Проверки ФСС: готовность номер один
Источник: Журнал "Кадровое дело"
Социальное страхование – забота кадровика
Считается, что проверка Фонда социального страхования касается, как правило, работников бухгалтерии. Но на деле большинством вопросов по оформлению документов, связанных с нетрудоспособностью, занимаются специалисты кадровой службы.
Для практической работы по социальному страхованию в организации трудовой коллектив должен создать комиссию (избрать уполномоченного*). Создать такую комиссию обязана любая организация с численностью персонала 100 и более человек. Если в организации число работников превышает 1000, рекомендуется создавать комиссии в каждом структурном подразделении. В небольших организациях (меньше 100 работников), функции комиссии может выполнять уполномоченный по социальному страхованию. В состав комиссии соцстрах рекомендует обязательно включать сотрудников отдела кадров.
Кого и как проверят в первую очередь
Ревизоры из ФСС России вправе проконтролировать правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов за три календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении выездной проверки.
Следует сказать, Фонд начнет проводить проверку по новым правилам только с 2011 года. Работодателю важно подготовиться к ней и не допускать досадных ошибок при оформлении кадровой документации.
Обязательная ревизия ждет тех, кто попадет под один из трех новых критериев:
- в отчетности по форме 4-ФСС РФ (4а-ФСС РФ)** организация показывает значительные расходы на цели соцстраха;
- организация систематически получает из Фонда социального страхования крупные суммы на финансирование данных расходов;
- в ходе проверки взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний проверяющие обнаружили ошибки или несоответствия в расчетной ведомости 4-ФСС РФ или 4а-ФСС РФ, и организация не выполнила требования внести исправления.
Об окончании камеральной проверки, проведенной ФСС России, работодатель не узнает только в одном случае: ревизия не выявила факты правонарушений.
Камеральная проверка проводится непосредственно в территориальном отделении фонда (то есть по месту нахождения проверяющего органа). Период такой проверки ограничен тремя месяцами со дня, когда плательщик представил расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам. Именно этот расчет и является предметом проверки. Ревизоры также могут использовать документы о деятельности плательщика, имеющиеся у фонда.
Выездная проверка проводится на территории самой организации работодателя на основании решения руководителя (заместителя руководителя) территориального отделения ФСС***.
Функции комиссии (уполномоченного) по соцстраху
– Контроль за правильным начислением и своевременной выплатой пособий по социальному страхованию;
– рассмотрение спорных вопросов между работниками и администрацией, связанных с социальным страхованием и обеспечением;
– проверка правильности определения права на пособие, обоснованности лишения или отказа в пособии.
С особым пристрастием
В ходе проверок инспекторов обычно интересует расходование средств на цели соцстрахования, начисление и уплата страховых взносов, а также расходы на оплату путевок на санаторно-курортное лечение работников и их детей.
Сегодня сотрудники ФСС стали гораздо чаще при проверках сличать даты, анализировать порядок расчета различных показателей (например, страхового стажа) и даже проверять подписи. Перечислим, на чем проверяющие акцентируют наибольшее внимание.
Пособие по «некачественному» больничному работодатель заплатит из своих средств.
1. Совпадает ли период отсутствия работника по табелю и даты, указанные в листке нетрудоспособности лечебным учреждением. Дополнительные вопросы вызовет любая ситуация, когда врачом указаны одни даты нетрудоспособности, а работодатель (точнее уполномоченные лица – табельщик и руководитель структурного подразделения) указал другие даты отсутствия на работе и выхода на работу на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Такие случаи очень часто встречаются при предоставлении отпуска по беременности и родам.
2. Порядок и правильность расчета страхового стажа с учетом изменений, принятых с 1 января 2010 года****. Например, проверяются включение в страховой стаж периодов военной службы, правильность внесения записи в трудовую книжку, на основании которой рассчитывался страховой стаж.
3. Кто заверил правильность расчета страхового стажа в больничном*****. Обязательно это должна быть подпись руководителя кадровой службы, а не просто специалиста по кадрам.
Больничный под лупой
Перед тем как рассчитывать пособие по больничному, проверяйте, правильно ли он заполнен. Если есть замечания (к примеру, вместо ООО указано ОАО), попросите работника сходить в лечебное учреждение, чтобы исправить ошибки и заверить их печатями.
В обязательном порядке инспекторы проверят в листке нетрудоспособности:
- подписи, штампы, печати;
- исправления (если таковые имеют место, то их стоит заверить в том лечебном учреждении, в котором работник получил листок нетрудоспособности);
- правильность указания места работы;
- вид нетрудоспособности;
- правильность указания фамилии и инициалов работника;
- продление больничного листа.
Как мы уже говорили, контролеры также тщательно проверят, совпадают ли периоды отсутствия работника и даты, указанные в листке нетрудоспособности, и кто заверил правильность расчета страхового стажа.
При проверке конкретного больничного (по совместителю, по уходу за ребенком, за больным членом семьи, при длительном больничном) уполномоченные фондом лица будут проверять и другие вопросы специального оформления листков нетрудоспособности.
Что нужно знать работодателю?
