Как отразить нестандартные операции в отчете о движении денежных средств

Каждый финансовый директор при составлении отчета о движении денежных средств (ОДДС) неизбежно сталкивается с проблемой: что делать с опе­рациями, которые нельзя отнести ни к одному из трех стандартных видов деятельности – финансовой, операционной или инвестиционной. Например, перевод денег из наличной формы в безналичную или возврат ошибочно перечисленных денег. Если их включить в один из традиционных разделов, это может существенно исказить реальную картину бизнеса. Еще сложнее, если отчет формируется ежедневно. Ведь таким операциям нет места в классическом ОДДС, составляемом прямым методом.

Решить проблему можно, если включить в форму отчета новый, четвертый раздел – «Денежные средства в пути». Так обороты по финансовой, операционной или инвестиционной деятельности искажены не будут. В то же время у компании появится возможность обеспечить сплошной учет всех операций, отраженных в банковских и кассовых документах.

Суть изменений

В дополнение к новому разделу отчета понадобится внести корректировки и в справочники поступлений (появится дополнительный блок «Поступления: денежные средства в пути») и расходов («Списания: денежные средства в пути»). Их аналитику каждая компания может разработать для себя индивидуально, ведь в зависимости от вида деятельности разные операции могут носить систематический характер. Например, «Получение/возврат оперативного займа» или «Выдача средств под отчет». Все зависит от того, насколько часто они встречаются. При этом сущность должна превалировать над формальными признаками и при отсутствии стандарта здесь есть место творчеству.

С помощью нового раздела можно составлять отчет о движении денежных средств чаще, чем раз в день. Это бывает важно в компаниях, где организован учет каждого банковского транша. Например, за день в холдинге одна и та же сумма может успеть пройти несколькими траншами через цепочку юридических лиц. И все это можно отразить в отчете за тот же день, а затем проанализировать денежный поток по разделу «Денежные средства в пути». В идеале этот показатель должен равняться 0. Его положительное значение говорит о том, что зачисленные средства в скором времени будут списаны по другой статье. А отрицательное – о том, что часть собственных средств должна быть возвращена в ближайшее время. Но в любом случае ненулевое сальдо требует внимания. И с каждой суммой, зависшей более чем на месяц, надо будет тщательно разобраться.

Описанный подход позволяет по-новому взглянуть на отчет о движении денежных средств и вместо рутинного процесса создать реальное подспорье финансисту для оперативной работы по управлению денежными потоками. Кстати, полезно сразу предусмотреть возможность автоматического формирования отчета как с оборотами по разделу «Денежные средства в пути», так и без них (уточнения по ним можно привести в справочном приложении).

Типичные нестандартные операции

Остановимся на нескольких наиболее распространенных спорных операциях, которые можно отразить в отчете о движении денежных средств с помощью раздела «Денежные средства в пути». Этот перечень не является закрытым и в каждой конкретной компании он может быть своим.

Некорректный платеж. Допустим, бухгалтер покупателя опечатался – вместо 3 млн рублей на ваш счет поступило 30 млн рублей. Очевидно, что чужая ошибка не должна исказить информацию о поступлениях по операционной деятельности в отчете. Как быть? В данном случае всю сумму (30 млн рублей) надо разбить на две части: 3 млн рублей – «Поступление от операционной деятельности» и 27 млн руб­лей – «Ошибочно перечисленные средства» (раздел «Денежные средства в пути»).

Невыясненные расчеты. Представим ситуацию, когда вы оплатили поставщику товар 7 ноября 2011 года на 1,5 млн рублей. Деньги уже перечислены, но, как оказалось, к контрагенту они еще не поступили, а числятся в невыясненных платежах на кор­счете вашего банка или банка контрагента. Пока ситуация прояснится, пройдет немало времени: только переписка займет пять дней, а то и больше. Но нужно как-то отра­зить эту сумму в отчете о движении денежных средств в целях управленческого учета. Наиболее корректно было бы записать ее как «Невыясненные расчеты» в раздел «Денежные средства в пути».

По совпадению в этот же день уже на ваш счет пришли 7,5 млн рублей от контрагента, с которым нет никаких договорных обязательств. Эта сумма также отразится как «Невыясненные расчеты» в разделе «Денежные средства в пути».

