Могут ли коммерческие организации использовать гриф «ДСП»?

Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно – «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».

Хоровод различных видов тайн на фоне пробелов законодательства

В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство». Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:

• общедоступную и
• ограниченного доступа.

По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна: это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП». Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации.

Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну. Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной, но и коммерческой, а также иной охраняемой законом тайны.

Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне. И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна». Речь, в частности, идет о:

• неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
• тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений, иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 №126-ФЗ «О связи»);
• банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 №395-1 «О банках и банковской деятельности»);
• налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
• тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
• адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 №63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1);
• тайне следствия, дознания (статья 61 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства, а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 №119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
• журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 №2124-1 «О средствах массовой информации»);
• аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
• сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные»), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
• сведениях о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Что делать коммерческой организации?

Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.

Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).

Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.

Пример 1

Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях, приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 №1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».

В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 №124871-4 «О служебной тайне». 8 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.

Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП»). И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!

Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально», которую проставляют штампом.

Пример 2

Такая пометка может сопровождаться специальным сообщением, текст которого во многом зависит от того, в каких документах оно делается. Например, пометка «Конфиденциально» в тексте письма, направленного по электронной почте, может выглядеть следующим образом:

Пример 3

Конфиденциальная информация. Настоящее сообщение и все возможные приложения к нему предназначены исключительно для использования указанными в нем получателями и включает конфиденциальную информацию, обладателем которой является ООО «Юридическая компания «Лекс». Если Вы получили настоящее сообщение, но не являетесь его адресатом, любое его разглашение, передача третьим лицам либо иное распространение или копирование запрещено. Если Вами получено настоящее сообщение вследст- вие ошибки, пожалуйста, уведомите об этом ООО «Юридическая компания «Лекс» по электронной почте ответным письмом либо по телефону: +7 (495) 917-62-09 и удалите настоящее сообщение, уничтожьте все его копии.

И таких примеров, не укладывающихся в рамки коммерческой тайны, можно привести массу! Поэтому в силу неурегулированности данного вопроса законодательством коммерческие организации вынуждены сами «изобретать велосипед».

Главное помнить, что если у вас (коммерческой фирмы) появляются документы ограниченного доступа, то начать надо с составления Перечня конфиденциальной информации организации, которая может подразделяться на различные категории и виды с разным режимом доступа. При его составлении надо учитывать статью 5 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне», а именно: исключить из перечня информацию, к которой не может быть ограничен доступ. Кроме того, вам предстоит проанализировать документооборот на предприятии, чтобы не попасть в анекдотичную ситуацию, нанеся гриф ограничения доступа на документ с информацией, необходимой широкому кругу сотрудников предприятия, и парализовав тем самым деятельность всей организации.

При принятии решения об использовании грифа или пометки ограничения доступа к информации нужно также помнить об ответственности, предусмотренной законодательством РФ за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобный реквизит. Вы вынуждены будете организовать на своем предприятии конфиденциальное делопроизводство. А оно предусматривает:

• назначение должностного лица, ответственного за учет, хранение и использование таких документов;
• установление порядка подготовки и размножения таких документов;
• отдельную регистрацию документов и формирование дел;
• организацию выдачи и хранения документов;
• проверку наличия документов;
• соответствующее архивное хранение и уничтожение документов.

Свои рекомендации мы дали. На что в законодательстве можно опереться – указали. Но решение, использовать или нет гриф «ДСП», а также полнота ответственности за подобный шаг остаются за вами.