Командировочные расходы: три уточнения от чиновников

Со сверхнормативных суточных компания должна удержать налог на доходы физических лиц. Однако она не может это сделать сразу при выдаче работнику указанных сумм. Ведь работник может использовать денежные средства:

- в меньшем объеме (к примеру, по причине отмены или сокращения срока командировки) и оставшуюся часть должен вернуть;
- в большем объеме (например, когда с разрешения руководства командировка продляется или расходы превышают предусмотренную при направлении в командировку сумму).

Минфин России в письме от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 пришел к выводу, что определить доход, подлежащий обложению НДФЛ, работодатель должен после утверждения руководителем авансового отчета работника. А исчислить и удержать налог ему нужно на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При этом в силу пункта 7 статьи 226 НК РФ налог уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента. Поэтому если специалист, постоянным местом работы которого по трудовому договору является место расположения головного отделения организации, направляется в командировку в ее обособленное подразделение, НДФЛ следует перечислить в бюджет по месту учета компании (письмо Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11990).

Когда выплаты при однодневной командировке не облагаются налогом

Денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, могут квалифицироваться не как суточные, а как иные расходы, связанные со служебной командировкой, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Такую возможность предусматривает статья 168 Трудового кодекса. При этом они освобождаются от налогообложения в полном объеме, если работник документально подтвердит расходы, которые произведены за счет этих денежных средств (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189). Иначе денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории России и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке.

Когда размер командировочных может зависеть от должности работника

Трудовое законодательство не обязывает работодателей оплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Сумму возмещения организация вправе определить исходя из своих финансовых возможностей. В локальном нормативном акте работодатель может предусмотреть дифференцированный размер указанных расходов для работников, занимающих разные должности. На это указал Минтруд России в пункте 3 письма от 14.02.2013 № 14-2-291.