Отчитываемся о неполном рабочем времени

Федеральная форма статистического наблюдения № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» и указания по ее заполнению (далее — указания по заполнению формы) утверждены постановлением Росстата от 25.12.2008 № 325. По данной форме организации отчитываются с декабря 2008 года.

Общие правила сдачи отчета

Кто обязан представлять отчет. Форму заполняют коммерческие и некоммерческие организации, если (п. 1 указаний по заполнению формы):

— средняя численность работников компании превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера);

— основной вид деятельности организации относится к разделам ОКВЭД[1], которые перечислены в таблице ниже.

Таблица. Разделы и коды ОКВЭД

Кто отчет не сдает. Не заполняют форму № П-4 (НЗ) малые предприятия и индивидуальные предприниматели без образования юридического лица (абз. 1 п. 1 указаний по заполнению формы).

Напомним, что согласно статье 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (далее — Закон № 209-ФЗ) к малым предприятиям, в частности, относятся:

— организации, средняя численность работников которых не превышает 100 человек (подп. «б» п. 2 ст. 4 Закона № 209-ФЗ). Для расчета данного показателя следует использовать методику, приведенную в разделе II Указаний по заполнению формы федерального государственного статистического наблюдения № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия», утвержденных постановлением Росстата от 14.01.2008 № 3;

— компании, в которых выручка от реализации товаров, работ, услуг без учета НДС или остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов за предшествующий календарный год не превышает 400 млн. руб. (подп. 3 п. 1 ст. 4 Закона № 209-ФЗ и п. 1 постановления Правительства РФ от 22.07.2008 № 556).

Периодичность представления. Форму необходимо подавать ежемесячно не позднее 3-го числа после отчетного месяца. Для сдачи отчета руководитель организации назначает уполномоченных на это должностных лиц (п. 3 указаний по заполнению формы).

Если последний день представления формы № П-4 (НЗ) приходится на выходные или праздники, он переносится на следующий за ним рабочий день. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 07.03.2000 № 18.

Куда нужно представлять отчет. Заполненную форму компании представляют в территориальные органы Росстата по месту своего нахождения. Если же организация не осуществляет деятельность по месту своего нахождения, форма представляется по месту фактического осуществления деятельности (п. 2 указаний по заполнению формы).

Как отчитываются обособленные подразделения. Если у юридического лица есть обособленные подразделения, форму № П-4 (НЗ) нужно заполнять как по каждому обособленному подразделению, так и отдельно по головной организации без обособленных подразделений (абз. 2 п. 1 указаний по заполнению формы).

Заполненный отчет по обособленному подразделению в территориальные органы Росстата представляет головная организация по месту нахождения обособленного подразделения.

Если же обособленное подразделение не осуществляет деятельность по месту своего нахождения, форму следует представлять по месту фактического осуществления им деятельности (п. 2 указаний по заполнению формы).

Способы подачи отчета. Представить форму № П-4 (НЗ) можно:

• лично (или через представителя);
• почтовым отправлением с описью вложения[2];
• по телекоммуникационным каналам связи.

Об этом говорится в пункте 10 Положения об условиях предоставления в обязательном порядке первичных статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета, утвержденного постановлением Правительства РФ от 18.08.2008 № 620 (далее — Положение о предоставлении статистических данных).

Датой представления отчета считается день его почтовой отсылки, отправки по телекоммуникационным каналам связи либо фактической передачи в территориальный орган Росстата (п. 11 Положения о предоставлении статистических данных).

Заполняем форму № П-4 (НЗ)

Отчет состоит из титульного листа и одного раздела, содержащего 16 строк. Обратите внимание: строка 3 в форме № П-4 (НЗ) отсутствует (приказ Росстата от 13.03.2009 № 42).

Титульный лист

Порядок заполнения титульного листа приведен в пункте 4 указаний по заполнению формы.

Юридическое лицо. В адресной части формы бухгалтер должен указать полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами, а в скобках — краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» указывается юридический адрес фирмы с индексом. Если же фактический адрес не совпадает с юридическим, указывают также фактический адрес.

Далее следует проставить код Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). Он приведен в Уведомлении о присвоении кода ОКПО, выданного компании территориальным органом Росстата.

Обособленное подразделение. На бланке формы, содержащей сведения по обособленному подразделению, указывается наименование обособленного подразделения и юридического лица, к которому оно относится (абз. 1 п. 4 указаний по заполнению формы).

