Новый перечень документов со сроками хранения: ответы на самые актуальные вопросы

– Введен в действие новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» [ .pdf, скачать Перечень]^494Kb. В связи с этим у специалистов по управлению документами возникает ряд вопросов, ответы на которые нужны сейчас – в конце делопроизводственного года!

Как известно, новый Перечень вступил в силу 1 октября 2010 года. На какие документы распространяется новый Перечень: на созданные в2011 году или уже начиная с октября 2010 года? Напрямую в Перечне нет ответа на этот вопрос – на чем он основывается?

– Дата вступления в силу нового Перечня действительно не совпадает с началом календарного и делопроизводственного года, и порядок введения Перечня в действие приказом Минкультуры России специально не устанавливается. Но методика внедрения перечней со сроками хранения не предусматривает в течение делопроизводственного года массового переформирования дел в связи с изменением сроков их хранения, группировка документов в которые уже закреплена номенклатурой дел на 2010 год. Тем более, что в новом Перечне фактически подтверждена ценность основных категорий типовых управленческих документов, ­выраженная в сроках их хранения.

Действуя в рамках правил архивной работы¹, по итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по ­новому Перечню типовых архивных документов 2010 года.

И, естественно, что новый Перечень является основным нормативным источником для разработки номенклатуры дел на 2011 год, которая в организации сейчас, в четвертом квартале 2010 года, должна быть ­составлена, оформлена и начнет действовать с 1 января следующего года.

Если в организации действует номенклатура дел, направления деятельности, функции и структура организации стабильны и не изменились, то в процессе пересмотра, уточнения и переутверждения этой номенклатуры дел на 2011 год необходимо провести сравнительный анализ конкретных заголовков дел и сроков хранения с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные новым Перечнем сроки хранения документов, учесть все пояснения, данные в примечаниях к нормативным срокам, и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел конкретной организации в следующем году. В процессе переутверждения номенклатуры дел потребуется уточнить заголовки дел и обязательно переоформить ссылки на номера статей ­нового Перечня при указании сроков хранения дел.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива и ее действующая номенклатура дел уже была согласована ЭПК (экспертно­-проверочной комиссией) соответствующего архива, то, возможно, потребуется «внеочередное» ­согласование пересматриваемой номенклатуры дел с ЭПК. Рекомендуем организациям уточнить необходимость подобного согласования у своего куратора в государственном или муниципальном архиве.

– Есть документы, для которых срок хранения в новом Перечне удлинен по сравнению со старым Перечнем? И что делать с такими делами, сформированными в 2010 году?

– Новый Перечень увеличил срок хранения для некоторой (незначительной) категории документов. Например, для табеля учета рабочего времени (это первичный учетный документ) срок хранения увеличен до 5 лет по статье 586 нового Перечня (а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – до 75 лет).

Поэтому рекомендуем все табели учета рабочего времени, созданные подразделениями и сданные ими в бухгалтерию в 2010 году, хранить в течение 5 лет в составе единого дела, образовавшегося в 2010 году, и не разбивать его. А в утвержденной номенклатуре дел на 2010 год в графе «Примечания» необходимо сделать отметку об увеличении срока хранения данного дела и дать ссылку на соответствующую статью нового Перечня.

– Это означает, что нужно актуализировать номенклатуру дел 2010 года? Как это сделать?

– Специально «актуализировать» уже утвержденную и действующую номенклатуру дел на 2010 год особой необходимости нет, так как для большинства видов типовых управленческих документов сроки хранения в связи с утверждением нового Перечня не претерпели изменений.

Конечно, необходимо провести сравнительный анализ конкретных заголовков дел и сроков их хранения по окончании года в момент оформления итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве заведенных дел, а также в момент оформления дел временного срока хранения для передачи в архив организации, если эта передача осуществляется по номенклатуре, и в момент составления описей дел и акта о выделении документов к уничтожению. Рекомендуем архиву организации (либо ответственному за архив лицу) подготовить короткую аналитическую справку об изменении сроков хранения некоторых категорий и видов документов в новом Перечне и рассмотреть данный вопрос на одном из заседаний экспертной комиссии организации.

