Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация работы архива

• Работа с персоналом
• Информационный маркетинг в архивах
• Платные услуги в архивах

Работа с персоналом предполагает, прежде всего, подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления.

В организациях, особенно негосударственных, зачастую встает вопрос о необходимости целесообразного введения отдельной должности - лица, ответственного за архив. Как считают специалисты из Росархива, "имеется некая "критическая масса документов", по достижении которой необходимо введение штатной должности архивиста. Она составляет 5,0 тыс. дел. Это тот самый объем документов, обрабатывание которого по всем параметрам может обеспечить опытный, знающий работник".

Необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов при составлении должностных инструкций (см. приложения 1 и 2).

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота, количества дел и выдачи архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
• единую государственную систему делопроизводства;
• порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
• структуру предприятия, учреждения, организации;
• основы организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

Если должностные требования даны в Квалификационном справочнике достаточно хорошо, то образовательный ценз слишком занижен. Но что делать, если "в справочнике Минтруда России 2000 г. эта должность по Единой тарифной сетке (ЕТС) отнесена к 5-му разряду, т.е. ниже заведующего складом".

Поэтому "болеющие за дело" руководители в штатном расписании вводят другие должности, например начальника отдела хранения вместо заведующего архивом или главного специалиста вместо архивариуса.

Должностные обязанности. Осуществляет работу по велению архивного дела в учреждении, организации, на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размешает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи дел постоянного и долговременного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение документов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной зашиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в учреждении, организации, на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• единую государственную систему делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда,