Новые «Правила нотариального делопроизводства»

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 утверждены «Правила нотариального делопроизводства». Этих правил ждали аж с 1993 года, когда были приняты «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», которые в ст. 9 не только установили, что правила нотариального делопроизводства должны быть разработаны и утверждены Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой, но и то, что эти органы обязаны осуществлять «контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами».

«Правила нотариального делопроизводства» – документ солидного объема, подробно описывающий и порядок работы с документами нотариусов, и порядок осуществления контроля за исполнением Правил.

Нотариальная деятельность во всем мире является одной из самых консервативных, поэтому не удивительно, что положений, связанных с использованием электронных документов, в Правилах оказалось немного:

«2. …Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере...

60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы...».

Таким образом, пока в нотариальных конторах полноценный электронный документооборот не предусмотрен. Хотя, как нам кажется, в ближайшее время все равно придется создавать «электронный нотариат», в первую очередь в связи с планами Правительства по переводу государственных услуг в электронный вид и созданием «электронного правительства».

Несколько интересных положений есть в разделе VI «Составление номенклатуры дел». Прежде всего обращает на себя внимание тот факт, что требования к порядку составления и ведения номенклатуры дел нотариуса более жесткие, чем в организациях. Фактически номенклатура дел нотариуса даже не является документом самого нотариуса, поскольку она утверждается приказом государственного органа и является обязательным к исполнению нормативным документом. Номенклатуры должны разрабатываться на основе «Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой». Только такого документа пока нет, его еще предстоит разработать. Учитывая, сколько времени ушло на разработку самих «Правил», можно предположить, что появится этот документ не скоро. И тут нотариусов ожидает «засада»: пока не будет разработана и утверждена примерная номенклатура, они, возможно, не только не смогут устанавливать в своих номенклатурах сроки хранения документов, но и, что особенно неприятно, не смогут проводить уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это повлечет за собой дополнительные затраты на обеспечение сохранности документов.

Еще в Правила включено необычное для нашего традиционного делопроизводства требование к срокам уничтожения документов после утверждения соответствующего акта – «в течение тридцати дней со дня утверждения акта».

Также интересен и раздел XIII «Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой». Пожалуй, такого жесткого контроля за делопроизводством со стороны государства (чтобы регулярно проверять именно делопроизводство, да еще специальной комиссией) нет ни в одной другой отрасли в нашей стране. Очень понравился пункт 199 Правил, требующий в справке по итогам проверки указывать не только выявленные нарушения, но и отмечать положительные моменты работы с документами конкретного нотариуса: «При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам».