Какой будет новая трудовая книжка?

В результате обобщения мнений, выраженных работниками отделов кадров, менеджерами по персоналу, юристами и иными специалистами, были сформулированы следующие предложения.

1. По титульному листу трудовой книжки

1.1. Титульный лист должен содержать минимальную, но необходимую информацию о владельце трудовой книжки (ФИО, дата рождения, ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования). На титульном листе следует ввести специальные графы (строки) для номера страхового свидетельства. Таким образом можно, в определенной степени, гарантировать пенсионным органам соответствие между трудовым стажем, подтверждаемым трудовой книжкой, и отчислениями в Пенсионный фонд РФ. В случае оформления работника на работу впервые, эти данные могут записываться работодателем после оформления страхового свидетельства и присвоения ИНН.

1.2. С титульного листа необходимо убрать сведения об образовании, профессии, специальности и перенести их в отдельный раздел по причине нефункциональности принятого сегодня расположения и подверженности этих сведений регулярным изменениям. Сведения об образовании, о профессии, специальности вносятся тогда, когда трудовая книжка заводится на работника впервые. Таким образом, например, в трудовой книжке студента 2-го курса среднего профессионального учебного заведения проставляется "н/среднее". После окончания техникума "н/среднее" зачеркивается, проставляется "среднее" и указывается профессия, специальность по данному уровню образования. После получения высшего образования вносятся аналогичные изменения. Отражение сведений о профессии, специальности возможно два раза (один раз в результате получения среднего, второй раз - высшего образования). Фиксация, допустим, второго среднего или высшего профессионального образования не предусмотрена. Это приводит к тому, что, несмотря на все изменения, трудовая книжка работника будет содержать сведения только о первых уровнях образования и профессиях - работник всегда будет оставаться "инженером", несмотря на то, что в результате второго высшего образования он приобрел специальность "юрист" или др. Поскольку информация о документах об образовании выносится на внутреннюю сторону обложки, где, помимо прочего, указываются основания изменений данных о работнике, за печатями и подписями, порой не представляется возможным определить, какое же образовательное учреждение закончил владелец трудовой книжки.

Для отражения сведений об образовании, о профессии, специальности рационально ввести специальный раздел - "Сведения об образовании", аналогичный разделу "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях", где и будет последовательно отражаться информация об уровнях образования и приобретенных профессиях, специальностях (уровень, наименование образовательного учреждения, даты поступления и окончания, реквизиты документов об образовании).

В этом разделе также можно указывать сведения о дополнительном образовании, повышении квалификации и предусмотреть место для сведений о присуждении научных степеней и званий (для научных и педагогических работников).

Кроме того, представляется целесообразным введение раздела, отражающего наличие у работника необходимых удостоверений и сертификатов, если он работает по специальности, жестко требующей наличия таковых (например, для электриков - удостоверения о группе допуска, для главного бухгалтера - аттестата, для охранника - лицензии и т.д.).

2. По разделу "Сведения о работе"

2.1. Положением (инструкцией) о ведении трудовых книжек нужно предусмотреть более полное отражение сведений о работодателе. Они не должны сводиться к указанию только организационно-правовой формы и наименования юридического лица. Номер свидетельства о государственной регистрации, ИНН, юридический адрес, номера контактных телефонов и, возможно, иные идентифицирующие сведения должны облегчить получение различного рода сведений в порядке, установленном законодательством. Кроме того, поскольку при назначении пенсии трудовой стаж будет иметь значение еще длительное время (наряду со страховым), такая информация позволит пенсионным органам установить достоверность внесенных в трудовую книжку записей. Эти данные также необходимы и для работодателя - чтобы удостовериться, что предыдущая организация-работодатель действительно существует или существовала, что записи в трудовую книжку сделаны ее должностным лицом, а не самим работником, имеющим доступ к печати организации или отдела кадров.

Ограниченность сведений о работодателях является предметом споров и конфликтов при оформлении приема на работу, исправлении неправильных или неточных записей, при назначении пенсии. В этой части применяемые в настоящее время форма трудовой книжки и указания по ее ведению не корреспондируют с законодательством об индивидуальном персонифицированном учете, пенсионным законодательством.

2.2. Для того, чтобы кадровики заранее задумывались о пенсиях и льготах своих работников, можно предусмотреть графу (ячейки) для кода профессии или должности по ОКПДТР и номера выпуска Единого тарифно-квалификационного справочника или же в Положении (инструкции) по ведению трудовых книжек установить, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то вместе с наименованием этих должностей, специальностей или профессий должны указываться коды по ОКПДТР или № выпуска ЕТКС.

2.3. В разделе "Сведения о работе" желательно предусмотреть графу или специальную ячейку, в которой будет отражаться стаж на момент увольнения. В целом такой подход должен облегчить окончательный подсчет трудового стажа работника на момент оформления пенсии.

2.4. В разделе "Сведения о работе" следует предусмотреть место или способ ознакомления работника с записями, произведенными в трудовой книжке. Обязательность трудовой книжки предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Что же касается личной карточки, в форме которой есть графы для ознакомления работника, то обязательность ее ведения названным Кодексом не предусмотрена. Подтверждать правильность внесенных записей и отсутствие претензий со стороны работника можно при увольнении непосредственно в трудовой книжке перед подписью работника отдела кадров. Если специалисты Минтруда России найдут это предложение обоснованным, желательно оговорить этот способ ознакомления в инструкции (положении) по ведению трудовых книжек.

3. По обложке

3.1. Следует пересмотреть подход к способу отражения оснований изменения сведений о работнике (например, фамилии). Сейчас для этого используется внутренняя сторона обложки. В результате изменения фамилии в связи со вступлением в брак, затем в связи с расторжением брака трудовая книжка женщины превращается в записную. Поскольку на внутренней стороне обложки указываются основания изменения образования, профессии, специальности, кадровики стараются по возможности оставить больше места (на будущее) и производят записи убористым почерком. В результате погашения записей печатью, а также простановки подписей, установить, что указано на внутренней стороне обложки, зачастую, не представляется возможным.

Представляется разумным введение пары страниц, специально предназначенных для отображения такого изменения, например, "Лист изменений".

3.2. На третьей странице обложки или на последней странице трудовой книжки было бы целесообразно привести извлечения из инструкции (положения) о ведении трудовых книжек (как это сделано в паспорте гражданина Российской Федерации): об ответственности за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек, за подделку трудовых книжек и записей в них, за использование подложных книжек; о запрете выдачи трудовых книжек кому бы то ни было (работнику, ОВИРу и т.д.), за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

Предложения, изложенные в п.п. 1.1, 1.2 и 2.1, нашли одобрение и поддержку у большинства кадровиков, принимавших участие в конкурсе. Однако все мнения и пожелания в начале августа 2002 года были направлены в Минтруд России.

10 октября 2002 года на совместном заседании рабочих групп РТК рассматривался проект постановления Правительства РФ "Об утверждении положения о форме, порядке изготовления, ведения, хранения трудовых книжек и вкладышей к ним и обеспечения ими работодателей". Ознакомление с первым вариантом формы новой трудовой книжки показало, что изменений всего два:

• герб СССР заменен на герб Российской Федерации;
• исключен раздел "Сведения о поощрениях".