Если у обособленного подразделения нет юридического адреса, нужно указать почтовый адрес с индексом (абз. 2 п. 4 указаний по заполнению формы).

В форме № П-4 (НЗ) отражается также идентификационный номер, который устанавливает территориальный орган Росстата по месту расположения обособленного подразделения (абз. 4 п. 4 указаний по заполнению формы).

Заполнение раздела

Сведения о неполной занятости и движении работников указывают в единственном разделе формы № П-4. Его можно условно разделить на три части:

• в строки 01—04 и 15 вписывают число работников, которые по разным причинам не трудились полное рабочее время;
• в строках 05—12 указывают сведения о движении работников;
• в строках 13 и 14 отмечают количество вакантных рабочих мест и сотрудников, с которыми планируется расторгнуть трудовой договор.

Таким образом, в каждой строке указывается количество человек. Внешние совместители не учитываются. Об этом говорится в пункте 5 указаний по заполнению формы.

В форме № П-4 (НЗ) используется понятие «работники списочной численности». Однако ни в самой форме, ни в указаниях по ее заполнению этот термин не поясняется. По мнению редакции, в таком случае можно обратиться к указаниям по заполнению форм федерального статистического наблюдения (№ П-1, № П-2, № П-3, № П-4 и № П-5 (м)), которые утверждены приказом Росстата от 12.11.2008 № 278. В них, в частности, говорится:

• в списочной численности не учитываются внешние совместители. Это правило применяется и при заполнении формы № П-4 (НЗ);
• работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как целая единица.

Рассмотрим подробнее заполнение каждой строки.

Строка 01

В данной строке бухгалтер должен указать численность сотрудников списочного состава, которые по инициативе администрации работали в отчетном месяце неполное рабочее время[3]. В их число включаются сотрудники, которые были заняты неполное рабочее время хотя бы один день в месяц. Даже если сотрудник работал в таком режиме более одного раза в отчетном месяце, в строке 01 он учитывается один раз (п. 6 указаний по заполнению формы). Таким образом, речь идет о работниках, которые входят в списочный состав.

Строка 02

Численность работников, которым работодатель предоставил отпуска с частичным сохранением заработной платы, нужно отразить в строке 02. Если в течение месяца работник находился в таком отпуске более одного раза, в данной строке он учитывается один раз (п. 7 указаний по заполнению формы).

Обратите внимание: в трудовом законодательстве термин «отпуск с частичным сохранением заработной платы по инициативе администрации» не упоминается, так же как и более широкое понятие «отпуск по инициативе администрации». Лишь в статьях 173, 174 и176 Трудового кодекса говорится о сохранении 50% среднего заработка на период освобождения от работы в связи с установлением неполного рабочего времени в период учебы (ч. 3 ст. 176 ТК РФ), подготовки дипломного проекта или сдачи государственных экзаменов (ч. 4 ст. 173 и ч. 4 ст. 174 ТК РФ) работниками, проходящими обучение. С нашей точки зрения, ситуации, указанные в Трудовом кодексе, не тождественны отпуску с частичным сохранением заработной платы по инициативе администрации. Отпуск по инициативе администрации — нарушение трудовых прав работника[4]. Таким образом, заполнение данной строки отчета является свидетельством нарушения трудового законодательства.

Строка 04

В строку 04 нужно вписать численность работников списочного состава, которым по их заявлениям были предоставлены отпуска без сохранения заработной платы. Если работник в отчетном месяце брал несколько таких отпусков, он учитывается в строке 04 один раз. Это следует из пункта 8 указаний по заполнению формы.

Строка 05

В данной строке следует указать количество работников (п. 9 указаний по заполнению формы):

• зачисленных в отчетном месяце в штат организации приказом (распоряжением) о приеме на работу;
• переведенных на работу из другой компании.

Строка 06

В строке 06 показывается численность работников, принятых на вновь созданные в отчетном месяце рабочие места в результате расширения, реорганизации производства, увеличения количества смен и т. п.

Обратите внимание: вновь созданные или впервые представившие отчет организации должны включить в строки 05 и 06 всех работников.

К вновь созданным не относятся компании, образованные на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений. Поэтому при заполнении строк 05, 06, 09 и 10 не учитываются работники, уволенные и сразу принятые в реорганизованную компанию. Об этом говорится в пункте 10 указаний по заполнению формы.

