Отвечаем на главные вопросы о материальной ответственности бухгалтера

В редакцию журнала «Главбух» часто приходят письма с вопросами о материальной ответственности бухгалтера. Мы отобрали из них самые распространенные и подсказали, в каких случаях можно ограничить свою ответственность.

Имеет ли право руководитель заставить бухгалтера возместить компании штрафы?

Увы, работодатель может потребовать, чтобы бухгалтер вернул из своих денег штраф, который предъявили компании налоговики.

Дело в том, что законодательство в подобных случаях не выделяет бухгалтера из числа прочих сотрудников. А нанимателю разрешено взыскивать с работников ущерб, который они нанесли организации (ст. 238 Трудового кодекса РФ). При этом ущербом считается и сломанная оргтехника, и недостача, и неустойки. И штрафы. На этом настаивает Роструд в письме от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1. Так что если по результатам налоговой проверки предприятие заплатило штраф, то такую сумму работодатель может удержать с бухгалтера.

В каком размере возмещается ущерб?

Что касается размера ущерба, то тут важно, какая ответственность предусмотрена в трудовом договоре бухгалтера и какую должность он занимает.

Когда ущерб возмещают полностью. Полностью покрывать убыток обязаны только:

• главный бухгалтер, в чьем трудовом договоре есть пункт о полной материальной ответственности (п. 243 Трудового кодекса РФ);
• бухгалтер-кассир, который работает с наличными средствами, подписав с нанимателем договор о полной ответственности (п. 36 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18).

Обратите внимание на следующий момент. Если сотрудник согласится с суммой ущерба, то ее взыщут без суда. Также без суда взыскивают сумму, которая не превышает среднемесячного заработка сотрудника. При этом единовременно работодатель не имеет права удерживать более 20 процентов месячной зарплаты (ст. 138 Трудового кодекса РФ). И если сумма, которую требуют с работника, больше указанного предела, ее должны взыскивать постепенно, ежемесячно.

Если же сумма ущерба больше среднемесячного заработка и бухгалтер не согласен с взысканием, то тогда работодателю придется обращаться в суд (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

КОММЕНТИРУЕТ СПЕЦИАЛИСТ
Елизавета МАКАРОВА, начальник юридического отдела аудиторской компании «Прадо»:

— Конфликты со своими сотрудниками, в том числе и с бухгалтерами, работодатель, как правило, решает самостоятельно. Не многие решаются «выносить сор из избы» и идти в суд. Именно поэтому случаи, когда главбуха привлекают к полной материальной ответственности, достаточно редки. И пока компания не обратится в суд, взыскать ущерб она сможет только в размере среднемесячного заработка главбуха.

Исключение — когда работник добровольно возмещает убытки. Такая возможность предусмотрена статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Когда сумма взыскания ограничена. Если договора о полной материальной ответственности нет, то с бухгалтера могут взыскать не более его среднемесячного заработка. Даже если этот заработок не покрывает всего убытка (ст. 241 Трудового кодекса РФ).

Какие именно потери компания может компенсировать за счет бухгалтера?

Теоретически работодатель может наказать главбуха за все действия, которые противоречат законодательству. Например, за ошибки, допущенные в расчетах или документах, или за то, что в организации неправильно вели бухучет или не соблюдали установленные сроки подачи деклараций, и т. д. Как правило, это штрафы, которые инспекторы выписывают по статьям 119 и 122 Налогового кодекса РФ, и соответствующие пени. А вот недоимки по налогам бухгалтер возмещать не обязан. Ведь они не являются убытком компании, возникшим по вине сотрудника.

На практике руководители не так часто решают взыскать всю сумму штрафа с главного бухгалтера. Ведь такие действия, как правило, приводят к увольнению сотрудника. А лишаться главбуха из-за малейшего недочета здравомыслящий руководитель не будет.

Что касается бухгалтера-кассира, то с него работодатель может взыскать не только недостачу денежных средств, но и штрафы, уплаченные предприятием в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В частности, компанию могут оштрафовать за то, что не полностью оприходована выручка или превышен лимит остатка наличных денег. И если данные нарушения были сделаны по вине кассира, то из его зарплаты суммы уплаченных компанией штрафов могут быть удержаны в полном размере (с учетом ограничений, о которых мы писали в предыдущем разделе).

Отвечает ли главбух за ошибки своих подчиненных?

В нарушениях могут быть виноваты подчиненные главного бухгалтера, а не он сам. В принципе за все ошибки бухгалтерии все равно отвечает ее руководитель. Ведь согласно статье 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», именно главный бухгалтер несет ответственность за учетную политику, бухучет и достоверность отчетности.

Однако если вина подчиненного установлена и подтверждена объяснительными записками сотрудников бухгалтерии, то ущерб могут взыскать и с рядового бухгалтера, то есть не главбуха. Но напомним, что максимальная сумма взыскания тут будет равна среднемесячному заработку сотрудника.

Бухгалтер не признает своей вины. Как об этом официально заявить руководству?

