалтерии и осуществления контрольных процедур правильности составления финансовой (бухгалтерской) отчетности. Он направлен на повышение эффективности учетно-контрольной системы и, соответственно, обеспечение достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Операционный аудит – это аудит бизнес-процессов (операционной деятельности) хозяйствующего субъекта, например, процессов снабжения, производства и сбыта. Он направлен на повышение эффективности деятельности хозяйствующего субъекта, рост его конкурентоспособности.

Аудит на соответствие – проверка соблюдения хозяйствующим субъектом требований нормативной правовой базы, в том числе внутренней (политики, процедуры, регламенты, стандарты, технические условия и т.д.).

Это традиционные виды внутреннего аудита, методики осуществления которого приведены ниже. К новым видам внутреннего аудита относятся аудит информационных систем и аудит в области охраны окружающей среды.

Аудит информационных систем (информационных технологий) – проверка безопасности (защищенности) информационных систем хозяйствующего субъекта, их рациональности и эффективности использования.

Аудит в области информационных технологий (IT) осуществляется по следующим направлениям.

1. Наличие и работа системы резервного копирования и хранения баз данных, в том числе на резервных площадках, гарантированного уничтожения остаточной информации.
2. Наличие соглашений о неразглашении информации, определяющих ответственность за их нарушение.
3. Наличие избыточных средств удаленного администрирования с не контролируемой территории.
4. Наличие системы учета копирования на мобильные носители информации.
5. Наличие системного контроля за использованием криптографических средств тиражирования информации.
6. Формирование и работа системы повышения квалификации специалистов, отвечающих за защиту информации от несанкционированного доступа.
7. Рациональность, эффективность и соответствие регламентам использования системы экономической информации.

Аудит в области охраны окружающей среды (экоаудит) – проверка выполнения хозяйствующим субъектом плановых заданий по защите окружающей среды от его вредного воздействия, соблюдения ПДС и ПДВ, требований по захоронению отходов и т.д.

Для хозяйствующего субъекта экоаудит с привлечением СВА будет представлять интерес в следующих случаях:

1. при составлении экологического паспорта хозяйствующего субъекта;
2. при подготовке систем управления качеством окружающей среды хозяйствующего субъекта и сертификации в соответствии с требованиями ИСО 14000;
3. при подготовке документации для привлечения иностранных инвестиций;
4. при выходе хозяйствующего субъекта со своей продукцией на международный рынок;
5. при подготовке документов по экологической безопасности хозяйствующего субъекта (например, при получении лицензии на основную деятельность);
6. при проверках выполнения плановых заданий и требований нормативных документов.

Статистика по структуре временных затрат по видам внутреннего аудита свидетельствует о том, что почти половина проверочного времени СВА расходуют на операционный аудит и комплаенс - аудит и около четверти – на финансовый аудит. В связи с необходимостью защиты персональных данных, интеллектуальной собственности, конфиденциальной информации устойчивыми темпами растет время, затрачиваемое внутренними аудиторами на аудит информационных систем.

В настоящее время в СМИ идет широкая дискуссия по поводу целесообразности выполнения внутренними аудиторами консультационных функций. С нашей точки зрения к стимулированию этого направления работы СВА и, соответственно, к изменению соотношения между временем, которое расходуется на внутренний аудит и временем, затрачиваемым на консультирование надо подходить весьма осторожно, поскольку основная цель внутренних аудиторов – это проведение проверок СВК зон финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений с повышенным уровнем предпринимательского риска.

Существенное значение для повышения эффективности работы СВА и ее обеспеченности современными методиками имеет системное взаимодействие с внешними аудиторами. Оно в определенной степени предусмотрено правилами (стандартами) аудиторской деятельности, которыми руководствуется внешний аудит. Это взаимодействие необходимо, в первую очередь, для оптимизации зоны действия внешних аудиторов при проведении аудита или при оказании сопутствующих аудиту услуг. Оно предполагает проведение деловых встреч, обеспечивающих согласование запланированных контрольных мероприятий во избежание их дублирования.

Важным моментом в организации эффективного взаимодействия является взаимный доступ внутренних и внешних аудиторов к соответствующим программам проведения аудиторских проверок и к рабочей документации. Это помогает внешним аудиторам убедиться в правильности и обоснованности выводов и предложений, сделанных внутренними аудиторами, а внутренним аудиторам – познакомиться с методиками и организацией проверок, применяемыми внешними аудиторами.

Качественная и надежная информация, предоставляемая внутренними аудиторами внешним аудиторам, укрепляет взаимное доверие и, зачастую, обуславливает сокращение объема проводимых ими контрольных процедур, а, значит, и стоимости аудиторской проверки. Это немаловажно, так как внутренние аудиторы обычно участвуют в оценке руководством хозяйствующим субъектом результатов работы аудиторской организации.