Управленческая отчетность в группе компаний: достоверная и оперативная

Группа компаний НЭК включает в себя экспедиторские, сервисные и транспортные компании. Основное направление деятельности — логистический сервис, организация перевозок грузов всеми видами транспорта, обслуживание проектов в нефтегазовой отрасли. Сегодня НЭК обладает обширной филиальной сетью, где трудятся более 700 сотрудников. Для оперативной оценки результатов деятельности была разработана, внедрена и успешно функционирует система управленческого учета, которая позволяет в оперативном режиме составлять внутреннюю управленческую отчетность. Однако отсутствие общих единообразных подходов к ведению управленческого учета в каждой из компаний группы привело к искажению консолидированной отчетности, которую стало трудно анализировать. Специалисты, ответственные за отчетность на местах, отражали данные по статьям, руководствуясь собственным профессиональным мнением.

В итоге руководство приняло решение создать и утвердить единый документ — учетную политику по ведению управленческого учета. Главная задача заключалась в обеспечении достоверного отражения хозяйственных операций по утвержденным стандартам, а конечным результатом стали итоговые управленческие отчеты.

В связи с тем, что процесс ведения управленческого учета был автоматизирован с использованием программного продукта «1C:Бухгалтерия в облаке» только в части компаний, а также из-за острого дефицита средств было принято решение все удаленные офисы разбить на две группы:

• компании группы 1 — компании, которые составляют управленческую отчетность на основе данных финансового учета в системе «1С: УПП 8.1»;
• компании группы 2 — компании, которые составляют управленческую отчетность по данным бухгалтерского учета.

На первом этапе были разработаны и утверждены основные отчеты, которые были необходимы менеджменту группы для принятия управленческих решений. На втором был составлен регламент предоставления отчетов в головную компанию, а также регламент составления итоговых консолидированных отчетов и предоставления их руководству. Основной же частью учетной политики стал набор четких правил, по которым нужно было составлять тот или иной отчет.

Благодаря этому документу удалось стандартизировать процесс ведения управленческого учета, значительно повысить качество управленческой отчетности, а также сократить сроки ее формирования.

 

Комментирует
Павел Бушуев,
финансовый директор
ГК «НЭК», к. э. н.

Учетная политика по ведению управленческого учета в Группе Компаний НЭК

<…>

5. Общие принципы и методы организации управленческого учета

5.1. Структура компаний (для группы 1).

5.1.1. Структура Группы компаний НЭК должна соответствовать единому стандарту.

5.1.2. В Группе компаний НЭК принята матричная система управления, при которой структура представляет собой деление компании по двум признакам: организационному (страна, юридическое лицо, филиал или представительство, офис или обособленное рабочее подразделение) и функциональному (департамент, отдел, группа).

Матричная структура образует систему управления по двум линиям (организационное и функциональное деление компании), объединение или сочетание которых образует матрицу. Такой подход обеспечивает возможность ведения наиболее детального и достоверного управленческого учета в разрезе проектных отделов по ЦФО и в целом по компании (или компаниям группы). Например, если проект «Х» ведется в филиале в Санкт-Петербурге и филиале в Южно-Сахалинске, то можно получить консолидированный финансовый результат в целом по проекту «Х» с учетом данных по двум филиалам.

5.1.3. В матричной системе используется принцип двойного подчинения сотрудников: каждый сотрудник, с одной стороны, подчиняется своему функциональному руководителю (руководителю отдела, группы), с другой — административному руководителю (руководителю офиса, филиала или юридического лица).

5.1.4. Каждой структурной единице Группы компаний НЭК соответствует свой уникальный код.

5.1.5. Каждой штатной единице предусмотрен единый корпоративный стандарт наименования должности.

5.1.6. Основные положения единой структуры и кодировки зафиксированы в процедуре создания новых структурных подразделений компании, приема на работу новых сотрудников, их перемещения и увольнения.

5.2. Центры финансовой ответственности (ЦФО).

5.2.1. Все подразделения каждой компании группы НЭК разделяются на ЦФО.

5.2.2. Центры финансовой ответственности (ЦФО) — структурные подразделения, осуществляющие определенный набор хозяйственных операций, способные оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от данной деятельности и, соответственно, отвечающее за эти статьи расходов и/или доходов.

5.2.3. В Группе компаний НЭК принято три вида ЦФО:

Центр затрат (ЦЗ) — структурное подразделение, отвечающее только за понесенные затраты;

Центр прибыли (ЦП) — структурное подразделение, отвечающее за величину заработанной прибыли в рамках своей деятельности (разница между объемом продаж и общими затратами);

Центр инвестиций (ЦИ) — структурное подразделение, имеющее право осуществлять инвестиции и отвечающее за величину показателя ROI (отдача от инвестиций).

5.3. Управленческий и финансовый учет.

5.3.1. Основной частью управленческого учета является финансовый учет.

5.3.2. Основная задача финансового учета — это формирование информации о деятельности компании в режиме реального времени с целью оказания помощи менеджменту в быстрой оценке ситуации и принятии правильного управленческого решения.

