Создание резервов по расчетам с контрагентами: пошаговая инструкция

Одной из наиболее существенных сфер подготовки финансовой отчетности является раскрытие информации об активах и обязательствах, которые возникают вследствие взаимоотношений отчитывающейся Группы компаний со сторонними предприятиями и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, которых принято именовать контрагентами. Проверка на обесценение дебиторской задолженности может привести к созданию резерва по сомнительным долгам в соответствии с МСФО (IAS) 39. А обязательства перед контрагентами с неопределенной суммой или сроком исполнения должны быть отражены как резервы под оценочные обязательства в соответствии с МСФО (IAS) 37. С методологической точки зрения вопросы разные, а на практике процедуры сбора и обработки информации одинаковые. Рассмотрим этот сложный процесс по шагам.

ШАГ 1. Информационный мониторинг при создании резерва

В первую очередь необходимо обеспечить получение тревожных сигналов – сформировать систему мониторинга. Для этого требуется выявить информационные потоки, которые потенциально могут принести нужную информацию. Изучение практики последних лет даст не менее 90% понимания в этом вопросе. Если в компании применяется система риск-менеджмента, то можно дополнительно воспользоваться матрицей рисков. Тем не менее она не даст полной информации. Ведь чувствительность модели управления рисками значительно ниже, чем уровень существенности для финансовой отчетности. Другими словами, факты хозяйственной жизни компании, по которым требуется создание резерва, могут просто не рассматриваться как риски. Ну а принципы оценки риска в риск-менеджменте и вовсе иные.

Одновременно с изучением практики важно ставить задачу регламентации информационных потоков. Разумеется, разработка регламентов, графиков документооборота требует некоторых затрат первоначально. Однако на протяжении всей последующей работы наличие четких инструкций позволит сэкономить ресурсы и повысить качество информации.

Отметим, что в отношении документооборота по резервам не существует унифицированной первичной документации, к которой бухгалтеры так привыкли при совершении обычных хозяйственных операций. Поэтому здесь придется поработать головой, чтобы потом не мучиться с плохо анализируемым потоком подчас противоречивых данных.

Далее приведем примеры типичных информационных потоков, которые нужно анализировать на предмет необходимости создания резервов.

Проверки госорганов. Этот поток включает информацию о проводимых проверках государственными органами, обладающими полномочиями предъявлять требования финансового характера (налоговые органы, органы антимонопольного контроля). Копии решений о проведении проверок, актов по их результатам и другая процессуальная документация оперативно должна поступать в подразделение, ответственное за подготовку отчетности (далее – департамент МСФО). Для этого обязанность по предоставлению копий таких документов должна быть закреплена за соответствующими службами в графике документооборота. Сейчас таких проверок много не бывает, поэтому отслеживать их последствия целесообразно сплошным методом.

Судебные процессы. Ситуация аналогична проверкам госорганов. Упростить мониторинг этого потока может доступ к сводной информации, которую, как правило, готовят юристы по всему массиву споров на постоянной или периодической основе. Сводная информация может быть представлена в виде реестров судебных процессов. В случае когда массив данных реестра велик, к реестрам можно добавить дополнительную информацию, позволяющую группировать данные для их последующей обработки. Например, в реестр можно ввести поле «вероятность разрешения спора в пользу компании» с форматом заполнения по списку «высокая/низкая». Тогда дальнейшему анализу нужно подвергнуть все позиции с критерием «низкая». А вот для оценки резерва использовать данный критерий пока рано.
Решения и заявления руководства. С обязательствами, возникающими из сложившейся практики, публичных заявлений руководства (так называемые обязательства конклюдентного характера) все несколько сложнее. Но только на первый взгляд. На практике они так же подтверждаются документами, как и любые другие. Например, руководство компании решает компенсировать ущерб заказчикам вследствие нарушения сроков оказания услуг. В таком случае менеджмент компании документирует это решение с соблюдением всех корпоративных процедур. Формулировка решения должна давать четкое представление о механизме реализации этого решения. Здесь оговоримся, одного лишь заявления топ-менеджмента в прессе о том, что такое решение прорабатывается в компании, явно недостаточно для создания резерва. Тем не менее такое заявление все равно должно привлечь внимание департамента МСФО – следует сделать запросы в профильные подразделения и попросить их представить документы по мере их возникновения.