Из наличной формы в безналичную и на­оборот. Если компания переводит наличные деньги в безналичные, очевидно, что эта операция не относится ни к приходу, ни к расходу. Тем не менее отразить ее в ОДДС необходимо. Во-первых, этого требует принцип своевременности и полноты учета финансовых операций. А во-вторых, в компаниях с большим наличным оборотом (например, в ритейле) такие внутренние перемещения полезно анализировать.

Предположим, 16 ноября в кассу поступила выручка 7 млн рублей и в этот же день она была инкассирована в размере 6,9 млн рублей. В отчете о движении денежных средств эта операция отразится трижды. Сначала после разнесения кассовых документов как поступление от покупателей (7 млн рублей) и как расход по кассе при инкассации (6,9 млн руб­лей). Затем после обработки банковской выписки как поступ­ление денег на расчетный счет (6,9 млн руб­лей). Стоит отметить, такое отражение операции много времени не займет, каждый документ обрабатывается только один раз. Зато информативность отчета о движении денежных средств значительно возрастет, появится возможность анализировать как количество транзакций, так и их обоснованность.

Операции с валютой. Смена валюты хранения также не является ни расходом, ни доходом. По сути, это внутреннее перемещение средств. Предположим, 17 ноября компания переводит на покупку валюты 3 млн рублей. В этот же день валюта поступает на ее счет по курсу 30 рублей за доллар. И эта информация найдет свое отражение в разделе «Денежные средства в пути». Так, в части списания и поступления денег пройдет одна и та же сумма, а денежный поток по разделу не изменится. Аналогичное движение произойдет и при продаже валюты.

Выдача денег под отчет. Как быть с выданными средствами, если авансовый отчет еще не утвержден руководителем? Например, 20 нояб­ря с расчетного счета перевели в кассу 50 тыс. рублей. Тогда же эти деньги, уже наличными, передали под отчет Петрову А.Т. как представительские на командировку. С точностью определить, сколько из них потратит сотрудник и по какой бюджетной статье их провести, пока нельзя. Поэтому единственно корректный способ учесть подотчетные суммы – отразить их в разделе «Денежные средства в пути». По принципу двойной записи эта сумма пройдет дважды: поступление – 50 тыс. рублей по статье «Средства под отчетом у сотрудников» и списание – «Выдача средств под отчет».

Внутрибанковские и межбанковские переводы собственных средств. Если компания перераспределяет деньги между своими банковскими счетами (неважно, в пределах одного банка или нет), корректно отразить такие операции в отчете о движении денежных средств также поможет раздел «Денежные средства в пути». Предположим, организация перевела со своего счета 100 млн руб­лей на свой же счет в другом банке. Эту сумму при обработке банковской выписки следует указать в статье «Перевод денежных средств по счетам» нового раздела.

Отложенные операции по движению денежных средств. До сих пор все примеры по формированию отчета о движении денежных средств были связаны в основном с операциями, отраженными по финансовым документам. Но рассмотрим еще один пример, когда такое движение только ожидается. 30 декабря 2011 года предприя­тию перечислен аванс 100 млн рублей. Получение столь крупной суммы в конце года чревато существенными досрочными выплатами по НДС. Поэтому финансовый директор обращается в банк с просьбой не зачислять деньги на расчетный счет до выяснения обстоятельств платежа. Банк соглашается подержать эту сумму как невыясненный расчет в течение трех рабочих дней. И этого времени вполне достаточно, чтобы аванс был зачислен уже в следующем году.

Формально такой приостановленный платеж не должен отражаться в отчете о движении денежных средств, ведь деньги фактически на счет не поступили. Однако финансовому директору по завершении праздничных каникул важно помнить обо всех казусах прошлого года. Поэтому такую информацию лучше привести в управленческой отчетности, несмотря на то, что банковской выписки еще не было. Итак, в конце года деньги пройдут по новой статье «Невыясненные расчеты: отложенные поступления» в разделе «Денежные средства в пути». И хотя денежный поток окажется положительным, в 2012 году после зачисления «приостановленного» платежа на счет компании отчет будет очищен от таких «бездокументарных» операций.