Как привлечь внимание начальника, но не рассердить его
Источник: Газета "Ведомости"
Некоторые сотрудники стесняются напоминать начальнику о срочных делах, боясь его рассердить. Но если этого не сделать, можно создать себе еще большие проблемы. Специалисты по деловому общению рекомендуют подчиненным разобраться в причинах, по которым начальник не уделяет им должного внимания, и разработать систему аккуратных напоминаний.
Когда Андреа Тэм, менеджер по производству небольшой канадской компании, занимающейся дизайном одежды, спросила своего руководителя и совладельца фирмы, что делать с 1000 метров ткани, которую не удавалось пустить в ход, она рассчитывала на быстрый ответ. В конце концов, решений могло быть всего два: или найти ткани новое применение, или оставить на складе. Прошла неделя, Тэм задавала вопрос еще несколько раз, но ответа так и не получила. В итоге она приняла решение самостоятельно. (Ткань осталась на складе в Китае.)
Тэм столкнулась с распространенной проблемой: как привлечь внимание занятого начальника и не рассердить его. Даже самые доброжелательные руководители могут выйти из себя из-за бесконечного потока совещаний, телефонных звонков, писем по электронной почте и сообщений по ICQ, которые вытесняют другие важные дела.
Если начальник и подчиненный работают над общей задачей, а подчиненный все время твердит одно и то же, это больше похоже на нытье, утверждает Ширли Макси, преподаватель делового общения школы бизнеса Marshall при Университете Южной Калифорнии. Макси советует взяться за задачу самостоятельно, например написать черновик письма и показать его начальнику. “Таким образом вы проявляете лидерские качества и берете ответственность на себя, а также повышаете свой авторитет в глазах руководителя, так как сокращаете объем его работы”, — поясняет она.
За два года работы в отрасли дизайна одежды Тэм испробовала разные способы привлечения внимания руководства. Вначале она просто подходила к столу начальника и спрашивала о незаконченном деле, например о счете поставщику на $10 000. По ходу дела она могла пошутить, чтобы разрядить обстановку. В ответ начальник тоже отшучивался и обещал разобраться. Проходила неделя, но ничего не происходило. Затем она попробовала отправлять напоминания по электронной почте, хотя стол начальника находился всего в трех шагах. Но ответы приходили крайне редко. Через год такого общения Тэм начала злиться и разочаровываться в работе.
Со временем она разработала довольно трудоемкую систему, которая, однако, обеспечивает плавную работу офиса. Сначала Тэм посылает по электронной почте письмо с просьбой уделить ей время, на что обычно получает согласие. Во время встречи она перечисляет, что необходимо сделать, и нарочно устанавливает очень ранние сроки. Убедившись, что руководитель понял, что от него требуется, она возвращается за свой стол и отправляет напоминание о том, что и когда нужно сделать. По мере приближения срока выполнения задачи она отправляет напоминание еще раз. “Я подчеркиваю: чтобы компания уложилась в срок, он должен сделать свою часть работы”, — говорит Тэм. Если вопрос касается денег, она напоминает, каковы будут финансовые последствия. “В конце концов, он владелец компании, и это его деньги”, — говорит она.
Психологи одобряют используемую Тэм систему. Но в напоминаниях должны присутствовать дата и достаточное количество подробностей дела, чтобы начальник вспомнил, о чем идет речь, говорит Анн Клири, преподаватель психологии из Государственного университета Айовы. Но она советует не раздражать начальство прямыми вопросами, например такими: “Вы закончили письмо, о котором я просила?” Вместо этого Клири предлагает оформить напоминание как предложение помощи: “Я придумала, что можно добавить в то письмо, которое вы обещали написать”. Клири говорит, что такая тактика помогала ее студентам, когда они просили написать им рекомендательные письма.
Дэвид Мейер, преподаватель психологии из Университета Мичигана, предлагает подчиненным пожалеть своих начальников, занятых важными делами. “Когда вас постоянно отвлекают, легко о чем-нибудь забыть”, — напоминает он. Кеннет Адамс, преподаватель того же университета, советует придумать сигнал, означающий срочное дело. Но важно не использовать его слишком часто. “Если все ваши письма будут приходить с пометкой "срочно", — говорит он, — на них скоро перестанут реагировать”. Возможно, вам поможет идея класть папки с важными делами начальнику на стул.
Одна из сотрудниц, работающая в PR-агентстве в Бостоне, в совершенстве освоила целый арсенал напоминаний, которые ей приходится использовать в отношении менеджеров и клиентов. “Я чувствую себя назойливой мухой, но именно за это мне платят”, — говорит Джульет, просившая не называть ее фамилии. Она отправляет письма по электронной почте и сообщения по ICQ, а затем звонит по телефону. Однажды, когда все перечисленные методы не помогли, она зашла в кабинет менеджера и стояла в дверях, пока он не сделал то, что ей было нужно. Чтобы смягчить напор, Джульет старается использовать в письмах веселые смайлики и восклицательные знаки. Но она не пользуется тем способом, которым другие пытаются воздействовать на нее. “Я стараюсь избегать грустных смайликов”, — говорит она. (WSJ, 30.08.2005, Ирина Окунькова)