Важно
Сложность анализа этого информационного потока состоит в том, что необходимо иметь доступ ко всем решениям, принимаемым органами управления компании (генеральным директором, советом директоров и правлением). Так же сложно анализировать эти решения на предмет финансовых последствий. Здесь технические инструменты бесполезны. Эта работа – прерогатива финансового директора или главного бухгалтера компании. Такие вопросы также находятся в зоне особого внимания аудитора.

Реорганизация и ликвидация контрагента. Уведомления о таких событиях контрагенты по закону обязаны представлять компании. Поэтому важно, чтобы эта информация фиксировалась в корпоративной базе данных о контрагентах, а копии уведомлений представлялись в департамент МСФО. Их могут направлять либо непосредственно подразделения делопроизводства, либо подразделения, взаимодействующие с данным контрагентом. Часто такие подразделения являются центрами финансовой ответственности по обязательствам с контрагентом. Как только получен сигнал об организационных изменениях у контрагента, необходимо провести оценку финансовых последствий и запросить у ответственного подразделения соответствующий расчет.

Обременительные договоры. Это наиболее объемный информационный поток для анализа, так как в него фактически входят все договоры компании. Но контроль соответствия условий заключаемых договоров финансовым интересам компании обычно реализуется в процессе заключения договоров – через процедуру согласования проектов договоров с финансовым директором или главным бухгалтером. Если по каким-то причинам такой договор все-таки заключается, то его следует принимать к учету как обременительный, с соответствующей оценкой финансовых последствий.

Просроченные долги. Для организации мониторинга просроченной задолженности без управленческого учета по каждому договору и документу по исполнению договора обойтись будет сложно. В противном случае придется заниматься анализом и индивидуальной оценкой каждого обязательства и привлекать специалистов в сфере международной отчетности, юриспруденции и специфических вопросах предмета договора. Для детальной оценки нужно на отчетную дату сформировать выборку по существенным договорам (группам однородных договоров) и значительным просрочкам.

Мы рассмотрели основные информационные потоки, но они никогда не будут ограничены чем-либо.

Итак, значительная часть работы сделана – специалисты, ответственные за подготовку отчетности, контролируют ситуацию, и на любую дату можно сформировать реестр фактов, которые нужно подвергнуть анализу и оценке на предмет создания резервов.

ШАГ 2. Выбор методов создания резервов

Для того чтобы качественно обработать полученный реестр фактов, нужно определить методы создания резервов и классифицировать факты применительно к выбранным методам. Начнем с методов.

Формальный метод. Если говорить о дебиторской задолженности контрагента, то согласно данному методу она классифицируется по формальным критериям и формируется резерв по установленному формальному алгоритму. Типичный пример – создание резерва по сомнительным долгам в налоговом учете (по задолженности, просроченной от 45 до 90 дней, создается резерв 50%, свыше 90 дней – 100%). Метод требует четкой регламентации и небольшой автоматизации. Он достаточно прост в применении. Хорошо подходит для больших массивов однотипных фактов и для однозначных ситуаций.

Важно
С формальными алгоритмами нужно быть предельно осмотрительными. Применение разного рода процентов, в том числе процентов вероятности, может привести к тому, что на простой вопрос аудитора: «Почему в резерв включили только 50 процентов долга контрагента, который на момент проведения аудита отчетности уже ликвидирован?» ответить вразумительно не будет возможности.

Экспертный метод. В этом случае оценивается как вероятность возникновения обязательства, так и его сумма на основании мнения компетентных специалистов. При этом эксперт не только должен быть компетентен в вопросах оценки, обладать полномочиями в принятии решений, но и нести ответственность за последствия своих решений. На практике экспертом нельзя назначать одного специалиста. Несмотря на то что определяются финансовые последствия произошедшего факта, при оценке нужно учитывать юридические, коммерческие, технологические аспекты, а также вопросы экономической безопасности. К тому же коллегиальное решение – лучший способ защиты от манипуляций с отчетными данными и искажением информации. Поэтому для экспертизы приказом руководителя может быть создана специальная комиссия – постоянно действующая или на периодической основе.

