Как сократить сроки консолидации отчетности в холдинге

За счет чего: разработан модуль консолидации на платформе «1С: Управление производственным предприятием 8.2», доработаны стандартные отчетные формы, сформирована учетная политика для сводной отчетности, регламентировано взаимодействие структурных подразделений в рамках консолидации.

Работа предприятий группы компаний «Баш­бе­тон» охватывает все стадии производственного цикла – от добычи неруд­ных строительных материалов (песка, гравия) до производства железобетонных изде­лий и металлоконструкций.

Поддержка бесперебойной работы предприятия требует использования финансового рычага на постоянной основе. На решения банков об открытии кредитных линий и условиях ковенант существенно влияют сведения, отражаемые в консолидированной отчетности. Ее получателями являются также собственники бизнеса и топ-менеджмент: первым она необходима для оценки эффективности руководства компании, стоимости бизнеса, вторым – для сверки динамики показателей со стратегическими целями и принятия взвешенных управленческих решений.

Поскольку в каждом случае требуется актуальная финансовая информация, консолидированная отчетность должна формироваться максимально оперативно. Чтобы сократить сроки ее подготовки и минимизировать влияние человеческого фактора, руководство решило автоматизировать данный процесс.

Выбор программы

Программный инструмент должен был не только обеспечить подготовку консолидированной отчетности по РСБУ, но и позволить формировать ее с аналитикой, пригодной для принятия решений всеми пользователями информации: кредитными организациями, собственниками и менеджментом. На выбор платформы для автоматизации повлияло несколько обстоятельств.

На начальном этапе формирования xолдинга подготовка сводной отчетности осуществлялась в Excel, что позволило отладить методологию и процесс консолидации. Однако, несмотря на прописанные макросы по элиминации (исключению внутрихолдинговых оборотов), составление сводной отчетности требовало существенных человеческих и временных ресурсов: она формировалась двумя сотрудниками в течение недели. На сроках консолидации сказывались недостатки Excel, в частности, однопользовательский режим работы с данными, проб­лемы визуализации форм ввода, корректировки и вывода отчетов и т.д. С увеличением числа юридических лиц, входящих в группу, автоматически удлинялось время подготовки отчетности. Кроме того, практически полностью отсутствовала дополнительная внутрихолдинговая аналитика по различным дивизионам.

При таком раскладе предпочтительной выглядела интеграция какого-либо ИТ-решения с учетными системами. Но техническая инфраструктура, поддерживающая информационные системы предприятий группы, не позволяла (не позволяет и сейчас) использовать интегрированное решение. В рамках единого методологического и терминологического пространства компании применяют ИТ-системы, которые представляют собой модифицированные конфигурации программы «1С: Управление производственным предприятием 8.2».

В подобных условиях решено было остановиться на одном из альтернативных вариантов: использовать конфигурацию «1С: Кон­со­ли­дация» или самостоятельно разработать модуль на платформе «1С: УПП». Функциональные возможности «1С: Консолидация» были гораздо шире требований, предъявляемых менедж­ментом. В частности, данная конфигурация позволяет автоматизировать бюджетное планирование, осуществлять поддержку функционала казначейства, но эти задачи в компании были уже решены. С учетом стоимости продукта, услуг по его внедрению и сопровождению, выбор был сделан в пользу второго вари­анта.

Разработка модуля консолидации

В техническом задании для ИТ-службы были определены этапы и сроки проведения работ по созданию модуля консолидации. Каждый этап включал разработку определенного блока отчетности, в данном случае баланса (Ф1) и отчета о прибылях и убытках (Ф2). Функционал блока предусматривал постатейную обработку данных, сбор и элиминацию отчетности. Уже в ходе реализации проекта встал вопрос о совершенствовании отчетных форм таким образом, чтобы обеспечить возможность постатейной аналитики и разбивки компаний на группы по определенным признакам (например, «производство и реализация железобетона», «производство и реализация металлоконструкций» и т.д.).

В состав рабочей группы по разработке модуля вошли программист и бухгалтер, отвечающий за формирование консолидированной отчетности, что позволило ускорить настройку регистров учета в программном комплексе. Ход работ по созданию и внедрению модуля контролировал непосредственно финансовый директор с использованием диаграммы Ганта (см. рис. 1). Рассмотрим этапы разработки подробнее.

рисунок 1. Диаграмма Ганта для проекта по созданию модуля консолидации отчетности

Этап 1. Разработка отчетных форм. На данном этапе определяются требования к формам отчетности, может понадобиться их доработка. В группе компаний «Башбетон» внесли незначительные изменения в стандартные формы, используемые по статьям отчетности в разрезе предприятий, дополнив их столбцом, в котором отражаются итоговые значения после элиминации. Кроме того, были внесены формы расчетов гудвилла, доли меньшинства и отчетов предыдущих периодов.