Строка 07

В данной строке нужно указать численность выбывших из организации работников. В нее включаются работники:

• уволившиеся из организации независимо от оснований (расторжение трудового договора по инициативе работника или администрации, истечение срока трудового договора, призыв или поступление на военную службу, перевод сотрудника с его согласия в другую компанию, переход на выборную должность и др.). При этом уход или перевод таких работников должен оформляться приказом или распоряжением;
• выбывшие в связи со смертью;
• для которых последним днем работы является последний день месяца — 30-е или 31-е число (в феврале — 28-е или 29-е).

Это предусмотрено в пункте 11 указаний по заполнению формы.

Строки 08—11

Сведения, отражаемые в строках 08—11, раскрывают показатель строки 07. По этим строкам уточняется численность работников, выбывших (п. 12—15 указаний по заполнению формы):

• в связи с расторжением трудового договора по соглашению сторон (строка 08);
• сокращением численности (штата) работников (строка 09). Напомним, что сокращение численности — это уменьшение количества работников в организации (в том числе находящихся и не в штате), а сокращение штата — это исключение из штатного расписания определенных должностей (при сокращении штата численность может и не изменяться, если из штатного расписания удаляют незанятые вакансии);
• массовым увольнением (строка 10). При этом критерии массового увольнения должны быть определены в отраслевых и (или) территориальных соглашениях (ч. 1 ст. 82 ТК РФ). Если же они не установлены, можно воспользоваться критериями, приведенными в пункте 1 постановления Правительства РФ от 05.02.93 № 99 «Об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения»;
• по собственному желанию (строка 11). Также в строке 11 учитывается количество работников, которые уволились в связи с избранием на должность, переездом в другую местность, переводом супруга в другую местность, за границу, зачислением в образовательное учреждение, аспирантуру или клиническую ординатуру, выходом на пенсию, необходимостью ухода за больными членами семьи или инвалидами I группы. Сведения о беременных женщинах, женщинах, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерях, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), уволившихся по собственному желанию, также включаются в показатель строки 11.

Строка 12

В данной строке нужно указать списочную численность работников на последний день отчетного месяца. Расчет производится в соответствии с пунктами 81 и 82 указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения (№ П-1, П-2, П-3, П-4 и П-5(м)), утвержденных приказом Росстата от 12.11.2008 № 278.

В строку 12 не включаются сведения о лицах, для которых последний день отчетного месяца является последним днем работы в организации. Это следует из пункта 16 указаний по заполнению формы.

Строка 13

Количество вакантных рабочих мест в организации согласно штатному расписанию нужно отразить в строке 13. При этом половина ставки по штату учитывается как 0,5.

Если на одно рабочее место приняты два человека (на полставки каждый), в списочной численности учитываются два работника. Если они увольняются, в строке 13 указывается одно вакантное рабочее место. Если же уволится только один из совместителей, рабочее место не будет считаться вакантным (п. 17 указаний по заполнению формы).

Строка 14

В строке 14 отражается численность работников, которых работодатель планирует уволить в месяце, следующем за отчетным (п. 18 указаний по заполнению формы).

Строка 15

Показатель в данную строку вписывает от руки сотрудник, ответственный за предоставление статистической информации. Он должен указать численность работников, заключивших с организацией трудовые договоры о работе в режиме неполного рабочего времени. Такой порядок предусмотрен в пункте 19 указаний по заполнению формы.

Рассмотрим на примере, как заполнить форму № П-4 (НЗ) за июль 2009 года.

ПРИМЕР. ООО «Тедди», расположенное по адресу: 185014, Республика Карелия, г. Медвежьегорск, Лососинское шоссе, д. 14, осуществляет оптовую торговлю кормами для домашних животных (код по ОКВЭД 51.38.23). Код по ОКПО — 24892481. Обособленных подразделений у компании нет. По состоянию на 1 июля 2009 года в ООО «Тедди» трудится 141 человек. Из них два работают на условиях внутреннего совместительства в должности консультанта торгового зала, каждый на полставки. В июле 2009 года, предварительно уведомив работников и службу занятости, работодатель:

— сократил 18 сотрудников;

— в связи с угрозой массового увольнения установил неполное рабочее время 25 сотрудникам. Один из них отказался работать в таком режиме, поэтому трудовой договор с ним был расторгнут по инициативе работодателя в соответствии с частью 6 статьи 74 на основании пункта 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Таким образом, по сокращению штата было уволено 19 работников.

