Главбух уходит в отпуск

Чем руководствоваться

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
3. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>.
4. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ <Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве>.
5. Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 <Об утверждении перечней должностей, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности>.

Выполнять обязанности работника, уходящего в отпуск, нередко поручают другому сотруднику. В этом смысле главный бухгалтер — не исключение. Есть два способа организовать такую замену.

1. Привлечь к выполнению обязанностей штатного сотрудника компании (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). 
2. Привлечь специалиста, не являющегося работником фирмы (ст. 59 ТК РФ).

Остановимся подробнее на первом варианте замены, так как именно он встречается на практике чаще всего.

Режим замещения

Трудовой кодекс предусматривает особые правила организации работы, когда требуется заменить временно отсутствующего сотрудника штатным специалистом. Это так называемое временное замещение — ситуация, когда сотрудник компании наряду со своими основными обязанностями выполняет за дополни¬тельную плату работу по другой или одноименной профессии за сотрудника, не имеющего возможности исполнять свои трудовые функции (ст. 60.2 ТК РФ).

Просто Не упустите

Если компания для замещения «отпуск¬ника» привлекает стороннего специалиста, с ним нужно заключить срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6).

Отметим, что временное замещение не предполагает увеличения нормальной продолжительности рабочего времени. Иначе говоря, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника должно осуществляться наряду с основными обязанностями в течение установленной продолжительности рабочего дня или смены.

Как оформить замещение

Итак, чтобы поручить выполнение работы за временно отсутствующего сотрудника другому специалисту, нужно заручиться письменным согласием последнего (ст. 60.2 ТК РФ). Это можно сделать, заключив с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом соглашении указывают вид работы, которую сотруднику предстоит выполнять, ее объем и содержание. Также следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, и размер доплаты за нее (ст. 60.2, 72, 151 ТК РФ).

На основании заключенного соглашения издают приказ о временном исполнении обязанностей. Его составляют в произвольной форме.

И еще. Если «отпускник» работает с денежными средствами или обслуживает товар или иное имущество, принадлежащее компании, с замещающим его сотрудником нужно заключить договор о материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 5).

Отметим, что сведения о временном замещении в трудовую книжку вносить не нужно (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, пп. 4, 10 Правил 1, раздел 3 Инструкции 2).

Как оплатить

Сотрудник, замещающий временно отсутствующего работника, имеет право на доплату (ст. 151 ТК РФ). Ее размер может быть любым, он устанавливается коллективным договором или локальным распорядительным документом, напри¬мер приказом руководителя компании (ст. 149, 151 ТК РФ). Часто размер доплаты определяют исходя из разницы в окладах работников, однако это необязательно. В любом случае вопрос о размере доплаты решается по соглаше¬нию руководства компании и сотрудника.
Нужно понимать, что право на доплату возникает у сотрудника, должностной инструкцией или трудовым договором которого не предусмотрено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Если такое условие предусмотрено, то никакой доплаты сотруднику не полагается. Ведь сотрудник будет выполнять свои обычные должностные обязанности. Такой вывод следует из ст. 60.2 ТК РФ.

Слово практику

КОГДА ОТСУТСТВУЕТ ДИРЕКТОР

Ольга Соболь, главный бухгалтер ЗАО «Граниус» 
Если отсутствует директор компании, то временное исполнение его обязанностей возлагается на заместителя. Именно в его компетенцию входит временное выполнение функций руководителя. Если должность заместителя штатным расписанием компании не предусмотрена, то исполнять обязанности директора может любой другой сотрудник.
Руководитель организации должен издать приказ о временном возложении своих обязанностей на конкретного работника (п. 1 Порядка, утв. разъяснением Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965).

Просто к сведению

Работник и компания имеют право досрочно отказаться от договоренности по временному замещению отсутствующего сотрудника. Для этого нужно предупредить другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Как учесть доплату и заплатить налоги

В бухгалтерском учете начисление доплаты за временное замещение отражается так:
Дт 20 (26, 44…) Кт 70 — начислена доплата за временное замещение отсутствующего работника.
Доплата за временное замещение отсутствующего работника является частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). Значит, она облагается НДФЛ и страховыми взносами (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ3, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ 4).

Кроме того, доплата включается в состав расходов по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Пример

Главный бухгалтер ООО «Профит» А.А. Иванова уходит в отпуск. Замещать ее на время отсутствия предложено бухгалтеру В.В. Сидоровой (1965 г.р., оклад 15 тыс. руб.). Сидорова не возражает, поэтому с ней заключено дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении очерчен круг дополнительных обязанностей, которые должна исполнять Сидорова, срок их исполнения и размер доплаты (5 тыс. руб.). На основании заключенного соглашения руководитель компании издал соответствующий приказ.

Право на применение пониженного тарифа страховых взносов компания не имеет, тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен в размере 1%. Бухгалтер ООО «Профит» сделает следующие проводки:
Дт 26 Кт 70 20 000 руб. — начислена зарплата Сидоровой с учетом доплаты; 
Дт 70 Кт 68 2600 руб. (20 000 руб. х 13%) — удержан НДФЛ;
Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ПФР на страховую часть трудовой пенсии» 4400 руб. (20 000 руб. х 22%) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ФСС на обязательное социальное страхование» 580 руб. (20 000 руб. х 2,9%) — начислены взносы на обязательное социальное страхование; 
Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ФФОМС» 1020 руб. (20 000 руб. х 5,1%) — начислены взносы на обязательное медицинское страхование; 
Дт 26 Кт 69 субсчет «Взносы в ФСС на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» 200 руб. (20 000 руб. х 1%) — начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

При расчете налога на прибыль затраты на до¬плату и взносы включаются в состав расходов.

ПОНЯТНО, ЧТО… 
… на практике должностные инструкции заместителя директора и заместителя главного бухгалтера иной раз содержат положение о замещении директора и главного бухгалтера на время их отпуска, болезни, командировки. В этом случае доплата не положена.