Этап 2. Разработка ИТ-службой скорректированных балансов. Данный этап проходит при постоянном взаимодействии ИТ-службы и ФЭС. Программист выстраивает структурные связи в загружаемой информации, прописывает формулы, по которым рассчитываются доля меньшинства в группе, гудвилл. Также на этой стадии производится пробная прогрузка сводного отчета о прибылях и убытках для выявления и исправления ошибок. Составляются стандартные и консолидированные расшифровки дебиторской и кредиторской задолженности в программе «1С: УПП» и вычленяется внутрихолдинговая задолженность для формирования скорректированных балансов.

Этап 3. Разработка ИТ-службой скорректированных отчетов о прибылях и убытках. Данный этап во многом идентичен второму. На этой стадии уделяется повышенное внимание вопросам исключения внутригрупповых оборотов из сводной отчетности. Соответствующие правила необходимо тщательно прописывать, поскольку в дальнейшем они окажутся под пристальным вниманием аудиторов.

Этап 4. Составление отчетных форм для выгрузки файлов из «1С» в периметре консолидации. Следующий шаг – разработка отчетных форм, которые экспортируются в локальные базы организаций из программы «1С: УПП» в формате xml. На данном этапе тестируется корректность их выгрузки и формирования отчетных данных, пригодных для импортирования в модуль консолидации.

Этап 5. Пробная выгрузка-загрузка файлов. Исправление ошибок. На завершающем этапе необходимо пройти полный цикл процесса сбора, обработки и формирования сводной отчетности и выявить участки, на которых могут возникнуть проблемы. На основе экспортированных из локальной базы промежуточных отчетных форм внутри модуля формируется отчетность, которая затем сверяется с отчетностью, ранее сформированной в Excel по контрольным значениям.

Итак, на выходе получаем модуль, который позволяет не только оперативно консолидировать отчетность группы, но и включать в нее данные новых предприятий, а также агрегировать отчетность по видам аналитики (например, консолидированная выручка по производственному дивизиону).

Разработка учетной политики для консолидированной отчетности

Прежде чем приступить к внедрению модуля автоматизации, были разработаны учетная политика для консолидированной отчетности, описывающая порядок ее формирования, а также пошаговая инструкция по работе в программном комплексе. Политику согласовали с аудиторской компанией.

Поскольку в российских стандартах возможна определенная вариативность трактовок понятий «дочерняя компания», «ассоциированная компания» и «совместное предприятие», в учетной политике зафиксировали критерии, по которым данные компаний группы включаются в консолидированную отчетность. В их числе следующие:

• величина валюты баланса предприятия не менее 5 процентов от совокупной валюты баланса группы;
• размер уставного капитала организации превышает 3 процента от суммы уставных капиталов предприятий группы;
• выручка организации не менее 3 процентов от консолидированной выручки.

Техническая реализация

Процесс консолидации начинается с экспорта скорректированных отчетных форм в формате xml из программы «1С: Управление производственным предприятием 8.2» в локальные базы организаций. Далее в соответствии с регламентом взаимодействия между службами холдинга ответственный сотрудник предприятия 20-го числа каждого месяца должен выгрузить необходимые файлы из локальной учетной системы и направить их бухгалтеру, занимающемуся формированием сводной отчетности. С этой целью внутри модуля запускается процесс импорта заполненных отчетных форм и выбираются компания и файл загрузки. Затем запускается обработка «Загрузить листы расшифровок Ф1 (Ф2)» (см. рис. 2). Таким образом, заполненные формы последовательно импортируются в модуль консолидации. На следующем этапе проводится элиминация («Уравнять строки баланса»).

рисунок 2. Функционал модуля консолидации

На этом процесс формирования консолидированной отчетности завершается.

Чтобы включить в сводную отчетность данные нового предприятия, необходимо внести изменения в настройки его локальной конфигурации «1С: УПП», включаемой в периметр консолидации. Одновременно в модуле консолидации нужно дополнить реквизиты нового предприятия.

Итоговый тест на эффективность

В силу загруженности членов рабочей группы реализация проекта заняла полгода. Впрочем, этот срок приемлем с учетом значимости достигнутого результата.

После автоматизации консолидированная отчетность стала формироваться на ежемесячной основе. Причем ее подготовкой занимается один бухгалтер в течение одного-двух дней. Таким образом, цель повысить оперативность предоставления сведений заинтересованным лицам можно считать достигнутой. Банки, которые получают заключение аудиторской компании, подтверждающее достоверность консолидированной отчетности, отказались от ее самостоятельного анализа. Кроме того, использование аудированной сводной отчетности позволило холдингу добиться лучших условий по кредитным линиям и реально сократить сроки принятия решений банками-партнерами.

Кстати, внедрение программного решения не потребовало значительных затрат: стоимость не превысила двухмесячного оклада штатного программиста.

таблица. Этапы подготовки консолидированной отчетности