От главбуха — главбуху

В нашей стране не регламентирован порядок передачи дел при смене бухгалтера ни одним нормативно-правовым актом. В свое время некоторые ведомства разрабатывали свои собственные инструкции, на которые следует обратить внимание, но за основу брать не стоит (Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. № 11-13/575 «О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», «Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденная Минздравом СССР 28 мая 1979 г. № 25-12/38).

Компания в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ) вправе разработать свой собственный вариант передачи дел от «старого» главбуха «новому». Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются: причина и сроки приема-передачи дел, ответственные лица за сдачу и прием документации. Все передаваемые документы отражаются в акте приемки-передачи. Он подписывается передающей и принимающей стороной (бухгалтерами).

Приказ о проведении приемки-передачи дел можно оформить вместе с распоряжением о проведении инвентаризации имущества и обязательств фирмы в одном документе.

Инвентаризация

Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49). В определенных случаях инвентаризация имущества и обязательств может предшествовать передаче дел. Согласно пункту 2 статьи 12 Закона №129-ФЗ в обязательном порядке проводится инвентаризация при смене материально-ответственных лиц. В соответствии с трудовым законодательством (статья 243 ТК РФ) материальная ответственность главного бухгалтера может быть установлена трудовым договором.

При смене бухгалтера, который являлся материально-ответственным лицом компании, в обязательном порядке в трех экземплярах (первый экземпляр — новому бухгалтеру, второй -  старому, третий подшивается в бухгалтерию) составляют Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15) и Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16) (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»).

Инвентаризация должна проводиться перед составлением годовой отчетности, когда ее дата прописана в учетной политике. Не лишним будет проведение инвентаризации кассовой наличности, остатков на банковских счетах и по кассе, проанализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность.

Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывают члены инвентаризационной комиссии. Причем эти действия нужно совершить до или перед оформлением акта приемки-передачи дел. Документы, составленные в ходе инвентаризации, являются частью приемо-передаточного акта.

Проверяем  документы

Какие документы и за какой период времени должен передать Вам бухгалтер? Законодательно предусмотрено (пункт 2 статьи 7 ФЗ №129-ФЗ), что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики предприятия, ведение бухгалтерского учета, а также за своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Налоговое законодательство не прописывает обязанности бухгалтера, однако за ведение налогового учета, формирование и подачу налоговой отчетности также отвечает главный бухгалтер.

Закон №129-ФЗ (пункт 1 статьи 17) предусматривает хранение документов предприятия не менее пяти лет. Однако обратите внимание, что если в Вашей организации последние три года не было выездной налоговой проверки, то эти документы подлежат особому контролю (статья 87 Налогового кодекса). Если же ревизия была, то подробно изучите акт и решение по ее результатам, а также исполнение требования по уплате налогов, штрафов и пени.

Главный бухгалтер перед уходом завершает все учетные процессы: выполняет бухгалтерские записи, комплектует первичные документы, представляет в госорганы бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов. Все документы должны быть подшиты. При отсутствии необходимых документов об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи.

Перечень документов, которые следует проверить:

• учредительные документы организации;
• приказы по учетной политике предприятия для целей бухгалтерского учета и налогообложения, утвержденный план счетов, учетные и налоговые регистры, должностные инструкции;
• главная книга (оборотно-сальдовая ведомость), регистры синтетического и аналитического учета;
• налоговая отчетность (в том числе все уточненные расчеты) по всем налогам, плательщиком которых является предприятие. Обратите внимание, чтобы на всех декларациях было подтверждение инспекции об их принятии;
• квартальная и годовая бухгалтерская отчетность с подтвержденными остатками по счетам денежных расчетов (касса, банк);
• книги покупок и продаж, журналы учета полученных и выданных счетов-фактур;
• акты сверок с налоговыми органами, решения по проводимым камеральным и выездным проверкам, анализ исполненных требований предприятия;
• инвентаризационные описи, инвентарные карточки основных средств, акты списания основных средств;
• кассовая книга, платежные поручения, выписки банка;
• штатное расписание, табели учета рабочего времени, кадровые приказы, наличие задолженности по заработной плате, наличие налоговых карточек, документы, подтверждающие налоговые вычеты по НДФЛ;
• договоры с поставщиками и покупателями, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарные накладные и иные первичные документы, которые должны соответствовать унифицированным формам;
• журналы выданных доверенностей, бухгалтерских справок, учета путевых листов.

Порядок ведения учета

Стоит проверить правильность ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии. В идеале такую проверку должна проводить аудиторская фирма, которая по результатам ревизии вынесет независимое заключение. Но, во-первых, это займет продолжительное время, а во-вторых, не у всех организаций есть деньги. Тем более, если организация не попадает под обязательный аудит. Вновь прибывшему бухгалтеру придется провести ревизию своими силами. При этом он вправе выбрать самостоятельно один из методов проверки учета: сплошной или выборочный.

Проверка бухгалтерского учета предполагает контроль за соблюдением всех требований, которые установлены законом (п. 7 ПБУ 1/98, утв. Приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н). В процессе передачи документов следует подтверждать остатки только по тем счетам, которые Вы проверили. Особое внимание уделите подтверждению остатков по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками).

