Понятие документа и делопроизводства

Дорогие читатели, наверное, далеко не всем из вас удалось получить соответствующее профессиональное образование в области делопроизводства и секретарского дела перед поступлением на работу. Пробелы в знаниях, как теоретических, так и практических, вы можете устранить с помощью новой рубрики“Школа профессионального секретаря”, которая открывается в нашем журнале. Занятия ведет Валентина Ивановна Андреева, научный редактор журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”, автор многочисленных книг по делопроизводству, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия.

Цикл обучения делится на семестры – по 6 месяцев (5 семестров). В каждом номере вас будет ждать новое занятие школы. Структура каждого урока такова: основные термины, теоретическая часть, нормативная база, контрольные вопросы по теме занятия и практическое задание. Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения, получат сертификаты журнала первой ступени.

Приглашаем к обучению всех желающих и надеемся на активное сотрудничество между преподавателем и учащимися. С благодарностью и пониманием примем все ваши пожелания и замечания по тематике и качеству занятий.

Основные термины

Информация
Документированная информация
Документ
Документирование
Функции документа
Носитель информации
Система документации
Унификация
Стандартизация
Делопроизводство, документационное обеспечение управления

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Документы выполняют ряд важных функций:

информационную: являются носителем и источником информации;
управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Нормативная база

Контрольные вопросы

Практические задания

1. Заполните пробелы в следующих предложениях.

2. Найдите ошибки в следующих предложениях:

3. Перечисленные ниже документы распределите по четырем группам:

бухгалтерские, кадровые, юридические, организационные

приходный кассовый ордер;
приказ о приеме на работу;
положение о канцелярии;
квартальный баланс;
претензия от фирмы-партнера по качеству продукции;
акт о нарушении трудовой дисциплины;
должностная инструкция секретаря;
счет-фактура;
исковое заявление в арбитражный суд;
приказ о премировании работника;
положение о корпоративной культуре;
протокол заседания аттестационной комиссии.