<…>

5.3.8. Объектами финансового учета являются активы (основной и оборотный капитал), пассивы, обязательства компании и все хозяйственные операции, вызывающие изменения в активах, пассивах и источниках их формирования.

5.3.9. Источниками формирования объектов учета являются:

• счета от клиентов и подрядчиков;
• акты выполненных работ (включая акты об оказании внутренних услуг);
• банковские выписки;
• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• информационные листы;
• платежный ордер на поступление денежных средств;
• платежный ордер на списание денежных средств;
• операции, созданные автоматическими программными обработками;
• прочие операции (сторнирование, переоценка, формирование финансового результата и т. п.).

5.3.10. В системе финансового учета используются следующие основные аналитики:

• ЦФО;
• проект;
• контрольный номер.

Комментарий

Проект — это клиент или группа клиентов, обслуживаемых одним подразделением и объединенных каким-либо общим объемом работ. Контрольный номер (КН) — уникальный номер, который присваивается каждой услуге в рамках договора с клиентом, по которому связываются все доходы и переменные затраты.

<…>
 

7. Общие принципы и методы организации управленческого учета

7.1. Правила учета операций и их отражения в управленческом учете.

7.1.1. Основанием для отражения информации в учете являются первичные документы, которые содержат информацию об объектах учета.

7.1.2. Каждая операция учета должна иметь определенный набор информации, необходимой для формирования управленческой отчетности.

7.1.3. Для отражения операции в учете достаточно лишь самого факта совершения события без документарного его подтверждения.

7.1.4. В случае если событие совершилось и операция в учете уже отражена, но документарного подтверждения компания не получила в будущих периодах, то такая операция подлежит сторнированию.

<…>
 

7.1.6. Закрытие отчетного периода должно производиться один раз в квартал с целью зафиксировать данные и получить окончательную картину по результатам деятельности компании за отчетный период. Закрытие отчетного периода предполагает запрет корректировки данных.

7.1.7. Допускается корректировка данных в отчетности прошлых периодов в пределах одного месяца. После закрытия каждого квартала корректировка данных прошедшего месяца не допускается.

7.1.8. При выявляемых ошибках в отчетности прошлых периодов необходимо применять механизм сторнирования (проведения соответствующих корректирующих операций отчетным периодом). Разрешение на проведение данной операции дает финансовый куратор компании.

Комментарий

Финансовый куратор — это экономист компании или сотрудник, курирующий структурные подразделения группы НЭК по всем финансово-экономическим вопросам и отвечающий за ведение управленческого учета и корректность управленческой информации в корпоративных базах данных.

7.1.9. В рамках системы управленческого учета существует четыре корпоративные программы (в компаниях группы 1):

NFS — корпоративная база данных для учета логистики по оказываемым услугам в разрезе КН, а также всех документов, связанных с оказываемыми услугами (договоров, счетов, актов выполненных работ и т. д.);

«1 °C: Зарплата и управление персоналом» — база данных для ведения расчетов заработной платы и налогов на заработную плату;

«1С: Бухгалтерия» — база данных для ведения бухгалтерского и налогового учета;

«1С: Финансовый учет» — база данных для ведения финансового учета.

7.1.10. С целью сохранения конфиденциальности информации сотрудники компании имеют разные уровни доступа в зависимости от их должностных и функциональных обязанностей.

7.1.11. Для оперативного обмена информацией между корпоративными программами предусмотрены механизмы автоматической передачи данных.

7.1.12. Первичные документы (входящие и исходящие счета, акты выполненных работ или авансовые отчеты, связанные с оказанием услуги клиенту), регистрируются в программе NFS с соответствующим набором информации.

7.1.13. Под регистрацией информации понимается совершение записей об объекте учета в NFS.

7.1.14. Основанием для совершения записей являются первичные документы.

7.1.15. В результате регистрации информации формируется база данных управленческого учета.

7.1.16. Все доходы и затраты по каждой конкретной услуге связываются единым уникальным КН, который привязывается к конкретному ЦФО компании. Все доходные и затратные счета по данной услуге разбиваются по КН.

Комментарий

Общий финансовый результат по компании — это сумма финансовых результатов по ЦФО, финансовые результаты по ЦФО в свою очередь — сумма финансовых результатов по контрольным номерам (услугам).

7.1.17. После оказания услуги клиенту по КН формируется финансовый результат, который показывает все доходы и затраты по данной услуге, а также заработанную прибыль. Таким образом, финансовый результат по КН содержит следующую информацию:

• КН;
• наименование клиента;
• ЦФО, выполнявшее данную услугу;
• объем продаж по КН;
• стоимость продаж по КН;
• маржинальная прибыль по КН.

7.1.18. Финансовый результат по каждой услуге в рамках одного КН формируется при условии, что по данному КН все счета и акты выполненных работ (клиенту и компании от подрядчиков) выставлены и проведены в учетной системе. Датой начисления объема продаж и стоимости продаж является дата формирования финансового результата. Дату формирования финансового результата по каждому КН определяет финансовый куратор.