Обязательной проверке подлежит правильность начисления налогов. В первую очередь это касается тех налогов, по которым налоговый период — календарный год (например, налог на прибыль, налог на имущество). Ведь допущенная ошибка, например, в первом квартале года, повлечет за собой искажение налоговой базы в более поздние периоды, когда новый главный бухгалтер уже заступит на работу.

В рамках подтверждения документов по налогу на прибыль стоит уделить особое внимание расходам организации, которые должны быть документально подтвержденными и обоснованными (статья 252 НК РФ). При отсутствии хотя бы одного документа проверяющие органы будут считать налоговую базу заниженной, что повлечет доначисление налога и соответствующих санкций. Также обратите внимание на хозяйственные операции, связанные с применением ПБУ 18/02. Если суммы налога на прибыль соответствуют суммам, отраженным в бухгалтерском учете с учетом отложенных налоговых активов и обязательств, вероятность ошибок в налоговом учете минимальна.

По налогу на имущество обязательна к проверке остаточная и среднегодовая стоимость всех основных средств.

В рамках проверки НДС стоит уделить внимание ставкам налога, которые применяла компания в отчетных периодах. При наличии ставок 10% и 0% следует проверить ведение раздельного учета, который может быть осуществлен на отдельных субсчетах или же оформлен бухгалтерскими справками. Наличие как облагаемых, так и необлагаемых оборотов также подлежит изучению. Обязательна к проверке правильность заполнения выданных и полученных счетов-фактур, журнала их регистрации, книг покупок и продаж. Подлежат проверке хозяйственные операции, отраженные в бухучете, как в части начисления НДС, так и налоговых вычетов.

Исправляем выявленные ошибки

Допустим, в ходе проверки документов и отчетности новый главный бухгалтер выявил неточности, допущенные в прежние периоды. Что делать в этой ситуации? Обязательно исправлять! Ошибка, допущенная в расчете налогов приводит к занижению налоговой базы, а, следовательно, к неуплате налоговых обязательств. В бухгалтерском учете также подлежат исправлению все найденные неточности. О выявленных искажениях стоит незамедлительно сообщить руководству компании.

Варианты исправления ошибок в бухгалтерском учете:

• если ошибка выявлена до окончания текущего отчетного года, то все исправления вносятся в проводки того месяца, к которым она относится;
• отчетный год уже закончен, но годовая отчетность не утверждена. Исправительные проводки вносятся декабрем того года, в котором ошибки были допущены;
• если ошибка обнаружена после сдачи бухгалтерской отчетности, то все исправления вносятся в проводки текущего года.

Обратите внимание, что уточненная бухгалтерская отчетность в налоговые органы не сдается. Согласно общему правилу суммы дополнительно начисленных налогов и других обязательных платежей отражаются по дебету счетов источников уплаты таких налогов (20, 26, 44, 70, 90, 91) в корреспонденции с кредитом счетов 68 и 69. Это правило относится и к исправлению ошибок текущего года.

Если необходимо доначислить налог, то делаются прямые записи. Если же обнаружатся излишне начисленные суммы налогов, то необходимо их сторнировать. Дополнительные записи в бухгалтерском учете делаются в том отчетном периоде, когда обнаружена ошибка.

При исправлении ошибок прошлого отчетного периода рекомендуют делать проводки, используя вместо счетов затрат счет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Убытки прошлых лет, признанные в отчетном году» или «Прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году». При этом корреспонденция делается с соответствующими счетами учета расчетов, начислений амортизации и др.

Исправлять ошибки, допущенные в налоговых декларациях, не только можно, но в некоторых случаях просто необходимо.

Если в налоговом учете обнаружена ошибка, то исправления следует вносить в налоговые регистры того отчетного периода, когда она была допущена (ст. 54 Налогового кодекса РФ). При этом момент обнаружения ошибки не имеет никакого значения. Однако, если неточности допущены более трех лет назад, Вы вправе не подавать «уточнёнку». Ведь трехлетний срок давности уже прошел.

Пункт 1 статьи 81 НК РФ прямо обязал компании вносить необходимые дополнения и изменения в те декларации, в которых найдены ошибки, приводящие к занижению суммы налога, подлежащего уплате. Причем надо использовать те бланки деклараций, которые действовали в соответствующем периоде (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Таким образом, обязанность вносить исправления существует, когда ошибки приводят к занижению налога, который надо заплатить в бюджет по данным налоговой декларации. Если предприятие не внесет исправлений, а ошибку в налоговой декларации обнаружат налоговики, организация будет оштрафована по статье 122 Налогового кодекса.

Кроме того, фирма сможет избежать штрафных санкций со стороны инспекции, если полностью рассчитается с бюджетом по налогу в соответствии с уточненным расчетом, а также перечислит в бюджет пени за несвоевременную уплату налога (ст. 75 НК РФ). Сумму пеней бухгалтер должен рассчитать самостоятельно.

Если период, когда была совершена ошибка, определить невозможно, налоговая база и сумма налога пересчитываются за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки. Полученные суммы относят на внереализационные доходы или расходы как доходы или убытки прошлых лет, выявленные в отчетном (налоговом) периоде (п. 10 ст. 250 и подп.1 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса).