Новый терминологический ГОСТ уже действует!

Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов, первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174. Итак, посмотрим, что же изменилось в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности?

Из стандарта исчезли 39 терминов – большинство вполне заслуженно, например, видеограмма документа, дублетный документ. Но исключение некоторых терминов может вызвать у специалистов вопросы, например, входящий документ, исходящий документ, организационно-распорядительный документ, срок исполнения документа, негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Появилось чуть более 70 терминов, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9: владелец архивных документов, временное хранение документов, государственный архив, документ Архивного фонда Российской Федерации, муниципальный архив, особо ценный документ, пользователь архивными документами, уникальный документ, упорядочение архивных документов. При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один его термин, который авторы ГОСТа не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), – это «документы по личному составу».

При этом ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону). Примером служит определение «архивного документа». Во избежание проблем в случае судебных разбирательств следовало бы приводить и определения из законодательства (со ссылками на конкретные пункты) параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Ведь суд будет опираться на определения, данные в законе, а их надо знать.

Новый терминологический стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: аутентичность (электронного документа), достоверность (электронного документа), доступ к документу, конвертирование (электронных документов) и конвертация (электронных документов), метаданные, миграция (электронных документов), пригодность для использования (электронного документа), целостность (электронного документа). Жаль только, что авторы терминологического ГОСТа не переняли ценную особенность ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007: он технологически нейтрален, т.е. в равной степени применим к электронным и традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию, есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов. Из ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 можно было бы взять и более современное определение термина «документ», но этого не произошло.

Из прочих новых терминов где-то с десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду (например, официальное опубликование документа, электронная подпись, электронный документ, юридическая значимость документа). При этом среди нововведений куда больше давно привычных нам слов из перечня традиционных типовых реквизитов или же учетных форм (например, адресат, вид документа, отметка о заверении копии, отметка о наличии приложения).

В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на мой взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи:

• вместо статьи 1 «делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи 1 «делопроизводство» и 2 «документационное обеспечение (управления), ДОУ»;
• вместо статьи 3 «документ; документированная информация» появились статьи 7 «документ» и 11 «документированная информация».

С моей точки зрения, стандарт проиграл оттого, что на последнем этапе из него был исключен ряд терминов, о которых сейчас достаточно активно спорят и которые было бы неплохо стандартизовать: оригинал документа, электронное сообщение, система управления документами, межведомственный электронный документооборот, система электронного документооборота (СЭД), архив электронных документов, электронный архив.

Определения ряда терминов были отредактированы с учетом изменения технологий и в первую очередь появления электронных документов и носителей информации: бланк документа, графический документ, кинодокумент, официальное опубликование документа, регистрационно-учетная форма, фотодокумент.

Теперь прокомментируем некоторые ключевые определения нового стандарта.

«7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Это определение отличается от более качественного, данного в стандарте ISO 15489-1:2001. При переводе в отечественном ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007 в него добавили ради согласованности с традиционной формулировкой «материальный носитель» и «идентифицируемость»: «3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

«8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».

Формулировка ВНИИДАД допускает создание официальных документов любыми организациями. А в действующем законодательстве отражена трактовка, согласно которой официальными считаются только документы, созданные органами государственной власти: «Официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер» (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»). И здесь важно помнить, что Уголовный кодекс РФ содержит статьи, предусматривающие наказания за приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324), похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (ст. 325), внесение в официальные документы заведомо ложных сведений (ст. 292) и др., поэтому определение данного понятия – дело принципиально важное.

«10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме».

Возможно, многим данное в новом стандарте определение не понравится, но, на мой взгляд, это самый лучший вариант. Главная идея заключается в том, что электронный документ – это в первую очередь документ, а его «электронность» на самом деле вторична.

«14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия».

Данные два понятия в последнее время вызывают повышенный интерес, и новый ГОСТ правомерно подтвердил, что любой документ (в смысле ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007) является юридически значимым.

«16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному».

Здесь, к сожалению, мы имеем менее удачное определение, чем в ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007: «Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе».

«20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа».

Определение подлинному документу здесь дано традиционное и вполне корректное. Однако авторы ГОСТа не рискнули ответить на заданный им в ходе обсуждения вопрос – являются ли понятия «подлинный» и «аутентичный» синонимами? И если нет, то в чем разница?

А вот у подлинника документа сохранилось ошибочное определение старого стандарта. Ведь некоторые документы создаются в нескольких экземплярах, имеющих равную силу; кроме того, для побитно идентичных электронных документов крайне сложно установить (и, как правило, не нужно!), какой из них был создан первым.

«22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке».

Раньше копия документа признавалась отдельным документом, не имеющим юридической силы, теперь это «экземпляр документа». Если раньше заверение придавало копии юридическую силу, то теперь – лишь юридическую значимость (это менее сильное качество).

Новый стандарт оставляет двоякое впечатление: видны попытки движения вперед, но из-за их недостаточной энергичности ГОСТ, по моему мнению, все-таки не успевает за стремительными изменениями в отрасли и окружающем нас мире.