Учет в корпоративной информационной системе стратегического управления

Сегодня практически отсутствуют специальные стандарты, которые регламентируют функции корпоративных норм, но, как правило, такие системы ориентируются на широко распространенные методологии MRP и ERP, управления бизнесом, которые многими специалистами в данной области фактически воспринимаются как стандарты.

Данные "стандарты" были разработаны American Production and Inventory Control Society, APICS (американским обществом относительно контроля за производством и запасами).

Сначала была разработана концепция "Планирование материальных ресурсов" – MRP (Materials Resource Planning), которая рассматривала планирование материалов для производства.

Цель концепции MRP – минимизация затрат, связанных со складскими запасами.

В основе этой концепции лежит понятие "Спецификация изделия". При этом очень важную роль играет время, для учета которого необходимо иметь четкое представление о технологическом процессе выпуска продукции, т. е. знать последовательность и продолжительность операций. На основании плана выпуска продукции и технологического процесса осуществляется расчет потребности в материалах в конкретные сроки.

Тем не менее в ней был серьезный недостаток. Во время расчета в рамках этой концепции потребности в материалах не учитываются ни имеющиеся производственные мощности, ни их загрузки, ни стоимость рабочей силы. Этот недостаток был исправлен в концепции MRP II (Manufacturing Resource Planning – планирование производственных ресурсов).

MRP II разрешало учитывать и планировать все производственные ресурсы компании – сырье, материалы, оборудование, персонал и пр. MRP II охватило все основные логистические функции управления компанией. Здесь имеет место и отображение материальных потоков в финансовом потоке.

Идея интеграции является основополагающей в концепции MRP II. Возник стандарт корпоративных информационных систем "Планирование ресурсов компании" ERP (Enterprise Resource Planning), или "Планирование ресурсов в масштабе компании" (Enterprise-wide Resource Planning).

Информационная система класса MRP II / ERP разрешает достичь синхронности в отображении материального и финансового потоков в информационной модели компании. То есть информационная система должна быть способна информировать пользователя о том, в каком состоянии находятся объекты управления как с количественной, так и со стоимостной точки зрения. Задача состоит в том, чтобы эти два измерения были согласованы в текущем режиме. Можно сказать, что информационная система класса MRP II и ERP является информационной базой управленческого учета.

В базовой концепции ERP положен принцип создания единой базы данных (так называемого репозитория). Репозиторий ERP-системы должен включать в себя весь массив деловой информации, который был накоплен предприятием в процессе ведения бизнеса. Например, к такой информации относится:

• финансовая информация;
• информация, которая связана с производством;
• информация об управлении персоналом;
• информация о контрагентах;
• другие данные.

Сейчас практически все современные зарубежные системы управления производством базируются на концепции ERP и отвечают ее рекомендациям. В то же время большинство современных отечественных систем управления производством не отвечают даже требованиям MRP, не говоря уже о других более сложных концепциях.

Итак, для решения задач стратегического управления предприятием в современных условиях ведения бизнеса необходимо создавать и использовать корпоративную информационную систему учета, которая должна отвечать требованиям стандарта ERP.

В процессе подготовки к разработке и внедрению корпоративной информационной системы в российских условиях необходимо определить:

• сроки и объем проведения работ по разработке и внедрению системы (в случае привлечения сторонних организаций к этому процессу необходимо рассмотреть вопрос так называемых дополнительных работ, ведь их часть по отношению к основным работам может оказаться довольно значительной);
• план-график проекта и смету внедрения (при этом в плане-графике должно быть четко предусмотрено, что неполное завершение предыдущего этапа не дает права начинать следующий этап);
• предусмотренный и оговоренный с разработчиком круг вопросов, касающийся порядка описания учебных и справочных ситуаций (общего вида и примеров учебных материалов), обучения ключевых сотрудников.

В ходе разработки и внедрения проекта необходимо также рассмотреть:

• юридическую структуру компании, в частности, внутренние денежные и материальные потоки, а также прочие существенные потоки данных;
• документооборот, существующие процедуры консолидации данных и отчетности (управленческой и регламентированной);
• структуру компании с детализацией каждого будущего пользователя системы;
• процессы бизнеса и их формальное воплощение – внутренний документооборот, который станет основанием для получения информации о местах введения данных транзакционного учета (транзакция, в отдельных источниках – трансакция, англ. transaction) – это группа последовательных операций, которая представляет собой логическую единицу работы с данными).

Кроме того, необходимо, чтобы эти вопросы были исследованы не только с точки зрения настоящего, но и с точки зрения развития предприятия в будущем.

Что касается вопроса получения информации о местах введения данных о транзакциях, то здесь ключевую роль играют учетная или финансовая службы, поскольку это те подразделы, которые должны отвечать за:

• выявление информации по запланированным транзакциям и по осуществляемым в текущем режиме;
• первичный учет транзакций (например, поступлений внеоборотных активов);
• аналитическую обработку данных по транзакциям и построение внутренней и внешней отчетности (в частности, бюджетной, финансовой и др.);
• аналитическую обработку отчетности и построение внутренней и внешней отчетности (аналитика выполнения бюджетов, отчетов по финансовым и нефинансовым показателям деятельности и т. п.);
• планирование и контроль деятельности.

