ГОСТ Р 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям?

ГОСТ Р 6.30-2003

Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”. Что делать в этой ситуации секретарю?

Действительно, в процессе работы у вас, секретарей, возникает закономерный вопрос: насколько целесообразно следование рекомендациям ГОСТа, в какой степени им следовать и как обосновать перед руководителем эту целесообразность? Рассмотрим данную проблему на примерах.

Необходимость проставления реквизитов – иллюзия или реальность?

Допустим, ваша организация получила такое письмо.

Примет ли руководитель организации это предложение? Вероятнее всего, сочтет его не имеющим юридической силы, поскольку:

• серьезная организация высылает письма-предложения на бланке, который позволяет установить, что компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
• письмо должно подписывать лицо, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т. е. полномочное принимать решения, из письма же не ясно, кто его подписал;
• неизвестно, действует ли до сих пор это предложение, так как не проставлена дата отправления письма;
• письмо составлено без соблюдения правил этикета, авторы не удосужились узнать фамилию и полностью указать должность адресата, видимо, они не уважают своих клиентов и, следовательно, могут нарушить свои обязательства;
• неясно, к кому обращаться за дополнительной информацией, на чье имя писать ответ, если бы фирму заинтересовало предложение о закупке офисной мебели и т. д.

Итак, можно с уверенностью заключить, что подобное письмо руководителем серьезной организации рассматриваться не будет.

Немаловажно и другое: сколько времени займет у секретаря организации-получателя выяснение этих вопросов? Организация-отправитель, вероятнее всего, не сможет ответить ни на один из поставленных вопросов, поскольку об этом документе нет никаких записей (письмо не было зарегистрировано), следовательно – он не существует. Сравним с другим письмом.

Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо:

• оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис;
• подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса;
• адресовано именно нашей организации;
• зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем;
• доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.

Кроме того, известно, на чье имя писать ответ».

Важно подчеркнуть, что это письмо оформлено в строгом соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим целесообразность применения реквизитов (обязательных элементов оформления официального документа – письма) подробнее (см. таблицу).

Целесообразность применения реквизитов документа

Таким образом, требования нормативных актов, определяющих состав реквизитов организационно-распорядительного документа (в нашем примере – письма), обусловлены практической целесообразностью применения.

Расположение реквизитов на бланке

Однако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.

Вы уже знаете, насколько целесообразно применять в документах реквизиты. Представленное в последнем примере письмо, казалось бы, содержит все необходимые реквизиты. Но можем ли мы быстро и правильно извлечь из него информацию?

Проанализируем расположение реквизитов в этом письме и ответим себе на вопрос: насколько необходимо располагать каждый реквизит документа в отведенной для него зоне?

Итак, возможно, что этот документ позволяет установить наименование, адрес и телефон офиса организации-автора, уровень полномочий лица, принявшего решение, фамилию исполнителя документа, средства связи, которыми можно воспользоваться для уточнения сведений письма и т. д. Однако можно ли с уверенностью утверждать, что:

• коды, присваиваемые при государственной регистрации, принадлежат именно ЗАО “Прогресс”;
• исполнителем письма является Л.М. Трушина и звонить ей следует по телефону 765-43-21;
• письмо подписал именно коммерческий директор Е.П. Грачев, а не другое лицо, например Л.М. Трушина;
• письмо было зарегистрировано, 20.04.2004 – это дата регистрации, а 01-20/527 – регистрационный номер и т. д.?

Вероятно, ответ будет отрицательным. Ведь для того чтобы осмыслить зафиксированную информацию (обнаружить заголовок к тексту, необходимый при регистрации входящего документа и передачи его по принадлежности; отметку о наличии приложения; справочные данные организации-автора и т. д.), будет затрачено в два раза больше времени, чем на аналогичные действия, осуществляемые при обработке предыдущего письма, все реквизиты которого расположены в соответствии с рекомендациями ГОСТа.

Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

У нас в стране существует многолетняя традиция применения стандартов на ОРД, закрепившая основные правила оформления документов, – первые стандарты на ОРД были введены еще в 1972 г. Поэтому правила оформления документов могут рассматриваться как обычай делового оборота – сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством.

Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба разработает локальный (собственный) нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), регламентирующий стандартные правила оформления организационно-распорядительных документов.

В современных организациях для создания управленческих документов, в том числе и организационно-распорядительных, применяются компьютерные технологии. Поэтому альбом унифицированных форм документов (формуляров, образцов) следует иметь не только в традиционном (бумажном) виде, но и на электронных носителях информации в виде шаблонов.