Рекомендация
Очень удобно проводить оценку в рамках работы обычной инвентаризационной комиссии. Тем более что в современных условиях инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей и других финансовых обязательств не может быть полной без решения вопросов о создании резервов (далее в статье коллегиальный орган, наделенный полномочиями по созданию резервов, будем именовать инвентаризационной комиссией).

Комбинированный метод. Он представляет собой сочетание предыдущих методов. Например, вероятность возникновения обязательства оценивают методом экспертных оценок, а сумму – формально. Или создают формализованную модель для оценки обязательства, а в расчетах используют значения показателей, спрогнозированные экспертами. Так, методика оценки резервов по сомнительным долгам, используемая в налоговом учете, будет скорректирована таким образом, что доли резерва под просроченные долги определят эксперты для тех же самых формальным способом сгруппированных долгов (две группы: 45 и 90 дней просрочки).

Какой бы метод оценки не применялся, он должен привести к адекватному результату. Важно не только не допустить списания активов или завышения обязательств без достаточных на то оснований, но и избегать отражения в отчетности «надутых» показателей. Если оценка слишком консервативна – компания не доплатит акционерам дивиденды. А если излишне оптимистична – придется отражать убытки в последующих периодах. Но сегодняшние проблемы завтра решать дороже.

ШАГ 3. Классификация обязательств

Теперь, когда понятно, как обрабатывать факты, самое время приступить к их классификации применительно к используемым методам создания резервов. Следует учитывать, что метод экспертных оценок очень трудоемок, поэтому чем для большего количества фактов будут разработаны процедуры формальной оценки, тем быстрее и качественнее можно получить результат.

Для рациональной обработки данных целесообразно выделить классы по существу однородных фактов, подлежащих формальной оценке. И определить для них алгоритмы обработки.

Начнем с резервов по сомнительным долгам. В первую очередь следует обособить класс обязательств контрагентов, проходящих процедуру банкротства. Такие обязательства необходимо в полном объеме и немедленно включать в резерв по сомнительным долгам. С контрагентами в стадии ликвидации или реорганизации так спешить не нужно. Иногда подобные события совсем не означают снижение ликвидности их задолженности. Здесь придется применить экспертный метод.

Аналогично можно выделить задолженность, просроченную на длительный срок (более 90 дней), по которой судом первой инстанции получено неблагоприятное для компании решение или объем обязательств контрагента превышает сумму его EBITDA по последней отчетности.

Технический прием резервирования для просроченных долгов, предусмотренный Налоговым кодексом, тоже можно использовать. Однако в условиях низкой платежной дисциплины такая оценка будет слишком консервативной. Несомненно, аудитора такая осмотрительность устроит, а вот собственников – вряд ли.

Значительно сложнее ситуация с резервами, связанными с обязательствами компании перед контрагентами. Но и здесь есть что включить в класс «резерв по умолчанию». В первую очередь это судебные споры, по которым неблагоприятные решения судов вступили в законную силу, но по разным причинам еще не взысканы денежные средства. Или, наоборот, денежные средства уже взысканы, но продолжаются судебные тяжбы (только ввиду последнего обстоятельства неправильно отражать обязательства как таковые, пока они будут отражены только в качестве резерва).

В деятельности каждой компании возможно и нужно выделять такие классы. Для структурирования необходимо использовать информацию на отчетную дату и, что не менее важно, практику оценки, применявшуюся ранее. Если в предыдущие годы компания резервировала обязательства банкротов в полном объеме и без условий, а в текущем году решила оценивать объем конкурсной массы и другие факторы, то придется подискутировать с аудитором, комитетом по аудиту. Вполне возможно, что потребуется еще и сделать дополнительные раскрытия в отчетности.