Итак, от учетной службы в процессе внедрения ERP требуется построить транзакционную систему учета, которая бы фиксировала информацию о любых изменениях в деятельности предприятия. При этом информация должна быть введена в систему только один раз.

В рамках ERP любая транзакция должна непременно фиксироваться в оперативном учете предприятия. В этом случае в результате внедрения системы ERP учетная служба, а с ней и все заинтересованные стороны, получат единый нформационный инструмент. Исходя из того, что учетная служба традиционно имеет дело с базовой документацией, она должна принимать участие во внедрении всех функционалов системы. В практическом применении это позволит выйти на
централизацию потоков документов, информации и процесса введения данных в систему с помощью создания единого подраздела.

По нашему мнению, главной задачей учетной службы предприятия в процессе разработки и (или) внедрения ERP является построение транзакционной системы учета. Существует несколько вариантов построения схемы учета транзакций. Рассмотрим основные из них.

Одним из вариантов является аккумулирование первичных данных по транзакциям в финансовом учете по российским стандартам, а уже потом их перевод в данные по международным стандартам учета и отчетности. При этом часть данных как бы проходит мимо финансового учета по РСБУ сразу к конечному пункту на значения (рис. 1).

Рис. 1. Схема переноса информации по транзакции преимущественно через финансовый учет по РСБУ

При другом возможном варианте данные поступают непосредственно по видам учета (рис. 2).

Рис. 2. Схема прямого отнесения транзакций

И наконец, наиболее совершенной можно считать так называемую "транзакционную" схему (рис. 3).

Рис. 3. Транзакционная схема

При этом подходе данные полностью вводятся в ERP-систему в одной службе (чаще всего такой службой становится document processing) и потом детализируются, т. е. учитываются в системе профильной службой.

Для успешного выполнения данной задачи учетной службе предприятия необходимо выполнить следующее:

• разработать учетную политику для всех видов учета;
• выявить существующие и возможные места возникновения информации по транзакциям (этому следует уделить особое внимание, поскольку к внедрению ERP данные могут вводиться разными подразделами);
• описать все первичные формы документов и отчетных форм;
• описать существующие и будущие системы движения потоков информации по транзакциям;
• разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому из них, возможно, необходимо будет вести несколько видов аналитического учета. Аналитический учет наиболее трудоемкий, его данные используются не только учетными работниками, но и всеми управленцами. Итак, необходимо описать дополнительную аналитику к плану счетов;
• составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделов, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Много классификаторов (справочников) используются для ведения аналитического учета, т. е. показатели в них являются аналитическими счетами. Показатели нужно привести в порядок, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Эта работа в особенности необходима для тех массивов, количество показателей в которых наиболее существенно. Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что в свою очередь может привести к ошибкам (повторное введение и нарушение аналитического учета);
• проанализировать и усовершенствовать документооборот для каждого участка учета, для каждого автоматизированного рабочего места: формы первичных документов, показатели и реквизиты, которые содержатся в них, порядок и сроки их заполнения;
• по возможности шире реализовать принцип "введения на основании", который предусматривает введение транзакций (бухгалтерских корреспонденций, создание документов) автоматически на основании уже введенных соответствующих первичных документов.

Отдельное внимание во время внедрения проекта корпоративной информационной системы необходимо уделить управленческой составной бухгалтерского учета с целью стратегического управления промышленным предприятием.

Нужно иметь детальное описание потребностей управленческого учета. Это достаточно трудоемкая работа, которая частично дополняет описание внутренних процессов бизнеса. Тем не менее она не только поможет правильно поставить задачи организации и лицам, которые разрабатывают и внедряют данную систему, но и лучше понять работу в перспективе, а также изменения, которые необходимо внести в организационную структуру предприятия.

Конечно, реализация данного проекта, особенно в крупных корпоративных структурах, требует больших затрат ресурсов и времени. Между тем на внедрении современной информационной системы нельзя экономить, ведь успех и эффективность будущего процесса стратегического управления во многом зависит именно от верной отладки работы управленческого учета как важной составной системы современного финансового учета любой организации.

Литература
1. Ansari S. "Management Accounting: A Strategic Focus", McGraw–Hill 234 / [S. Ansari, J. Bell, T. Klammer, C. Lawrence] // Strategy and Management Accounting, USA: Richard D, Irwin. Higher Education, New York. – 2000.
2. Алексеева И. В. Учетно-аналитическое обеспечение принятия стратегических решений в деятельности промышленных предприятий: автореферат. дис. на соискание степени канд. экон. наук: 08.00.12 "Бухгалтерский учет, анализ и аудит"/ И. В. Алексеева. – Ростов н/Д., 2002. – 23 с.
3. Нетесовая О. Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учета / О. Нетесовая // Бухгалтер и Компьютер. – 2004. – № 4.