Основные правила работы архивов организаций

• преемственность правил с "основными правилами работы ведомственных архивов"
• новые разделы правил
• применение правил в негосударственных организациях

В настоящее время Федеральная архивная служба России ведет активную работу по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела, пересмотру и отмене устаревших документов. Недавно вышли в свет новые "Основные правила работы архивов организаций" (М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002), необходимость разработки которых обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.
Новые "Основные правила..." вышли взамен "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1987).
Разработчики "Основных правил работы архивов организаций" стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.
В то же время содержание таких разделов, как "Учет документов в архиве", "Научно-справочный аппарат к документам архива", "Использование документов архива", определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований "Основных правил работы архивов организаций" с "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации", также недавно вышедшими в свет (М.: Росархив, 2002).
В новой редакции Правил учтен фактор широкого внедрения в делопроизводство и архивное дело современных информационных технологий, и в этой связи в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на государственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел, определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочного аппарата к документам архива.
Правила освещают новые задачи, возникшие в работе архивов в настоящее время, такие как организация депозитарного хранения документов, выполнение архивами платных работ и услуг, требования к охранному режиму архивов. В раздел "Организация документов" в архиве включен новый подраздел "Организация документов по личному составу".
Новые Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.
Правила предназначены регламентировать работу архивов государственных организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места в управленческих структурах и объемов сохраняемой документации.
Во введении к Правилам говорится о том, что в негосударственных организациях их применение обязательно в том случае, если в архиве этой организации хранятся документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ), т. е. документы предшествующей государственной организации, на базе которой образовалась новая негосударственная организация. В то же время важно иметь в виду, что в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" (1993) негосударственные организации обязаны сохранять документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда РФ (ст. 16) и, следовательно, вести их учет, осуществлять поиск документов и документной информации по запросам пользователей, реализовывать в соответствии с законодательством доступ к архивной информации, для чего необходимо описывать документы и создавать справочный аппарат к ним. Поэтому негосударственные архивы объективно должны быть заинтересованы в том, чтобы соблюдать положения и нормы Правил, иногда в упрощенном виде, которые обеспечивают нормальное выполнение архивом своих функций независимо от того, какой организации принадлежит архив.

Делопроизводство N4 2002 год