Все, что нельзя выделить в классы для формирования системного подхода к оценке, оценивается экспертным методом. Часто это рождает споры экспертов, а значит, усложняет процесс подготовки отчетности и подвергает сомнению надежность представленной в ней информации.

ШАГ 4. Компетенции в процессе создания резервов

Теперь пришло время определить ключевые компетенции специалистов и подразделений, вовлеченных в процесс создания резервов.

Кто определяет проблему. Весь спектр отношений с контрагентом может быть известен только тем людям, которые пожинают реальные плоды сотрудничества с контрагентами. Это подразделения, которые непосредственно связаны с предметом договора или существом взаимоотношений с контрагентом. Представители этих подразделений отвечают за полноту и достоверность сведений, на основании которых принимается решение о создании резерва. Ведь только они могут быть инициаторами рассмотрения инвентаризационной комиссией «неоднозначных» обязательств. Они же должны оформлять и подписывать первичные документы о создании резервов, участвовать в инвентаризационной комиссии.

Кто проводит мониторинг проблемных зон. Как правило, состояние дебиторской и кредиторской задолженности контролируют финансовые подразделения. Ведь адекватный прогноз движения денежных средств – основа финансового планирования и контроля денежных потоков. Поэтому финансовые специалисты должны быть вовлечены в процесс оценки качества задолженности. Пожалуй, только они могут провести системный анализ состояния задолженности и проконтролировать, насколько система мониторинга тревожных сигналов хорошо сработала, не упущены ли существенные проблемы возмещаемости долгов или неподтвержденные документально, но существующие обязательства.

Что оценивает юрист. Претензии и судебные споры, безусловно, являются тревожным сигналом. Исход судебных процессов, к сожалению, часто зависит от процессуальных нюансов. Поэтому юристы одни из самых важных экспертов в вопросах оценки взыскания долгов.

Что оценивает служба безопасности. Как показывает практика, возмещаемость долга зависит не только от решений судов. Подключение службы экономической безопасности позволит исключить или предупредить последствия недобросовестных действий контрагентов, а также действий за рамками правового поля.

За кем последнее слово. За высшим руководством. Ограничиваться технической работой линейных специалистов или того хуже консультантов – большая ошибка. Необходим комплексный взгляд с самой высокой точки управления. Важно, чтобы генеральный директор и высший менеджмент понимали принципы создания резервов и участвовали в принятии решений. Зачастую только руководитель высшего уровня может оценить влияние событий, происходящих в жизни компании, на ее финансовое будущее.

ШАГ 5. Резервы и документооборот

МСФО не содержит требований к учету, но без учета отчетность не составишь. Учет же требует идентификации объекта учета и создание соответствующего этому объекту документооборота. Объектом учета операций с резервами является резерв под обязательства по конкретному контрагенту и основанию. Например, по спору с налоговым органом объектом учета может быть как вся сумма налоговых претензий, так и отдельно суммы доначислений по разным налогам, субъектам, по эпизодам завышения расходов и занижения доходов, основной сумме доначислений, пеней и штрафов. Здесь главное, придерживаться принципа рациональности и не забывать, что при дроблении резерва в документах должна быть прописана информация отдельно по каждой его составляющей.

Для оформления резервов требуется всего два вида документов: документы по оценке резерва на отчетную дату и документы, подтверждающие наступление ожидаемых событий (например, неблагоприятное решение суда, вступившее в законную силу) или невозможность их наступления (например, выписка банка о зачислении денежных средств в погашение задолженности, покрытой резервом по сомнительным долгам). Если вторую группу документов в основном получают из внешних источников как подтверждение свершившихся фактов, то оценка обязательств – сугубо внутренний процесс и достаточно сложный. Тем не менее оценка должна быть задокументирована. Причем одну форму документа можно применить к оформлению оценки резерва по сомнительных долгам и резерва под оценочные обязательства. Разным будет лишь их содержание. Документ будет сложным, в допустимых пределах креативным. Но ему вполне можно придать узнаваемую и легко читаемую форму. Этот документ утверждается генеральным директором. При этом один документ можно подготовить сразу по однородной группе (классу) обязательств.