Работодателю-страхователю стоит обратить особое внимание на порядок оформления акта проводимой проверки. Итоговая часть акта камеральной проверки должна содержать:
- выводы о взыскании с плательщика суммы неуплаченных страховых взносов и пеней за их неуплату (несвоевременную уплату);
- предложения о внесении необходимых исправлений в документы бухгалтерского учета и другие предложения по устранению выявленных нарушений законодательства Российской Федерации о страховых взносах.
Если вы не согласны с выводами и нарушениями, указанными в акте, в течение 15 дней отправьте письменные возражения в территориальный орган фонда, проводивший проверку.
При выездной проверке необходимо знать порядок доступа инспекторов и порядок представления им документов. Доступ на территорию или в помещение организации инспекторы фонда получают при предъявлении служебных удостоверений и решения о проведении выездной проверки. Бывает, что должностные лица организации препятствуют доступу проверяющих на территорию компании.
В такой ситуации руководитель проверяющей группы составляет акт и вправе самостоятельно определить сумму страховых взносов, подлежащую уплате (по принципу аналогии с другими организациями, работающими в той же сфере и имеющими аналогичный штат).
Инспектор вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, вручив соответствующее требование. Документы нужно представить в течение 10 дней (со дня вручения требования) в виде заверенных копий с подписью руководителя (заместителя руководителя) организации и (или) иного уполномоченного лица и оттиском печати. При необходимости проверяющие вправе ознакомиться с подлинниками документов (но только на территории работодателя).
Документы, которые могут потребовать при проверке ФСС России
| Ситуация | Перечень документов |
| Основополагающие документы | |
| Требуют у всех | – Устав организации; – документы, подтверждающие полномочия лиц, представляющих интересы проверяемой стороны; – штатное расписание; – приказы о выплате заработной платы, материальной помощи и других вознаграждений; коллективные договоры; – положения о системе оплаты труда, премировании и др.; – расчетные ведомости; – копии платежных документов, подтверждающих оплату взносов в фонд; – заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходования страхователем средств (листки нетрудоспособности, справки о заработной плате и т. д.); – трудовые договоры |
| Первичные документы | |
| Данные расчетной ведомости расходятся с данными по кредиту счета «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также дебету счетов учета затрат на производство | – Приказы о приеме на работу; – табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы; – договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы; – расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости; – лицевые счета |
| Начислены выплаты работнику, пострадавшему в результате несчастного случая на производстве или получившему профзаболевание | Документы, подтверждающие: – выплату пособия по временной нетрудоспособности; – страховые выплаты; – расходы на реабилитацию работника (затраты на дополнительное питание, медицинские препараты, санаторно-курортное лечение, протезирование и т. д.) |
| Начислено пособие по беременности и родам | – Заявление сотрудницы о предоставлении декретного отпуска; – больничный лист; – приказ о предоставлении отпуска; – копия свидетельства о рождении ребенка |
| Начислено единовременное пособие при рождении или усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев | – Расходный кассовый ордер на выплату пособия; – заявление о выплате пособия, составленное сотрудником; – справка о рождении ребенка (ее работнику должны выдать в ЗАГСе вместе со свидетельством о рождении ребенка); – справка с места работы другого родителя о том, что ему такое пособие не выплачивалось |
| Начислено пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет | – Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия; – копия приказа о предоставлении отпуска; – копия свидетельства о рождении ребенка; – справка с места работы другого родителя, что он не находится в отпуске по уходу за этим ребенком и ему это пособие не выплачивается |
Комментарий аудитора
Римма САФИНА,
директор ООО АФ «ФЕНИКС-аудит» (г. Челябинск):
– Обжаловать решение территориального отделения ФСС России (в связи с незаконными действиями проверяющих) можно сразу в суд, без обжалования в вышестоящем органе. Судебное обжалование решений фонда – наиболее эффективный способ защиты интересов работодателя-страхователя. Заявление о признании недействительным решения ФСС России подается в арбитражный суд в срок не позднее трех месяцев со дня получения решения. Когда срок пропущен, можно заявить ходатайство о восстановлении срока, которое подается вместе с исковым заявлением. Суд примет заявление к рассмотрению, если сочтет причину пропуска срока уважительной. Кроме оспариваемой суммы обязательно включайте в сумму иска все свои расходы, понесенные в связи с незаконными действиями фонда: государственную пошлину, расходы, связанные с оплатой услуг представителя, проценты за пользование чужими денежными средствами и прочее.
Арбитражная практика по вопросам обжалования решений ФСС неоднозначна, но все же в большинстве случаев суды выносят решения в пользу работодателей-страхователей.
* Пункт 11 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101 «О Фонде социального страхования Российской Федерации», п. 1.1 Типового положения о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию (утверждено ФСС России 15 июля 1994 г. № 556а).
** Утверждены приказами Минздравсоцразвития России от 6 ноября 2009 г. № 871н и от 26 октября 2009 г. № 847н соответственно.
*** Образец решения о проведении выездной проверки.
**** Приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 (ред. от 11 сентября 2009 г.) «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам».
***** Действующая форма больничного утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 16 марта 2007 г. № 172 (ред. от 21 апреля 2010 г.) «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».
