Обязательны ли унифицированные формы?

Большинство кадровиков оформляют кадровые приказы по унифицированным формам, так как считают, что такой порядок не вызовет нареканий при проверках. Но многие считают, что в кадровом деле унифицированные формы носят лишь рекомендательный характер и не обязательны к применению. Разобраться в этом вопросе нам поможет начальник Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Светлана ПЕТРОВА.

Постановление Госкомстата

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, привычные для всех «формы Т», были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В самом постановлении Госкомстата было заявлено, что оно принято «в целях реализации требований Трудового кодекса», а также подчеркнуто, что формы согласованы с Минфином и Минтрудом России. Таким образом, создатели попытались отразить и учесть в унифицированных формах все изменения трудового законодательства на тот момент.

В настоящее время многие неправильно трактуют письмо Министерства юстиции [1] о том, что указанное постановление признано не нуждающимся в государственной регистрации и, следовательно, не обязательно для применения. Делать такой вывод по этой причине было бы неправильно. Объясним почему. Не нужно ассоциировать понятие о документе «не нуждающийся в государственной регистрации» с понятием «не обязательный для применения» или «не имеющий юридической силы». Дело в том, что, согласно законодательству [2], часть нормативно-правовых актов требуют обязательной государственной регистрации, а часть в таковой не нуждаются, но при этом имеют такую же юридическую силу, как и зарегистрированные.

В соответствии с пунктом 2 постановления Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на организации независимо от формы собственности. К сожалению, порядок их распространения и ответственность за его невыполнение законодательством не определены.

Определим преимущества

Бесспорным является тот факт, что для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих инспекторов труда не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.

Другое не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов. Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом. Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами - о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.

Каковы недостатки?

Теперь давайте постараемся понять, что же не нравится кадровикам в унифицированных формах? Обычно недовольство кадровиков связано с тем, что в формах не предусмотрена специфика каждой конкретной организации. Некоторые кадровики утверждают, что в формах недостаточное количество строк для внесения необходимых сведений. Но больше всего у кадровиков возникает проблем из-за того, что законодательство не дает четких указаний по их заполнению.

Учесть специфику всех организаций невозможно. Однако Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации [3] позволяет каждой организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты. Поэтому всегда можно добавить дополнительные строчки для внесения необходимой информации или предусмотреть визы согласования.

Основная проблема при работе с унифицированными формами связана с большим количеством вопросов о порядке заполнения той или иной формы. К сожалению, в этом несомненно большой пробел в законодательстве. Полных рекомендаций по их заполнению действительно нет.

Состав унифицированных форм

Унифицированные формы включают в себя две группы документов: по учету кадров и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Учетные документы, которые содержатся в первой части постановления, распространяются на все организации вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов о приеме, переводе, увольнении работника, направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска работнику, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Вторая группа документов распространяется на все организации, кроме бюджетников. К этой группе документов относится табель учета рабочего времени [4].

Личная карточка Т-2

Одна из унифицированных форм имеет особый статус. Таким статусом наделена личная карточка работника или, как ее обычно называют, карточка Т-2. Пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек [5] установлено не только то, что работодатель обязан ознакомить работника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Но установлено также и то, что форма личной карточки утверждается Госкомстатом. Поэтому необходимость и обязательность ведения этой формы ставить под сомнение неправомерно.

Где найти ответ

Нельзя забывать о том, что кадровые документы - это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий к бухгалтеру. А следовательно, найдется повод и для претензий к кадровику. Поэтому, принимая решения об отказе или об использовании унифицированных форм, обратитесь к Федеральному закону «О бухгалтерском учете» [6].

В соответствии со статьей 9 указанного закона бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата, возникает у организаций в силу статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В то же время отказ от применения унифицированных форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, но не трудового законодательства. Но одно влечет за собой другое.

Подведем итоги

Да, формально вашу организацию не могут оштрафовать за ведение кадровых приказов в свободной форме. Но отсутствие унифицированных форм повлечет за собой другие нарушения. Так что, как видите, лучше не искать ответ на вопрос об обязательности унифицированных форм, а находить преимущества от их применения.

Цитируем закон Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. Пункт 2, статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»