ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “СИБИД. Управление документами. Общие требования” *

В соответствии с приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “СИБИД. Управление документами. Общие требования” утвержден и вводится в действие с 01.07.07. В чем же заключается значимость этого события?

  Ни для кого не секрет, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления “классическими” документами (документами на бумажной основе). И в этой связи ИСО 15489-1-2007 не является для нас уникальным документом.

Вместе с тем, все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), адресованы исключительно государственным органам. На вопросы, как же правильно организовать работу с документами коммерческим организациям, которые хотят добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе и главное – как это сделать, ответ каждая из них находит по своему усмотрению.
И здесь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 приходится как нельзя кстати.

Во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций.

Во-вторых,он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.
Еще одной важной отличительной особенностью этого стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности.

Цитата: “ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто конкретно несет ответственность за работу с конкретными документами”.

  Кроме того, впервые точно указано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и степени сложности работы с документами, а также то, что эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах, утвержденных руководителем организации. Таким образом, руководитель также вовлекается в процесс управления документами организации и несет за него ответственность.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как “метаданные”, “конвертирование”, “мигра-ция” и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”), уже не охватывает терминологию, присущую новому “электронно-цифровому” направлению в ДОУ.

Говоря об электронном документообороте, следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии проектирования и внедрения систем управления документами, а также прекращения их применения. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами: надежность, целостность, комплексность и т. д.
Большой и очень интересный раздел стандарта посвящен непосредственно процессам управления документами и контролю за ними.

Интересно деление функции контроля на контроль за действиями, совершаемые с документом, и контроль его местонахождения. Это в очередной раз подчеркивает тесную связь стандарта с системами электронного документооборота.

 Таким образом, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно-методического обеспечения в области управления документами. Кроме того, он корректирует позицию специалистов системы менеджмента качества, зачастую навязывающих свое видение процессов и правил документирования деятельности организации и игнорирующих действующие в России правила документирования. Стандарт расставляет точки над “i”, т. к. является основным в сфере ДОУ и распространяется на систему менеджмента качества, выстраиваемую по международным стандартам ИСО.

* Об этапах работы над ГОСТ ИСО 15489-1-2007 см.: Справочник секретаря и офис¬менеджера. 2006. № 5. С. 7–20; № 6. С. 8–20; 2007. № 2. С. 8–17.