В июле 2009 года администрация предприятия предоставила отпуск за свой счет 48 сотрудникам по их заявлениям. Кроме того, в этом же месяце по собственному желанию уволился один из консультантов-совместителей.

Отпуска с частичным сохранением заработной платы по инициативе работодателя сотрудникам не предоставлялись, не устанавливался и режим неполного рабочего времени по соглашению между работником и работодателем.

В августе 2009 года в ООО «Тедди» планируется увольнение 32 человек. Как нужно заполнить форму № П-4 (НЗ) за июль 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Ответственным за составление статистической отчетности руководитель ООО «Тедди» назначил бухгалтера Е.А. Муркину. Титульный лист она оформила так, как показано см. приложение к статье.

Далее необходимо определить показатель строки 01. Из 25 работников, которые по плану должны были работать в режиме неполного рабочего времени, на неполное рабочее время переведены 24 человека, так как один сотрудник уволился. Следовательно, в строку 01 записывается число 24. Строка 02 останется незаполненной. В строке 04 указывается численность работников, находившихся в июле в отпуске за свой счет, — 48 человек. Для строк 05 и 06 данных нет.

В строке 07 отражается количество человек, которые выбыли из организации в июле 2009 года. Строки 08—11 частично раскрывают показатель строки 07.

Согласно условию примера 19 работников были сокращены. Это число указывается в строке 09. Для заполнения строки 10 данных нет. В строку 11 вписывается число 1. Так отражается факт выбытия из списочного состава предприятия одного из совместителей, работавших на полставки. В строке 07 показатель будет равным 20 (19 чел. + 1 чел.).

В строку 12 вписывается количество оставшихся работать сотрудников — 121 человек (141 чел. - 20 чел.).

В строке 13 ставится прочерк, поскольку увольнение одного внутреннего совместителя, который работал на полставки, в нашем случае не приводит к появлению вакансии.

В строке 14 указывается количество работников, увольнение которых планируется в августе, — 32 человека (см. с. 49).

В нашем примере в организации не числятся внешние совместители. Но в любом случае их численность не отражают в форме № П-4 (НЗ). Отчет в территориальный орган Росстата бухгалтер представил в срок — 3 августа 2009 года.

Ответственность за несвоевременную сдачу отчета

Если компания представила статистическую отчетность с опозданием (позднее 3-го числа после отчетного месяца) или же сведения в ней оказались недостоверными, сотрудника, ответственного за представление формы № П-4 (НЗ), могут оштрафовать на основании нормы абзаца 1 пункта 6 и пункта 14 Положения о предоставлении статистических данных.

В соответствии со статьей 13.19 Кодекса об административных правонарушениях РФ размер штрафа — от 3000 до 5000 руб.

Должностное лицо, ответственное за представление формы № П-4 (НЗ), обязано внести исправления не позднее трех дней после обнаружения ошибок либо получения письменного уведомления о необходимости внесения изменений от территориального органа Росстата.

Исправленные данные следует представить вместе с сопроводительным письмом, в котором будут указаны основания для внесения исправлений или необходимые пояснения. Такое письмо должно быть подписано лицом, ответственным за представление статистической отчетности. Это следует из абзаца 2 пункта 6 Положения о предоставлении статистических данных.

Если же требование об исправлении недостоверной отчетности компания в установленный срок не выполнит, ее могут оштрафовать на сумму от 10 000 до 20 000 руб., а ответственное должностное лицо — от 1000 до 2000 руб. или дисквалифицировать на срок до трех лет (п. 1 ст. 19.5 КоАП РФ).

[1] Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2001 утвержден постановлением Госстандарта России от 06.11.2001 № 454-ст.

[2] Как заполнить опись вложения и уведомление о вручении заказного письма, смотрите в статье «Составляем декларацию по ЕСН за 2008 год» // Зарплата, 2009, № 3. -Примеч. ред.

[3] О порядке введения режима неполного рабочего времени читайте в статье «Неполное рабочее время» // Зарплата, 2009, № 3. — Примеч. ред.

[4]Подробнее об этом говорится в статье «Допустим ли административный отпуск» // Зарплата, 2009, № 4. — Примеч. ред.