7.1.19. В случае если услуга в рамках одного КН сложная и состоит из нескольких частей, за каждую из которых выставляются на клиента счета и акты выполненных работ, то для оперативности получения информации допускается формирование финансового результата по данному КН несколькими частями. При этом по каждой закрытой части КН при формировании финансового результата необходимо достигать приемлемого уровня рентабельности (отношения маржинальной прибыли к стоимости продаж), который должен рассчитывать и определять финансовый куратор.

Комментарий

Например, услуга по организации перевозки груза из Москвы в Астрахань может состоять из следующих составных частей: железнодорожная перевозка из Москвы в Астрахань; погрузка-разгрузка в Москве, погрузка-разгрузка в Астрахани, сопровождение груза и т. п. За каждую часть услуги компания выставляет счета клиенту. Экономист отслеживает и контролирует рентабельность как в целом по услуге, так и по ее составным частям.

<…>
 

8. Сбор, консолидация и регламент представления отчетности по группе компаний

8.1. В состав управленческой отчетности входят следующие формы:

• отчет о прибылях и убытках (Profit and Loss Statement);
• баланс (Balance Sheet);
• отчет по дебиторской задолженности (Debtors Report);
• отчет по кредиторской задолженности (Creditors Report);
• отчет о продажах (Sales Report);
• отчет об остатках денежных средств (Bank and Cash Report). <…>

8.4. Управленческая отчетность компаний группы 1 составляется и представляется в управляющую компанию согласно следующему регламенту.

Регламент представления отчетности в управляющую компанию (группа 1)

Наименование отчета	Периодичность составления	Срок представления
Отчет о прибылях и убытках	Ежемесячно	До 10-го числа месяца, следующего за отчетным
	Ежеквартально	До 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
	Ежегодно	До 31 января года, следующего за отчетным
Баланс	Ежемесячно	До 10-го числа месяца, следующего за отчетным
	Ежеквартально	До 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
	Ежегодно	До 31 января года, следующего за отчетным
Отчет по дебиторской задолженности	Ежемесячно	1-го числа каждого месяца
Отчет по кредиторской задолженности	Ежемесячно	1-го числа каждого месяца
Отчет о продажах	Ежемесячно	До 10-го числа месяца, следующего за отчетным
	Ежеквартально	До 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
	Ежегодно	До 31 января года, следующего за отчетным
Отчет об остатках денежных редств	Ежедневно	До 11.00 дня, следующего за отчетным

<…>

8.14. Помимо консолидации отчетности ответственный сотрудник должен проводить финансовый анализ деятельности Группы компаний за отчетный период по заданным коэффициентам, приведенным в приложении. Финансовый анализ проводится с периодичностью один раз в квартал. При этом расчетные коэффициенты должны сравниваться с установленными нормативами по группе компаний.

Комментарий

Результаты анализа заносятся в таблицу с использованием специальной формы. Данные результаты совместно с управленческой отчетностью предоставляются менеджменту группы для анализа и принятия дальнейших управленческих решений. Также эта информация используется финансовым директором для мониторинга и контроля текущей ситуации.

8.15. После консолидации ответственный за сбор и консолидацию отчетности представляет ее финансовому директору Группы компаний НЭК согласно следующему регламенту.

Регламент представления отчетности финансовому директору Группы компаний НЭК

Наименование отчета	Периодичность составления	Срок представления
Отчет о прибылях и убытках	Ежемесячно	До 12-го числа месяца, следующего за отчетным
	Ежеквартально	До 2-го числа месяца, следующего через месяц за отчетным кварталом
	Ежегодно	До 5 февраля года, следующего за отчетным
Баланс	Ежемесячно	До 12-го числа месяца, следующего за отчетным
	Ежеквартально	До 2-го числа месяца, следующего через месяц за отчетным кварталом
	Ежегодно	До 5 февраля года, следующего за отчетным
Отчет по дебиторской задолженности	Ежемесячно	До 2-го числа каждого месяца
Отчет по кредиторской задолженности	Ежемесячно	До 2-го числа каждого месяца
Отчет о продажах (группа 1)	Ежемесячно	До 12-го числа месяца, следующего за отчетным
	Ежеквартально	До 2-го числа месяца, следующего через месяц за отчетным кварталом
	Ежегодно	До 5 февраля года, следующего за отчетным
Отчет об остатках денежных средств	Ежемесячно	До 2-го числа каждого месяца

<…>

10. Внутренний аудит

<…>

10.2. Для достижения максимальной достоверности вся управленческая отчетность подвергается внутреннему аудиту.

10.3. Внутренний аудит должен осуществляться уполномоченными сотрудниками управляющей компании в соответствии с утвержденным графиком, но не реже одного раза в квартал.

10.4. Любые несоответствия, выявленные в процессе внутреннего аудита, уполномоченные сотрудники направляют непосредственно исполнителям.