К построению системы контроля и учета дебиторской задолженности надо применять системный подход

Во-первых, собираем нужную информацию: данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на определенную дату, времени просрочки платежа по каждому из счетов, размеру сомнительной дебиторской задолженности, кредитную историю контрагента. Во-вторых, проводим анализ величины дебиторки, ее общей суммы, доли в финансовом портфеле организации. В-третьих, выявляем сегментацию по срокам и по размерам, и решаем, какую дебиторку можно отнести к свежей, какую к рабочей, а какую к просроченной и критической. Такой подход является индикатором, который позволяет выявить слабые места и сигнализирует о необходимости усилить, либо, наоборот, ослабить работу на конкретном участке.

- Какие компании Вы бы отнесли к неблагонадежным контрагентам, представляющим наибольший риск для образования сомнительных или безнадежных к взысканию долгов?

- Здесь можно выделить несколько типов компаний, к которым стоит присмотреться. В первую очередь, это однодневки. Часто за ними скрываются компании, связь с которыми по указанному ими адресу, внесенному в ЕГРЮЛ, отсутствует или в состав руководства которых входят дисквалифицированные лица. Такие данные легко проверить через сайт ФНС России. Но для большей надежности стоит запросить у будущего контрагента копии учредительных документов, свидетельства о постановке на учет в инспекции и познакомиться с его руководством.

В зоне риска – новые, только что созданные компании, а также не имеющие на балансе никакого имущества. С одними не ясно, будет ли успешным их бизнес, а у вторых – будет практически невозможно вернуть долги даже по решению суда из-за отсутствия активов.

- Какие меры помогают Вам снизить риск возникновения просроченной дебиторки?

- Оценка контрагентов, работа с авансами, страхование задолженности и, конечно, своевременный контроль и анализ.  Для предупреждения возникновения непредсказуемой задолженности можно также использовать кредитные лимиты - максимально допустимый размер дебиторки, как в целом для предприятия, так и по каждому контрагенту.

- А как Вы работаете с дебиторской задолженностью, которая уже существует?

- Используем АBC-анализ, который дает возможность сформировать целевые группы должников, с тем чтобы применить к каждой из них свои методы взыскания долга.

- Кого, по-Вашему, правильно назначать ответственным за состояние дебиторки и работу по ее управлению?

- Ответственность за управление дебиторской задолженностью должна быть строго распределена между службами компании. Например, коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая обеспечивает сопровождение кредитного договора, ведет работу по взиманию задолженности в суде. В нашей компании работу с дебиторами начинает коммерческая служба. Если платеж не поступает за два-три дня до истечения срока оплаты, то подключаются сотрудники финансового блока, которые ведут с дебитором предупредительную работу: звонят, направляют предупредительные письма, рассылают e-mail и факс сообщения. Если эти меры не помогают, юристы решают вопрос о взыскании дебиторской задолженности в суде.