Изменение срока хранения дела можно оформить в графе «Примечания» номенклатуры дел, указав новый срок хранения и ссылку на соответствующую статью нового Перечня. Но об этом уже было сказано.

– Что будет, если организация «проглядит» увеличение срока хранения документа в новом Перечне и уничтожит его в соответствии с более коротким сроком старого Перечня?

– Сроки хранения большинства категорий и видов типовых управленческих документов в новом Перечне практически не изменились. Но ситуация, описанная в вашем вопросе, возможна.

Если вы имеете в виду ответственность за административное правонарушение, связанное с необеспечением сохранности документального фонда организации, то она несомненно наступит в случае ­выявления этого нарушения и оформления фактов в установленном порядке.

Отмечу при этом, что если соблюдать регламентированные ­процедуры уничтожения не подлежащих хранению документов и дел (прежде всего в связи с истечением сроков их хранения), то они станут дополнительной защитой от совершения непоправимой ошибки, такой, как преждевременное уничтожение документов. Ведь перед их физическим уничтожением необходимо составить по установленной форме акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт (сводный по организации, составленный на основании актов, полученных из структурных подразделений) должен быть подписан лицом, проводившим экспертизу ценности документов (в организации это обычно служба делопроизводства, в составе которой находится архив, или лицо, ответственное за архив), рассмотрен на заседании экспертной комиссии и одобрен ею. Только после получения грифа одобрения экспертной комиссией акт может быть представлен на утверждение первому руководителю организации. Такой принцип «четырех глаз» (лицо, осуществившее экспертизу ценности документов в делопроизводстве, и экспертная комиссия) не позволяет «проглядеть» несанкционированное уничтожение документов, срок хранения ­которых, возможно, и увеличился в­ связи с утверждением нового Перечня.

А в действующей номенклатуре дел в момент оформления итоговой записи все-­таки необходимо провести уточняющий анализ ­сроков хранения и оформить ссылки на статьи нового Перечня.

Вопрос о необходимости хранения или уничтожения документов рекомендуем решать, руководствуясь важным «методологическим» принципом, который гласит: «Управление документами осуществляется прежде всего с целью обеспечения доказательств законности деловых операций, проведенных в организации, т.к. важнейшая ­функция документа – правовая».

– И последний наш вопрос (по порядку, но не по значимости): для каких организаций новый Перечень обязателен? Есть ли здесь разница для государственных и коммерческих структур?

– Перечень типовых архивных управленческих документов подготовлен и утвержден федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществлять правовое регулирование в области архивного дела (Минкультуры России). После регистрации Мин­юстом России он является нормативным документом и обязателен для применения во всех органах управления и организациях ­Российской ­Федерации независимо от их статуса и формы собственности.

Государственные органы и органы местного самоуправления при пользовании Перечнем должны обратить внимание, что для тех видов и категорий документов, которые подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы, в основном устанавливается срок хранения «постоянно».

Самостоятельным коммерческим организациям, не являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, следует обратить особое внимание на сроки хранения наиболее значимых документов, образовавшихся в их деятельности, и­ изучить все особенности оформления сроков в Перечне.

Для некоторых видов и категорий документов постоянного срока хранения Перечень конкретизирует сроки и ответственность за обеспечение сохранности. Например, подстрочным примечанием (с одной «звездочкой») дано уточнение срока – «не менее 10 лет хранения в организации», после истечения которых организация может передать эти категории документов постоянного срока хранения в государственный или муниципальный архив по договору. А в течение этих установленных 10 лет организация обязана представлять ­документы контролирующим и регулирующим органам самостоятельно.

Для документов правоустанавливающего характера (уставных, определяющих форму собственности), а также для договоров по всем видам аренды, локальных нормативных актов, паспортов на здание, земельные участки и т.п. в Перечне закреплен еще один вид примечания, в котором для этих категорий документов устанавливается срок хранения «постоянно», но «до ликвидации организации».

¹ Это правило гласит: исчисление сроков хранения документов начинается с 01 января календарного года, следующего за делопроизводственным годом, т.е. годом создания документов.