Делопроизводство в кадровой службе

Как правильно оформить перенос ежегодного оплачиваемого отпуска работника? Нужно ли издавать приказ о внесении изменений в график отпусков?

В. Рыкова, зам. нач. отдела "Мособлгип", Московская обл.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в соответствии с утвержденным графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Несмотря на то, что при составлении графика отпусков учитываются не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и пожелания работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность перенесения отпуска предусмотрена самой унифицированной формой графика отпусков (Т-7), входящей в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26.

Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8, где указывается наименование документа - основания для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок https://rostov-medsprawka.ru/ или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояние здоровья, положение в семье и т. д.).

Принятое работодателем решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении работника. При этом оговаривается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

Таким образом, график, составляемый не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, заполняется при необходимости в течение всего текущего календарного года (графы 8 и 9). Кроме того, в течение года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном ежегодном оплачиваемом отпуске.

В связи с тем, что перенесение отпуска предусмотрено самой формой графика отпусков, издание приказа о внесении изменений в график отпусков не требуется

Необходимо отметить, что перенесение отпуска может быть вызвано не только личными обстоятельствами работника. Как указано в ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Должен ли работник ежегодно писать заявление с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска или при наличии графика отпусков такое заявление не требуется?

Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации системы распределения ежегодных оплачиваемых отпусков. Если в графике отпусков указана конкретная дата начала отпуска (а еще лучше - и дата его окончания), то заявление о предоставлении отпуска не требуется. Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков на основании изданного приказа (форма Т-6). Такую процедуру оформления отпусков предполагает сама форма графика отпусков (Т-7), требующая вносить в графу 6 запланированную дату отпуска. При использовании указанной технологии заявление работника требуется лишь при необходимости перенесения отпуска.

Однако в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержится пояснение к форме Т-7 в котором отмечено, что эта форма применятся для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Отсутствие в графике отпусков конкретной даты начала отпуска неизбежно вызывает необходимость передачи в кадровую службу заявления работника с просьбой о предоставлении очередного отпуска с указанием даты его начала. Рассмотрение заявления работника руководителем организации или уполномоченным им лицом может сопровождаться изменением первоначально указанной работником даты начала отпуска по договоренности сторон. Окончательно согласованная дата отражается в резолюции руководителя, проставляемой на заявлении с последующим перенесением в приказ о предоставлении отпуска.

Кем заполняется карточка Т-2 при оформлении приема на работу: специалистом кадровой службы или работником?

Личная карточка Т-2 относится к группе документов, в обязательном порядке оформляемых кадровой службой в процессе документирования приема на работу. Карточка заполняется только специалистом кадровой службы, т. к. относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Не следует путать личную карточку Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если в данной организации не принято оформлять личные дела.

Информация о работнике вносится в карточку Т-2 на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных работником о себе. При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

ОКИН - Общероссийский классификатор информации о населении

ОКАТО - Общероссийский классификатор административно-территориальных объектов

ОКСО - Общероссийский классификатор специальностей по образованию

ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

ТК РФ требует знакомить работников под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников. Кто разрабатывает эти документы и как они должны называться?

С вступлением в силу ТК.РФ перед работниками кадровых служб была поставлена задача защиты персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты (гл. 14 ТК РФ). Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем (ст. 87 ТК РФ). Передача персональных данных работников в пределах одной организации должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку (ст. 88 ТК РФ).

Локальный нормативный акт, связанный с проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных работника, разрабатывается кадровой службой организации в виде положения, инструкции, правил или в какой-либо другой форме.

Круг лиц, участвующих в согласовании, устанавливается по усмотрению организации

Как и все документы этой группы, положение (инструкция, правила) должно быть подписано разработчиком (руководителем кадровой службы) и утверждено работодателем. Работодатель может утвердить документ лично, расписавшись в грифе утверждения, или издать приказ, об утверждении данного документа и вводе его в действие.

Рекомендуется согласовывать рассматриваемый локальный нормативный акт в процессе его подготовки с такими структурными подразделениями, как юридический отдел, служба безопасности, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы и т. д.

Поступающий на работу должен быть ознакомлен с данным документом под расписку (ст. 68, п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму обязательства (подписки) о неразглашении персональных данных работника, т. к. лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), о чем прямо сказано в ст. 88 ТК РФ.

Типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не всегда позволяют полностью отражать предусмотренную ими информацию (например, об отпусках). Может ли организация вносить изменения в унифицированные формы?

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, организация при необходимости может вносить в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Все внесенные в унифицированные формы изменения должны быть отражены в соответствующем приказе (распоряжении) руководителя организации.

Форматы бланков, указанных в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являются рекомендательными и могут

изменяться по усмотрению организации

Как правильно документируется конфликтная ситуация, связанная с отказом работника от ознакомления с локальными нормативными актами (например, с должностной инструкцией) или от визирования приказов и других документов?

Несогласие работника с тем или иным документом может быть отражено в визе ознакомления, где работник до простановки личной подписи и даты имеет возможность в письменной форме высказать свое мнение о содержании документа. Более подробное обоснование несогласия с документом излагается на отдельном листе замечаний, который прилагается к визируемому документу. При этом в визе ознакомления указывается: "Замечания прилагаются".

Если работник отказывается от ознакомления с документом и от объяснения причин отказа в письменной форме, необходимо составить соответствующий акт. Для подтверждения факта ознакомления работника с документом руководитель структурного подразделения или специалист кадровой службы должны пригласить не менее двух незаинтересованных свидетелей из числа работников организации или находящихся в ней в настоящий момент представителей других организаций.

Акт составляется на бланке организации для внутренних документов. Тексту акта должен предшествовать заголовок - его краткое содержание. В тексте акта перечисляются присутствующие и подробно описывается происходящее событие: где и когда оно происходило, как вел себя работник, чем он мотивировал свое поведение, из-за чего отказался от визирования документа. Акт подписывается его составителями и регистрируется в книге (журнале) регистрации актов о нарушении трудовой и производственной дисциплины. После регистрации акта в его бланк вносятся дата составления и регистрационный номер.

Оформленный акт доводится до работника под расписку. Работнику предлагается получить копию акта. Если работник отказывается от ознакомления с актом и получения его копии, об этом в акте делается соответствующая запись, которая заверяется тремя подписями составителей акта.