Бухгалтер имеет право не согласиться с решением о своей вине. В таком случае нужно составить объяснительную записку. В документе следует отказаться признавать вину, изложить причины нарушений и санкций. Принимая решение о взыскании ущерба с сотрудника, работодатель должен учесть указанные в записке факты. Но если он этого не сделал, а бухгалтер не согласен с принятым решением или с порядком, в котором взыскивали ущерб, то такие действия руководства можно обжаловать в суде (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Тогда кроме объяснительной записки суду желательно предоставить дополнительные доказательства своей невиновности. Это могут быть внутренние приказы руководителя, ставшие причиной нарушений, заявления бухгалтерии с просьбами усовершенствовать техобеспечение или улучшить условия труда, которые не были выполнены руководством, и т. д.

Особо выделим ситуацию, когда главбух не согласен с решением налоговых инспекторов. То есть, по мнению бухгалтера, инспекторы неверно трактуют налоговое законодательство. И на самом деле ошибки нет. В таком случае важно грамотно донести эту мысль руководителю. Лучше сделать это в письменном виде — составить объяснительную записку. А там указать причины претензий налоговиков и свое видение проблемы. Ведь если налоговики не правы, то результаты проверки можно будет оспорить в суде, а возможно, и в досудебном порядке. Тогда предприятию не придется платить не только штраф, но и недоимку.

КОММЕНТИРУЕТ СПЕЦИАЛИСТ
Елизавета МАКАРОВА, начальник юридического отдела аудиторской компании «Прадо»:

— На практике мы сталкивались со случаями, когда инспекторы пытались взыскать санкции, основываясь на неверной трактовке Налогового кодекса, и которые имели положительный исход как для предприятия, так и для бухгалтера. Приведу яркий пример. По результатам проверки налоговики доначислили компании налог на прибыль и налог на имущество. Главбух якобы неправильно отразил расходы на замену подвесного потолка в офисном помещении. По мнению проверяющих, такие работы необходимо было учитывать как реконструкцию. А значит, первоначальную стоимость здания нужно было увеличить (п. 2 ст. 257 Налогового кодекса РФ). А главный бухгалтер учел расходы на замену натяжного потолка в Санкт-Петербурге в составе текущих затрат как расходы на ремонт.

Руководство захотело взыскать суммы начисленных штрафов и пени с главбуха. Он в свою очередь представил объяснительную записку и приложил к ней официальные разъяснения чиновников и арбитражную практику. Тем самым главбух подтвердил, что действия инспекторов были неправомерными, и предложил предприятию обратиться в суд с соответствующим заявлением.

Впоследствии решение налоговой инспекции действительно было отменено. Штрафы были отменены. А главный бухгалтер не только избежал взыскания, но и получил премию за добросовестную работу.

Вправе ли работодатели требовать возмещения ущерба с уже уволенных сотрудников?

В принципе c уволенного бухгалтера могут удержать штраф, который компания заплатила за ошибки в учете. Ведь, согласно статье 232 Трудового кодекса РФ, работник обязан возместить компании ущерб, даже если его контракт уже расторгнут.

Однако Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не дает нанимателям полной свободы действий. Из пункта 2 статьи 12 этого Закона следует, что взыскать с бывшего бухгалтера деньги можно лишь в том случае, если при увольнении была проведена инвентаризация обязательств организации. В данном случае под инвентаризацией обязательств понимается проверка расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, а также с контрагентами, подотчетными лицами и учредителями. Если же бухгалтер одновременно работал кассиром, то при смене ответственного лица должна быть проведена инвентаризация денежных средств в кассе.

Отметим, что на практике случаи, когда с уволенного главбуха удерживают уплаченные штрафы, достаточно редки. Ведь проводить инвентаризацию при смене главбуха не обязательно. И если при уходе бухгалтера такое мероприятие не было проведено, то доказать его вину и взыскать ущерб будет невозможно.

Исключение составляют лишь те случаи, когда с работником заключен договор о полной материальной ответственности. Дело в том, что при смене ответственного лица проводить инвентаризацию нужно будет обязательно (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). А значит, у работодателя будут все основания удержать ущерб с уволенного сотрудника.

Могут ли с бухгалтера взыскать ущерб, который нанес его предшественник

Не могут. Ведь бухгалтер отвечает лишь за тот период, в котором он вел учет. Но для того чтобы ограничить свою ответственность, нужно грамотно «войти в должность». То есть приему дел надо уделить особое внимание.

Так, заступая на новое место, нужно не забыть:

• проверить наличие абсолютно всех важных документов (налоговой и бухгалтерской отчетности, учетной политики, учредительных, банковских и кассовых документов, договоров с контр-агентами, «первички»);
• провести инвентаризацию финансовых обязательств;
• изучить состояние учета и отчетности;
• зафиксировать выявленные ошибки;
• оформить акт о приемке-передаче дел.

Такие меры позволяют впоследствии доказать, за какие данные главбух несет ответственность, а за какие нет.

Поставить подпись на акте должен не только новый главный бухгалтер, но и работник, передающий дела. И если бывший главбух документ не подписал, то сделать это должен руководитель предприятия. Ведь именно он отвечает за организацию учета на предприятии (п. 1 ст. 6 Закона № 129-ФЗ).