Запланирована ликвидация АО. Однако нам не хотелось бы передавать документы на хранение в госархив. Закреплена ли законодательством обязанность АО в случае ликвидации передать документы именно в государственные фонды? (Вопрос № 1138)

Запланирована ликвидация АО. Однако нам не хотелось бы передавать документы на хранение в госархив. Закреплена ли законодательством обязанность АО в случае ликвидации передать документы именно в государственные фонды?

На вопрос отвечает Бурова Е.М., к.и.н., декан факультета архивного дела Российского государственного гуманитарного университета

В данном вопросе речь идет об акционерном обществе, но не указана форма собственности.

Если собственность на документы негосударственная, то при ликвидации таких организаций, а также при их банкротстве «…образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства» (п. 10 ст. 23 Закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Получается, что документам такой организации прямая дорога в государственный / муниципальный архив (это если точно следовать букве закона). Однако эти архивы могут не взять на хранение управленческую документацию от организаций, которые не являются их источниками комплектования. А вот от документов по личному составу они отказаться не смогут.

На практике ситуация переполненных полок этих архивов приводит к тому, что их сотрудники рады принять за правопреемника кого угодно, чтобы «избавиться от всего, от чего только можно», в частности, от документов, которые ликвидируемая организация готова передать в другую структуру, а не им. Более того, лихие 90-е, когда массово разорялись одни предприятия, а у других менялась форма собственности, привели к потере многих документов. И если какие-то из них обнаруживались у организации, не имевшей отношения «к умершей», все были настолько рады, что даже было выпущено совместное письмо Федерального архивного агентства от 08.10.2004 г. № 3/1811-к и Пенсионного фонда РФ от 05.10.2004 г. № ГБ-25-25/10734. Этот документ рекомендует территориальным органам ПФР принимать справки, выданные «чужими организациями», в т.ч. коммерческими, у которых на хранении оказались документы ликвидированных организаций, даже если они не являются их правопреемниками.

Теперь о рисках, которые могут последовать в ситуации ликвидации организации при непередаче документов в государственный или муниципальный архив. Закон об архивном деле напрямую обязывает это сделать ликвидационную комиссию (ликвидатора) или конкурсного управляющего. Более того, процедура ликвидации (в т.ч. при банкротстве) включает передачу документов на госхранение. Удастся ли вам провести всю процедуру ликвидации в отсутствие договора и акта о передаче документов в государственный / муниципальный архив, это еще вопрос. И здесь вы можете столкнуться с сопротивлением не сотрудников госархива, а чиновников из совсем других ведомств.

Посмотрите на проблему еще с одной стороны. Допустим, человек работает в организации и потом увольняется (задолго до ее ликвидации). В будущем ему может потребоваться справка социального характера (о месте работы и должности, о стаже, о заработной плате и т.д.). Как он сможет найти документы по личному составу, если те окажутся в неизвестной никому организации (нет правопреемственных связей)? Более того, эта организация, получив документы «неофициально» в будущем может сделать с ними (страшно подумать!) все что угодно. Поэтому даже если решение о передаче документов в другое АО будет реализовано, об этом обязательно необходимо письменно уведомить государственный или муниципальный архив, в зоне комплектования которого вы находитесь (т.е. в которой должны были бы передать документы на хранение).

Если собственность на документы государственная, то при ликвидации «…включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив ». Об этом говорит п. 8 ст. 23 упомянутого выше закона об архивном деле. На практике шансов у госструктуры при ее ликвидации обойти необходимость передачи своих документов в госархив еще меньше, чем у коммерческой.