Снизить трудозатраты на контроль взаиморасчетов с контрагентами

Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам «Артпласт», систематизировал работу по сверке взаиморасчетов с контрагентами, благодаря чему не потерял контроль над дебиторской и кредиторской задолженностью.

Проблема: Снизить трудозатраты на контроль взаиморасчетов с контрагентами

Компания «Артпласт» специализируется на производстве и торговле по¬лиэтиленовыми пакетами, упаковочной пленкой и одноразовой посудой. Предприятие сотрудничает с несколькими тысячами контрагентов.

Чтобы контролировать размер дебиторской и кредиторской задолженности, бухгалтеры компании регулярно проводят сверки платежей с поставщиками и клиентами. Но, учитывая количество договоров, ежегодно заключаемых «Артпластом», бухгалтерии становилось все труднее отслеживать состояние взаиморасчетов.

Решение: Увязать периодичность сверок с надежностью клиента или поставщика

Было очевидно, что нужно распределить контрагентов по группам и для каждой установить периодичность проведения сверок.

Поставщиков и покупателей ранжировали по правилу Парето – сначала на основании данных об оборотах (АВС-анализ), потом по количеству заказов (XYZ-анализ). Построили матрицу ABC - XYZ, в которой контрагенты распределены по девяти группам. Компании, которые приобретают (или поставляют) продукцию у «Артпласта» много и часто, были отнесены в категорию AX, контрагенты, размещающие редкие и незначительные заказы, – в категорию СZ. Очевидно, что с клиентами и поставщиками из категории АХ нужно было чаще проводить сверки. Но этим не ограничились. Из девяти групп создали четыре категории контрагентов: первая – группа AX, вторая – группы AY, BX и BY, третья – CX, CY, AZ, BZ и четвертая – СZ. Для категорий контрагентов и была установлена периодичность проведения сверок взаиморасчетов – ежемесячно, ежеквартально, каждые полгода и раз в год соответственно.

Причем при распределении поставщиков и покупателей по группам были учтены не только результаты АВС- и XYZ-анализа. Во внимание принимались условия оплаты поставленного товара и платежная дисциплина.

Результат: Уменьшился объем работы не в ущерб компании

Новый график сверки платежей с контрагентами заметно упорядочил и упростил работу бухгалтерии. Теперь не возникает вопроса, к кому в этом месяце нужно обратиться за актом сверки, список клиентов известен заранее. А значит, у компании меньше шансов не получить деньги в срок или столкнуться с претензиями поставщиков.